Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению:

• акты;

• договоры;

• инструкции;

• нормативы;

• отчеты;

• перечни;

• планы;

• положения;

• программы;

• расценки на производстве работ;

• сметы;

• стандарты;

• структуры и штатная численность;

• тарифные ставки;

• формы унифицированных документов;

• штатные расписания изменения к ним.

Перечень документов, на которые ставится печать:

1. Акты сдачи-приемки и списания;

2. балансы и другие формы отчетности;

3. банковские платежные поручения, кассовый план и т.д.;

4. выписки из документов фирмы и их копии;

5. гарантийные письма и доверенности;

6. договора, калькуляции и протоколы к ним;

7. исполнительные листы;

8. квитанции к приходному кассовому ордеру;

9. командировочные удостоверения;

10. накладные счета;

11. описи и паспорта архивов;

12. сметы, счета и накладные;

13. характеристики, справки, связанные с подтверждением трудовой деятельности и зарплаты сотрудников;

14. трудовые книжки;

15. уставные документы.

II. Требования к бланкам документов и правила машинописного оформления документов.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входить в состав документа данного вида (например: «Адресат» и гриф утверждения).

Наряду с этим некоторые реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью персонального компьютера или с помощью специального штампа, и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

ГОСТом Р 6. 30-97 установлены следующие виды служебных документов:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Особое выделение письма, как вида документа, и разработка специального бланка для него, связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия.

Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право:

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• наименование организации (предприятия).

На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа, например: _;•№_.

На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

• гриф утверждения;

• заголовок к тексту. Бланк письма содержит реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• наименование организации (предприятия);

справочные Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование вышестоящей организации (если она имеется);

наименование организации (предприятия).

На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа, например: _;•№_.

На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

гриф утверждения;

заголовок к тексту.Бланк письма содержит реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование вышестоящей организации (если она имеется);

наименование организации (предприятия);

справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-site (страницу в Интернете), номера счетов вбанке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).

код организации (предприятия) по ОКПО;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылкана регистрационный номер и дату документа, например: № ;На№; от .

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

адресат;

заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: "ПРИКАЗ" "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т.п.

Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках — продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем» так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Часто при оформлении общих бланков применяется продольное расположение реквизитов, а для бланков писем - угловое.

Реквизиты "Герб РФ", "герб субъекта РФ", "эмблема организации" рекомендуется располагать над серединой наименования организации.

Реквизиты "наименование организации", "наименование вида документа", "место составления или издания", а также дату, № и ссылку "На № __ от " размещают на бланках следующими способами:

флаговым (каждая строка реквизита начинается от границы левогополя);

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ левого поля и половины листа документа).

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке. Поля в этом случае устанавливают со всех сторон по дюйму (2,54 см).

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих свой национальный язык в качестве государственного, реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка. Как правило, слева печатают реквизиты на национальном языке, справа — на русском.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее: левое - 20 мм;

верхнее — 20 мм;

правое - 10 мм;

нижнее - 20 мм.

Реквизиты "Герб РФ", "герб субъекта РФ", "эмблема организации" и "гриф ограничения доступа к документу" рекомендуется располагать на верхнем поле документа, на расстоянии не менее 3 мм от края верхнего поля.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности -от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне - от 88% до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировального оборудования.

• данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-site (страницу в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).

• код организации (предприятия) по ОКПО;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например: № ;На №; от .

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

• адресат;

• заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: "ПРИКАЗ" "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т.п.

Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках — продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем» так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Часто при оформлении общих бланков применяется продольное расположение реквизитов, а для бланков писем - угловое.

Реквизиты "Герб РФ", "герб субъекта РФ", "эмблема организации" рекомендуется располагать над серединой наименования организации.

Реквизиты "наименование организации", "наименование вида документа", "место составления или издания", а также дату, № и ссылку "На № __ от " размещают на бланках следующими способами:

• флаговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля);

• центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ левого поля и половины листа документа).

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке. Поля в этом случае устанавливают со всех сторон по дюйму (2,54 см).

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих свой национальный язык в качестве государственного, реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка. Как правило, слева печатают реквизиты на национальном языке, справа — на русском.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

• левое - 20 мм;

• верхнее — 20 мм;

• правое - 10 мм;

• нижнее - 20 мм.

Реквизиты "Герб РФ", "герб субъекта РФ", "эмблема организации" и "гриф ограничения доступа к документу" рекомендуется располагать на верхнем поле документа, на расстоянии не менее 3 мм от края верхнего поля.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности -от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне - от 88% до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировального оборудования.