10. Электронный документ. Структура. Стандартные сообщения.

Электронный документ – форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе. Электронный документ может создаваться на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождаться в процессе информационного взаимодействия сторон. Юридическую значимость электронному документ придаёт электронная цифровая подпись- информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Три элемента электронного документа:

1. само содержание информации;

2. форма предоставления содержания;

3. носитель информации.

Преимущества использования электронного документа:

• даёт возможность поиска по ключевым словам,

• не изнашивается,

• может содержать url-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений,

• электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов,

• меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество др. функциональных усовершенствований

11. Технология электронного документооборота. Edi-технологии.

Технология электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange) – позволяет автоматизировать создание, отправку, получение и обработку документов и интегрировать их с действующими бизнес-приложениями. В процессе работы данные для отправки извлекаются из программного приложения отправителя и автоматически пересылаются от одного контрагента к другому. При этом в процессе пересылки EDI переводит информацию в стандартный формат, сохраняя содержание. Документы для конечного пользователя выглядят как обычная форма информационных систем, например, 1С, Microsoft Axapta, Sap.

Технология EDI появилась для того, чтобы преодолеть недостатки, присущие процессу традиционного обмена документами в логистике. К ним можно отнести: долгий цикл получения/подтверждения заказа, слабо формализованный и неподдерживаемый процесс согласования изменений в заказе; высокую стоимость за счет необходимости постоянных телефонных переговоров и уточнений, длительное выставление счета.

Изобрел EDI военнослужащий армии США Эд. Гилберт в середине 20 века. Он разработал стандартную систему коротких сообщений-накладных, предоставляющую возможность преобразовывать документы, составленные на разных языках, и передавать их по телефону и телексу.

EDI функционирует на любых платформах: мэйнфрейм, клиент-сервер, персональный компьютер. Выбор платформы зависит от конкретных потребностей компании, объема трансакций и количества партнеров ,участвующих в EDI-проекте.

Передачу EDI-данных характеризуют:

• гарантия доставки, поскольку система автоматически оповещает отправителя о доставке;

• оперативность – около 170 видов сообщений (с их помощью можно описать практически все бизнес-процессы) обрабатываются и передаются в течение 10 минут.

• точность – система выступает в качестве контролера: встроенные интеллектуальные механизмы обеспечивают обработку содержания передаваемых документов и при совершении ошибки в заполнении формы она мгновенно об этом сообщает.

• экономичность – потребность в задействованном персонале сокращается минимум на 70%, а затраты на расходные материалы – на 80%.

• конфиденциальность информации – гарантия безопасности передачи коммерческой информации обеспечивается благодаря шифрованию данных и использованию интернет-стандартов

• достоверность – обеспечивается использованием MDN (оповещений о местонахождении сообщений) для контрольных сумм, поэтому полностью исключена возможность внесения изменений в документ без ведома получателя;

Преимущества EDI связаны не только с теми процессами, для которых эта технология используется: оформление заказов, контроль входящих счетов, условия контрактов, финансовые транзакции, каталогизация и т. д. Главное достоинство EDI – экономичность, которая проявляет не только в снижении затрат в расчете на одну транзакцию. Она расширяет возможности прогнозирования и оптимизирует управление финансовыми потоками за счет упрощения и ускорения процессов сбора финансовой информации. А также высвобождает время руководящего персонала для стратегического планирования вместо решения мелких текущих проблем.