- •Введение.
- •II. Функции офиса.
- •I. Офис и его структура.
- •II. Функции офиса:
- •Тема: Конструирование рабочего места сотрудника офиса.
- •II. Планировка рабочего места.
- •I. Оборудование рабочего места и пути его совершенствования.
- •Зависимость высоты стола от роста, рабочие позы и характер работы
- •II. Планировка рабочего места.
- •II. Методы защиты коммерческой тайны.
- •В сфере производства:
- •В области реализации продукции:
- •При проведении переговоров:
- •II. Методы защиты коммерческой тайны.
- •3. Перечень сведений, составляющих государственную тайну
- •4. Защита государственной тайны
- •II. Как развить свою память.
- •III. Овладение методом скорочтения.
- •I. Как организовать рабочий день.
- •II. Как развить свою память.
- •Основные принципы рационального восприятия информации.
- •III. Овладение методами скорочтения.
- •II. Требования к бланкам документов и правила их машинописного оформления.
- •Общие требования к оформлению реквизитов документа
- •Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению:
- •Перечень документов, на которые ставится печать:
- •II. Требования к бланкам документов и правила машинописного оформления документов.
- •Правило машинописного оформления документов или компьютерный набор.
- •II. Регистрация документов.
- •Журнал регистрация входящих документов
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •III. Контроль исполнения документов.
- •IV. Систематизация документов.
- •Форма номенклатуры дел предприятия (пример)
- •V. Формирование дел
- •VI. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
- •Тематика контрольных работ по курсу «Управление офисом».
- •Список литературы.
- •Вопросы к зачету
- •Офис и его структура.
- •Функции офиса.
II. Планировка рабочего места.
Задавшись целью создать действительно хорошее рабочее место, необходимо подумать, каким образом удовлетворить множество требований, связанных с созданием максимальных удобств для занятий.
Главными из них являются:
досягаемость всех материалов и их обозримость;
постоянная готовность технических средств и приспособлений;
изолированность рабочего места.
Требование эти в значительной мере связаны между собой, но рассматривать их целесообразно каждое в отдельности, так как пути их реализации во многом различны.
Итак, рассмотрим первое условие:
Досягаемость и обозримость технических средств, приспособлений и рабочих материалов.
Каждому предмету выделяется постоянное (определенное) место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделить канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.
На приставках к столам могут располагаться пишущие машинки, если не используется специальный стол, персональное ЭВМ, ксерокс и другие.
Тумбы для столов имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Работник должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции.
В оборудовании рабочего места включаются также и технические средства: ПЭВМ, телефонный аппарат, копировальный аппарат, сшиватель документов, переговорное устройство и др.
Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом:
поступившие и необходимые постоянно – на рабочей поверхности стола;
используемые периодически – в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах.
Надо уметь по индексации определять в каком ящике или полке находится нужный документ, поэтому все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.
В практике персонала офиса используются два вида хранения служебных документов:
сброшюрирование
свободное.
В первом случае строго систематизированныеи рекомендуется размещать документы брошюруются в папках – скоросшивателях, папках – регистраторах, папках с быстродействующими зажимами.
Свободное хранение служебных документов характеризуется тем, что они в виде отдельных листов помещаются в папки с завязками или файлы и хранятся в столах или шкафах.
Большое значение придается рациональному освещению рабочих мест.
При общем освещении светильники с люминесцентными лампами рекомендуется размещать, начиная от окон, чтобы обеспечить для глаз переход от дневного света к искусственному. Если в помещении установлены компьютеры, то для устранения бликов на экране монитора светильники общего освещения нужно монтировать не на потолке, а в верхней части стенных панелей.
Освещенность рабочего места должна быть приспособлена к индивидуальным качествам сотрудника. Один источник света должно быть доминирующим, обще освещение уравновешено с местным, глаза защищены от очень яркого света.
Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому при наибольшей освещенности предпочтения отдают светлым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные цвета.
Свет в помещении офиса должен имен иметь правильную направленность, установку и формат «светового пятна». Все это важные факторы здоровья, уюта, и повышения результативности труда.
Там, где работают с документами, желательно иметь естественное освещение, благотворно влияющее на работника. Но если используется искусственное освещение, помните, что свет должен падать на рабочую поверхность письменного стола под углом более 30 от горизонтальной линии взора, при этом поле зрения человека охватывает примерно 45% объектов во всех направлениях и любой свет в этих границах должен рассеиваться.
Второе условие, которое способствует облегчению работы – это постоянная готовность технических средств и приспособлений.
Оно вытекает из особенности их использования в процессе умственного труда. Как правило, такая потребность возникает время от времени. Иметь все технические средства и приспособления на ограниченной площади письменного стола невозможно. Кроме этого на подготовку к работе всех технических средств требуется время. Все это значительно снижает эффективность их использования. Поэтому очень важно, чтобы все, что входит в состав оснащения, постоянно находилось в «рабочем состоянии». Достигается это различными путями, основные из них:
создание дополнительных рабочих поверхностей и емкостей для размещения технических средств и приспособлений;
монтаж (размещение) аппаратуры непосредственно на рабочем месте;
установка подвижных (поворотных) средств, позволяющих приближать к себе различные устройства;
коммутация электроприборов и радиоаппаратуры;
сосредоточение в непосредственной близости от того или иного прибора всех необходимых вспомогательных материалов.
Третье условие – изолированность рабочего места.
Результатом многих исследований свидетельствует о существенном различии в эффективности умственного труда в зависимости от того, на сколько это место изолировано. Создание подобных условий способствует снижению нервного напряжения, что благоприятно сказывается на работоспособности. В особенности это касается тех профессий, где преобладают творческие элементы.
определенная изолированность создается, прежде всего, за счет соответствующей расстановке мебели;
другой прием – это использование перегородок, которые, кстати, будут еще и способом борьбы с шумом, так как любая из них в какой-то степени его поглощает (они устанавливаются на 15-20 см. выше головы сидящего человека).
Необходимость изоляции возникает как обязательное требование, когда в одной комнате должны трудиться два человека и нет возможности установить письменные столы на удалении один от другого.
Важным являются и санитарно-гигиенические условия, в которых работает персонал офиса. Общие санитарно-гигиенические требования к показателям микроклимата и допустимому содержанию вредных веществ (газов, паров, пыли и т.д.) в воздухе устанавливаются ГОСТом от 12.01.2005 г. Этот стандарт определяет предельно допустимые концентрации вредных веществ в воздухе рабочей зоны.
Тема: «Коммерческая тайна и способы ее защиты».
Вопросы: I. Коммерческая тайна и возможные каналы утечки информации.