Iy. Отправка документов с грифом «коммерческая тайна»

4.1. Отправка документов с грифом «коммерческая тайна» во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.

4.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами желательно использовать каналы специальной связи.

4.3. При отправке документов заказными или ценными отправлениями не следует проставлять на пакетах гриф «коммерческая тайна», что может спровоцировать хищение документа и привести к утечке информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт, с указанием на внутреннем конверте грифа «коммерческая тайна» и номера документа, а на внешнем – адреса получателя.

4.4. Исходящим номером документа с грифом «коммерческая тайна» является номер, за которым зарегестрирован документ.

4.5. После отправки документа в карточке ( журнале) учета, по которому зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившему отправку.

4.6. При необходимости документы с грифом «коммерческая тайна» могут доставляться адресату нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

Y. Размножение документов с грифом «коммерческая тайна»

5.1. Размножение документов с грифом «коммерческая тайна» должно производится в местах, определенных руководителем предприятия, под контролем специально назначенных для этих целей лиц. Использование электронной копировальной техники без применение техническик средств защиты не разрешается.

5.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменному разрешению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются спецподразделением за номерами подлинников.

5.3. Выписки из документов с грифом «Коммерческая тайна» производится по разрешению соответствующих руководителей и учитываются за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившему выписку.

YI. Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна»

6.1. Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна», в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, должно производится спецподразделением с обязательной простановкой отметок об уничтожении в соответствующих учетных документах.

6.2. Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом «коммерческая тайна»:

а) сданные в спецподразделение черновики документов, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель). В учетных данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника спецподразделения и даты;

б) по мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля) изымается работниками спецподразделения и уничтожается. Периодичнось изъятия может устанавливается начальником спецподразделения в зависимости от количества документов и условий уничтожения;

в) уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна» производится установленным порядком в соответствии со сроками их хранения;

г) разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции «Уничтожить», своей подписи и даты;

д) при проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия;

е) отобранные для уничтожение документы и дела с грифом «коммерческая тайна» вносятся в акт установленной формы, сверяются перед уничтожением работниками спецподразделения с учетом данными и уничтожаются;

ж) после уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников, производивших уничтожение.

з) уничтожение документов и дел с грифом «коммерческая тайна» должно производится путем их сожжения или измельчения, или другим путем, исключающим восстановление текста документа.