- •1.Каковы особенности технологии подготовки экономических документов на современном этапе?
- •2.Что такое документ, документирование; документооборот?
- •3.Что такое реквизит документа? Основные реквизиты документа
- •4.Что обусловливает юридическую силу документа?
- •6.Что представляют собой Унифицированная система документов (усд)?
- •7.По каким признакам классифицируются экономические документы?
- •8.Каковы характерные отличия индивидуальных документов и типовых?
- •9.Что такое черновик, оригинал, копия, дубликат?
- •10.Требования к реквизитам документов
- •11.Требования к конструированию бланков. Виды бланков предприятий
- •12.Реквизиты для изготовления бланков
- •13. В чем заключается роль Госстандарта России по совершенствованию процессов документирования в стране?
- •21. Каковы виды распорядительных документов и особенности их оформления?
- •24. Что такое служебное письмо? Каковы виды писем, их реквизиты и структура?
- •25. В чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов (на примере письма)?
- •26. В чем заключаются особенности составления и оформления актов и протоколов?
- •27. Каковы особенности оформления докладной, служебной, объяснительной записок?
- •28. Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном документе в рф?
- •29.Какие виды документации относятся к документации по личному составу
- •30.Какие документы предъявляются при оформлении на работу?
- •32.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению характеристики, резюме, автобиографии?
- •33.Как оформляются претензии (рекламации) предприятий по нарушению договорных обязательств?
- •35.Технология применения электронно-цифровой подписи (эцп).
- •37.Каковы преимущества и недостатки электронного документа?
- •38.Что такое электронный документ? (в соответствии с Федеральным законом «Об электронной и цифровой подписи» от 10.01.2002 №1 – фз.)
- •39.Основные информационные угрозы.
24. Что такое служебное письмо? Каковы виды писем, их реквизиты и структура?
Письмо (служебное письмо, деловое письмо, деловая корреспонденция) – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Основной признак, по которому письма выделяются в особую группу документов, — пересылка их по почте, с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 2
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.
Сопроводительное письмо (выполняет функцию этикетки, прикладываемой к отправляемым документам для фиксирования факта отправки), письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-заявление,
Письмо-просьба, запрос;
Информационное письмо (сообщение о каком-то факте или мероприятии или пропаганда деятельности организации или различной продукции)
Письмо-извещение (Ставим Вас в известность; Сообщаем Вам...)
Рекламное письмо (описание рекламируемых товаров и услуг)
Письмо-напоминание (Напоминаем; просим ускорить)
Гарантийное письмо (2 части; просьба + подтверждение гарантий). (Просим изготовить... Оплату гарантируем)
Письмо-рекламация (претензия) (О возмещении ущерба).
Письмо-ответ.
Письмо-предложение (оферта) – предложение одного лица (оферента) о заключении договора с другим лицом (акцептантом) с указанием срока действия
Этикетные письма (поздравления; приветствия, приглашения, извинения, прощания, благодарственные письма, соболезнования) (рекомендуется оформлять рукописным способом).
25. В чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов (на примере письма)?
В письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
26. В чем заключаются особенности составления и оформления актов и протоколов?
Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола — это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна показывать:
кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;
кто вел протокол;
кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;
кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;
какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).
Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.
В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата (дата актируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (при необходимости)1, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата; или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка; или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.
В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы; фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков.
Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»)2.
Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту