4. Принятие к учету расходов на командировки

Документами, которые работник должен приложить к Авансовому отчету для подтверждения командировочных расходов, являются:

- авиа- или железнодорожные билеты;

- счета гостиниц;

- ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;

- другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 1 ст. 68 Конституции РФ, п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации", п. 13 Инструкции N 157н).

4.1. Принятие к учету расходов на проезд при оформлении электронного билета

Электронным билетом (e-ticket) является информация, которая хранится в защищенной базе компании, представляющей авиа- или железнодорожного перевозчика.

Электронный билет формируется в базе данных в результате использования соответствующих ресурсов в сети Интернет или с помощью специальных терминалов в момент его оплаты приобретателем.

Перечень оправдательных документов, служащих основанием для подтверждения расходов по приобретению электронного билета, приведен в Письмах Минфина России от 05.06.2009 N 02-06-10/2282, от 05.02.2010 N 03-03-07/4.

Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, или дополнительно к оформленной не на бланке строгой отчетности маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

При приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), подтверждающими документами являются:

в части произведенных расходов по оплате:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо;

- подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт подотчетному лицу банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета;

- другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

в части подтверждения факта произведенной перевозки:

- распечатка электронного документа - электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном билете маршруту.

Перечень документов, которые работник должен приложить к авансовому отчету, необходимо установить в учетной политике учреждения.

Также отметим, что не требуется делать построчный перевод электронного авиабилета в целях исчисления налога на прибыль (Письмо ФНС России от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Бухгалтерские записи бюджетного учреждения

по принятию к учету командировочных расходов

┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ N │ Содержание операций │ Номер счета │

│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤

│ │ │ по дебету │ по кредиту │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 1 │Отражение произведенных │ │ │

│ │командировочных расходов: │ │ │

│ │- на оплату суточных │ 0 401 20 212, │ 0 208 12 660 │

│ │ │ 0 109 XX 212 │ │

│ │ │ <*> │ │

│ │- на оплату проезда │ 0 401 20 222, │ 0 208 22 660 │

│ │ │ 0 109 XX 222 │ │

│ │ │ <*> │ │

│ │- на оплату найма жилого │ 0 401 20 226, │ 0 208 26 660 │

│ │помещения │ 0 109 XX 226 │ │

│ │ │ <*> │ │

│ │- на оплату прочих расходов, │ 0 401 20 290, │ 0 208 91 660 │

│ │произведенных с разрешения │ 0 109 XX 290 │ │

│ │работодателя │ <*> │ │

└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘

--------------------------------

<*> Применяется соответствующий код группы и вида синтетического счета 109 00 "Затраты на изготовление продукции, выполнение работ, услуг" (109 60 - в части прямых расходов, 109 70 - в части накладных расходов, 109 80 - в части общехозяйственных расходов, 109 90 - в части издержек обращения).

Бухгалтерские записи автономного учреждения

по принятию к учету командировочных расходов

┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ N │ Содержание операций │ Номер счета │

│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤

│ │ │ по дебету │ по кредиту │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 1 │Отражение произведенных │ │ │

│ │командировочных расходов: │ │ │

│ │- на оплату суточных │ 0 401 20 212, │ 0 208 12 000 │

│ │ │ 0 109 XX 212 │ │

│ │ │ <*> │ │

│ │- на оплату проезда │ 0 401 20 222, │ 0 208 22 000 │

│ │ │ 0 109 XX 222 │ │

│ │ │ <*> │ │

│ │- на оплату найма жилого │ 0 401 20 226, │ 0 208 26 000 │

│ │помещения │ 0 109 XX 226 │ │

│ │ │ <*> │ │

│ │- на оплату прочих расходов, │ 0 401 20 290, │ 0 208 91 000 │

│ │произведенных с разрешения │ 0 109 XX 290 │ │

│ │работодателя │ <*> │ │

└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘

--------------------------------

<*> Применяется соответствующий код группы и вида синтетического счета 109 00 "Затраты на изготовление продукции, выполнение работ, услуг" (109 60 - в части прямых расходов, 109 70 - в части накладных расходов, 109 80 - в части общехозяйственных расходов, 109 90 - в части издержек обращения).

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Как отражаются командировочные расходы в учете автономного учреждения в 2011 г.?