2.1.2. Режимные требования при работе с информацией составляющей государственную или коммерческую тайну.

Механизм закрытого делопроизводства включает в себя положения, инструкции, правила по обеспечению работы для исполнителей закрытых работ (инструкции, методики, схемы и технологические процессы по делопроизводству).

Инструкции должны содержать разделы:

• подготовка исходящих и прием входящих документов;

• хранение, учет, копирование и уничтожение секретных документов;

• перемещение и возврат секретных документов;

• порядок работы с секретными документами;

• обязанности сотрудников, допущенных к работе с информацией, содержащей КТ;

• условия, необходимые для работы с документами, содержащими КТ;

• порядок работы с информацией, находящейся в компьютере;

• номенклатура дел закрытого делопроизводства;

• инструкции контроля соблюдения правил обращения документов с информацией о КТ.

Организация и ведение закрытого делопроизводства решает следующие задачи:

1. обеспечение безопасности коммерческой деятельности фирмы;

2. обеспечение сохранности секретной документальной информации;

1. обеспечение строго контролируемого и строго регламентируемого доступа к секретной информации предприятия.

В основу организации и ведения закрытого делопроизводства должны быть положены принципы:

• независимого контроля, т.е. контроль за состоянием делопроизводства и его организацию осуществляет руководитель закрытого делопроизводства, который должен подчиниться начальнику СБ и не должен входить структурно ни в какое другое подразделение предприятия;

• персональной ответственности, т.е. служащие несут личную ответственность за нарушение порядка и правил ведения закрытого делопроизводства;

• минимальной уязвимости секретной информации, т.е. основной целью организации закрытого делопроизводства является защита информации, содержащей КТ.

На руководителя закрытого делопроизводства и начальника по вопросам режима секретности целесообразно возложить:

1. организацию и ведение закрытого делопроизводства, контроль за обеспечением установленного порядка размножения документов, содержащих КТ, их учетом, хранением и пользованием ими в подразделениях предприятия;

2. принятие мер к предотвращению разглашения и утечки сведений конфиденциального характера при ведении закрытого делопроизводства, а также при осуществлении несекретной служебной переписки;

3. совместно со специалистами подразделений разрабатывать и осуществлять меры по предупреждению утечки информации при оформлении материалов, предназначенных к опубликованию в открытой печати, для использования на конференциях, выставках, в рекламной деятельности, а также при проведении совещаний, конференций, выставок, на территории объекта и вне его, различного рода интервью и переговоров;

4. обеспечение выполнения правил рассылки секретных документов;

5. осуществление контроля за своевременным засекречиванием, правильным определением и изменением грифа секретности документов и сведений;

6. учет фактов утрат секретных документов и разглашения секретных сведений, анализ их причин и разработку мер по их предупреждению;

7. обеспечение учета, сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и помещений (а также ключей к ним), в которых осуществляется хранение и работа с секретными документами;

8. контроль за выполнением правил обращения с секретными документами.

Помещения, в которых будет осуществляться работа с документами, содержащими КТ, должны отвечать требованиям, обеспечивающим конфиденциальность работы с ними:

• сейфы и металлические шкафы, в которых должны храниться документы, КТ, а. также ключи от них целесообразно учитывать в специальном журнале у Начальника СБ;

• сейфы должны быть оборудованы приспособлениями для их опечатывания;

• рабочие экземпляры ключей от сейфов и личные печати должны храниться у сотрудников предприятия, а также запасные необходимо передавать по журналу в пеналах, опечатанных личными печатями владельцев этих сейфов, начальнику СБ;

• перед вскрытием сейфов, металлических шкафов и иных хранилищ должна быть проверена целостность оттисков печатей и исправность замков. При обнаружении нарушений целостности оттисков печатей, повреждения замков или других признаков, свидетельствующих о возможном проникновении посторонних лиц в помещения, сейфы или металлические шкафы, где находятся документы, содержащие банковскую тайну, хранилища не должны вскрываться. О случившемся немедленно следует доложить Начальнику СБ и охраны предприятия, подчиненные которого документируют данный факт;

• сейфы, металлические шкафы, где должны храниться документы, содержащие КТ, могут быть вскрыты только лицами, ответственными за их сохранность, а при отсутствии указанных лиц - комиссией из трех человек. В состав комиссии целесообразно включить руководителя закрытого делопроизводства, Начальника СБ и руководителя подразделения;

• для эвакуации документов, содержащих КТ, денежных средств при пожаре, аварии или стихийном бедствии должно быть подготовлено необходимое количество специальной тары (мешков, ящиков и т.п.),которая должна находиться в доступном месте.

Подготовка секретных документов должна осуществляться непосредственно исполнителем либо вторым лицом под его диктовку, а также с черновика.

Также руководитель закрытого делопроизводства и начальник по вопросам режима секретности виполняют следующие функции:

При непосредственном участии руководителей структурных подразделений и специалистов, имеющих доступ к КТ, планируют и осуществляют режимные мероприятия при использовании всех видов работ, в которых используется закрытая информация.

С учетом конкретной обстановки на предприятии, характерных особенностей категорий лиц, допущенных к охраняемым сведениям, совместно с руководителем подразделения планируют и осуществляют в коллективе профилактическую работу.

Оказывают содействие руководителям подразделений предприятия в разработке и осуществлении мер защиты сведений, касающихся научной, конструкторской, производственной, коммерческой и иной деятельности.

Совместно со специалистами участвуют в разработке мер, направленных на ускоренное доведение квалифицированной информации до исполнителя, совершенствование ее накопления и поиска, в том числе за счет внедрения ЭВМ, по организации защиты наиболее ценной информации.

Совместно со специалистами участвуют в разработке мер, направленных на ускоренное доведение квалифицированной информации до исполнителя, совершенствование ее накопления и поиска, в том числе за счет внедрения ЭВМ; по организации защиты наиболее ценной информации.

Совместно со специалистами предприятия участвуют в разработке мер по обеспечению безопасности при обработке сведений, составляющих коммерческую тайну, различными техническими средствами и системами.

При участии руководителей и специалистов предприятия организуют и проводят защитные мероприятия при испытаниях, хранении, транспортировке, уничтожении продукции, содержащей коммерческую тайну.

По приказу руководителя предприятия принимают участие или сами проводят расследования фактов разглашения закрытой информации, утраты документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также грубых нарушений установленных правил экономической безопасности предприятия.

Выходят с ходатайством об отстранении конкретных исполнителей предприятия от ведения закрытых работ в связи с допущенными нарушениями по вопросам экономической безопасности или о привлечении их к административной или материальной ответственности.

Дают в рамках своей компетенции руководителям подразделений, исполнителям закрытых работ рекомендации, обязательные для выполнения, приостанавливают информирование но закрытым работам сотрудников предприятия, если представляемые сведения выходят за рамки решаемых задач.

Организуют профилактическую работу с сотрудниками имеющими доступ к коммерческой тайне, обеспечивает руководство информацией о конкурентах в части, касающейся возможной подготовки и осуществления ими мер недобросовестной конкуренции, вырабатывает предложения по их нейтрализации.

Организуют работу по повышению квалификации сотрудников подразделения экономической безопасности.