- •1.Каковы особенности технологии подготовки экономических документов на современном этапе?
- •2.Что такое документ, документирование; документооборот?
- •3.Что такое реквизит документа? Основные реквизиты документа
- •4.Что обусловливает юридическую силу документа?
- •6.Что представляют собой Унифицированная система документов (усд)?
- •7.По каким признакам классифицируются экономические документы?
- •8.Каковы характерные отличия индивидуальных документов и типовых?
- •9.Что такое черновик, оригинал, копия, дубликат?
- •10.Требования к реквизитам документов
- •11.Требования к конструированию бланков. Виды бланков предприятий
- •12.Реквизиты для изготовления бланков
- •13. В чем заключается роль Госстандарта России по совершенствованию процессов документирования в стране?
- •21. Каковы виды распорядительных документов и особенности их оформления?
- •24. Что такое служебное письмо? Каковы виды писем, их реквизиты и структура?
- •25. В чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов (на примере письма)?
- •26. В чем заключаются особенности составления и оформления актов и протоколов?
- •27. Каковы особенности оформления докладной, служебной, объяснительной записок?
- •28. Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном документе в рф?
- •29.Какие виды документации относятся к документации по личному составу
- •30.Какие документы предъявляются при оформлении на работу?
- •32.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению характеристики, резюме, автобиографии?
- •33.Как оформляются претензии (рекламации) предприятий по нарушению договорных обязательств?
- •35.Технология применения электронно-цифровой подписи (эцп).
- •37.Каковы преимущества и недостатки электронного документа?
- •38.Что такое электронный документ? (в соответствии с Федеральным законом «Об электронной и цифровой подписи» от 10.01.2002 №1 – фз.)
- •39.Основные информационные угрозы.
1.Каковы особенности технологии подготовки экономических документов на современном этапе?
Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям: Законодательное регулирование Стандартизация
Разработка нормативно-методических документов.
2.Что такое документ, документирование; документооборот?
Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.
Документооборот - это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3.Что такое реквизит документа? Основные реквизиты документа
Реквизит документа - элемент оформления официального документа.
К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.
4.Что обусловливает юридическую силу документа?
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ. Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования: 1)обеспечение юридической силы документа (юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления); 2) создание условий для оперативного исполнения документов; 3)возможность оперативного поиска документа; 4)возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники. 5) обеспечение качественного внешнего вида документа. Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке»5.
Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность
5.Что понимается под унификацией и стандартизацией?
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель», принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт – нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа). Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их реквизитов).
Унификация документов предполагает:
установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
разработку структур документов;
создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).
Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:
безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;
технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
экономии всех видов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.
Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Стандарты могут быть следующих видов:
международные (региональные) стандарты;
государственные стандарты РФ (ГОСТ);
стандарты отраслей (ОСТ);
стандарты предприятий (СТП);
стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.
Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.
Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)9, так и на унифицированные системы документации.