- •Введение.
- •II. Функции офиса.
- •I. Офис и его структура.
- •II. Функции офиса:
- •Тема: Конструирование рабочего места сотрудника офиса.
- •II. Планировка рабочего места.
- •I. Оборудование рабочего места и пути его совершенствования.
- •Зависимость высоты стола от роста, рабочие позы и характер работы
- •II. Планировка рабочего места.
- •II. Методы защиты коммерческой тайны.
- •В сфере производства:
- •В области реализации продукции:
- •При проведении переговоров:
- •II. Методы защиты коммерческой тайны.
- •3. Перечень сведений, составляющих государственную тайну
- •4. Защита государственной тайны
- •II. Как развить свою память.
- •III. Овладение методом скорочтения.
- •I. Как организовать рабочий день.
- •II. Как развить свою память.
- •Основные принципы рационального восприятия информации.
- •III. Овладение методами скорочтения.
- •II. Требования к бланкам документов и правила их машинописного оформления.
- •Общие требования к оформлению реквизитов документа
- •Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению:
- •Перечень документов, на которые ставится печать:
- •II. Требования к бланкам документов и правила машинописного оформления документов.
- •Правило машинописного оформления документов или компьютерный набор.
- •II. Регистрация документов.
- •Журнал регистрация входящих документов
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •III. Контроль исполнения документов.
- •IV. Систематизация документов.
- •Форма номенклатуры дел предприятия (пример)
- •V. Формирование дел
- •VI. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
- •Тематика контрольных работ по курсу «Управление офисом».
- •Список литературы.
- •Вопросы к зачету
- •Офис и его структура.
- •Функции офиса.
II. Как развить свою память.
III. Овладение методом скорочтения.
I. Как организовать рабочий день.
Работникам офиса приходится ежедневно выполнять множество самых разнообразных обязанностей, многое запоминать и усваивать.
Как рационально организовать свой день с тем, чтобы выполнить работ в срок, качественно, избегая стрессов и конфликтов с руководителем и окружающими? Учеными разработано множество советов и рекомендаций на этот счет. О некоторых из них мы поговорим.
Главное направление – разумное планирование работы на день, неделю, месяц и т. д. полезно при этом выделить текущие, каждодневные дела и работы срочного характера.
Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время (например, обработка прессы и отбор необходимой информации);
Полезно прогнозировать также возможную предстоящую работу.
Для того чтобы не забывать о срочных и несрочных задачах на день, неделю, месяц и т. д., используются различные формы занесения такой информации и контроля. Среди них:
обычные перекидные календари – ежедневники;
тетради для записи различных видов и форм;
личный дневник – календарь текущего и перспективного планирования;
специальная картотека, в которой особым цветом или закладкой выделены сроки выполнения того или иного задания.
В процессе своей ежедневной практической работы сотрудник должен брать на заметку и записывать в дневнике - календаре все связанные со сбором информации вопросы, которые могут пригодиться. В свободное от срочных дел время целесообразно выяснить, специалисты в каких отделах или учреждениях могут быстро, точно и конкретно ответить на эти вопросы. Попутно определяется перечень необходимых материалов (законодательных, директивных, статистических и других) и их местонахождение (в главке, на предприятии – поставщике, в финансовом отделе и т. д.).
Это – работа впрок, задел, который позволяет иметь в своем распоряжении точную, опережающую информацию.
Не рекомендуется браться за все сразу, т. к. одновременно две работы сделать одинаково хорошее невозможно и тогда неизбежны конфликтные ситуации. Возможно, научиться также, выработать в себе некий автоматизм действий – в обработке входящих и исходящих документов, в работе на компьютере, в исполнении других технических заданий.
Давайте рассмотрим организацию рабочего дня на примере выполнения функциональных особенностей секретаря.
необходимо так организовать свой рабочий день, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий;
информировать руководителя о чем-то лучше заранее, за день, за час. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря заранее координируются и согласовываются с планами руководителя.
Основная информация, как правило, предается с утра, в один прием. В течение дня сообщается лишь что–то экстренное. Информировать можно по-разному:
лично;
по внутреннему телефону;
по селекторной связи;
с помощью записи.
Основная работа секретаря в отсутствие руководителя: обеспечить возможность установить связь с теми, лицами, которые звонили, сразу же по его возвращении.
Необходимо записать, кто и по какому вопросу звонил и приходил, и сообщать руководителю по его возвращении. Сверхсрочные дела решаются с его заместителями.
Свободное время от общения с руководителем и посетителями может быть тоже рационально использовано для печатания, вычиток, сверок подготовки необходимых документов и материалов выполнения поручений руководителя и т. д.
Работу секретаря трудно унифицировать и спрогнозировать, но примерная схема рабочего дня может выглядеть следующим образом.
Начало рабочего дня:
Прийти на работу за 15 минут до прихода руководителя с тем, чтобы:
проверить состояние рабочих мест (своего или руководителя);
привести себя в порядок;
просмотреть план на следующий день;
уточнить дату на календарях;
просмотреть имеющуюся корреспонденцию, сортируя ее: для руководителя, для заместителей, для секретариата.
Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее.
Для облегчения работы руководителя с корреспонденцией рекомендуется подчеркнуть основную мысль документа. Кроме того секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубоко изучить проблему и принять нужное решение быстро и правильно.
просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике – календаре;
разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от сложности исполнения. Телеграммы, телетайпограммы и срочные телефонограммы немедленно передать руководителю;
оставить у себя документы, необходимые для текущей работы. Материалы, которые хранятся в секретариате, выполняют функцию оперативной памяти руководителя, поэтому они должны быть размещны доступно и удобно;
доложить руководителю о корреспонденции;
уточнить вместе с руководителем содержание намеченных мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать памятки в своих записях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркиваются. Нужно уточнить соответствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой;
передать по телефону или лично указания руководителя соответствующим исполнителям, напомнить исполнителям об истекающих сроках исполнения документов;
стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руководитель и секретарь устанавливают постоянное время для этой работы в первой половине дня (продолжительностью около получаса);
работа с носителями, телефонные переговоры (в течение всего дня);
подшивка документов в делах;
выполнение машинописных работ (компьютерный набор);
организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя.
Вторая половина дня.
продолжение телефонных переговоров и работа с посетителями;
повторно получить и обработать корреспонденцию. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу;
наметить мероприятия на следующий день;
доложить руководителю о поступившей корреспонденции и исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;
обработать и отправить исходящую корреспонденцию.
Конец рабочего дня.
просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегаций, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.);
если руководитель остается работать после окончания работы, обеспечить его всей необходимой информацией;
привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
От того, на сколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.