Приложение №8. Порядок ведения делопроизводства документов, содержащих коммерческую тайну

І. Общие положения

1.1 Настоящий порядок определяет обязательные для всех исполнителей требования по учету, размножению, хранению, использованию, отбору для архивного хранения и уничтожения документов, содержащих коммерческую тайную.

1.2. Организация и ведение делопроизводства документов, содержащих коммерческую тайну, возлагается на специальное подразделение в составе Службы безопасности или на специально назначенных работников предприятия (далее по тексту спецподразделения).

1.3. Структура, штаты и численность спецподразделения определяются руководством предприятия в зависимости от объема документооборота.

1.4. Для всех работников спецподразделения необходимо разработать должостные инструкции с указанием их прав, обязанностей и ответсвтенности.

II. Размещение спецподразделения

2.1. Спецподразделение должно быть расположено в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный дооступ в которые должен быть исключен.

2.2 Документы, содержащие коммерческие секреты, слудует хранить в металлических шкафах, сейфах или на металлических закрывающихся стеллажах, либо в помещениях секретного подразделения, либо, с разрешения руководства предприятия, в других подразделениях при обеспечении условий их гарантированной сохранности. В любом случае необходимо обеспечить раздельное хранение документов, содержащих коммерческую тайну, от других документов (отдельные сейфы, шкафы, стеллажи).

ІІІ. Учет документов, содержащих коммерческие секреты

3.1. Все документы с грифом «коммерческая тайна» подлежат учету в спецподразделении.

3.2. Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от содержащих гостайну и несекретных документов.

3.3. С целью сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения рекомендуется вести следующие виды учета:

• учет и регистрация входящих документов;

• учет и регистрация исходящих документов;

• инвентарный учет;

• номенклатура дел, журналов и карточек.

3.4. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов, содержащих коммерческую тайнy:

а) прием и регистрация документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется спецподразделением. Требование общего делопроизводства об однократности регистрации распространяется на документы, содержащие коммерческую тайну; б) при послуплении всей получаемой корреспонденции, а также при получении корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом «коммерческая тайна» не вскрывают, а передаются в спецподразделение;

в) в случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом «коммерческая тайна» составляется соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю;

г) регистрация поступивших документов производится на карточках или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы;

д) картотеки или журналы учета входящих документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, пришиваются и опечатываются;

е) на первом листе зарегистрированого входящего документа с грифом «коммерческая тайна» проставляется штампами, делается отметка с указанием предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и приложений;

ж) на первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп (делается отметка) с указанием номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения;

3.5. Печатание и учет подготовленных на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну:

а) печатание документов производится в машбюро спецподразделения. По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии соблюдения требований конфиденциальности;

б) на последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ и дата исполнения;

в) отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в спецподразделении на соответствующих карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров;

г) все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листа должны быть сданы в спецподразделение для уничтожение ( при использовании персональных компьютеров для подготовки документов создается спецархив для магнитных носителей информации и организуется строгий порядок их учета, хранения, копирования и уничтожения, исключающий возможность утечки закрытой информации);

3.6. Инвентарный учет документов, содержащих коммерческие секреты:

а) инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после из регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими исполнителями;

б) на инвентарный учет не берутся документы, присланные на согласование и во временное пользование;

в) при необходимости инвентарный учет может вестись раздельно (по отдельным картотекам, в отдельных журналах) по наименованиям и видам документов, а также по видам производства;

г) инвентарный учет ведется по соответствующим карточкам или журналам, имеющим аналогичные грифы. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

д) на документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера и даты регистрации.

3.7. Учет дел, журналов, карточек. Формирование дел с грифом «коммерческай тайна»:

а) дела, журналы, картотеки учитываются по общей номенклатуре дел предприятия. При это под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф «коммерческая тайна», после графы «Заголовок дела» вводится графа «Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования делом»;

б) документы с грифом «коммерческая тайна» подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой после их исполнения. Все дела с грифом «коммерческая тайна» назависимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела;

в) листы дела нумеруются, после закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудником спецподразделения.