Глава II. Правила приёма заказа на проведение банкета, роль менеджера в организации банкета.

Выбрав место проведения банкета целесообразно подать в ресторан заявку на его проведение. Организация любого банкета включает прием и оформление заказа, подготовку банкета к обслуживанию и обслуживание. Организация и четкая работа по подготовке к обслуживанию банкета зависят от того, насколько подробно и своевременно обусловлены и согласованы все детали проведения банкета между заказчиком и исполнителем (администрацией ресторана). Заказ на обслуживание торжества принимает директор, метрдотель или администратор.

При оформлении заказа с заказчиком согласовываются:

дата обслуживания торжества – 12 июня 2007 года

количество участников – 60 человек

вид обслуживания – банкет-коктейль

повод для устройства банкета – День Независимости России

место проведения – кафе «Ностальжи»

время начала и окончания обслуживания – 18.30 – 20.30

примерное меню,

предварительная стоимость заказа – 70 т.р.

При приеме заказа с устроителем обсуждаются приёмы расстановки столов, оформления зала, музыкальная программа.

Работник, принимающий заказ, знакомит заказчика с правилами работы предприятия, порядком обслуживания, а также с порядком возмещения возможных убытков по вине заказчика и гостей. После согласования меню заказчик вносит 50% стоимости заказа, кассир выписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которая вручается заказчику. Заказ регистрируется в специальной Книге учета заказов (см. таблицу 1). В дальнейшем, не позднее, чем за два дня до начала торжества, метрдотель составляет с заказчиком и оформляет Заказ-счет (данные сведены в таблицу 5). Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается руководителем предприятия и передается в кассу.

Менеджер при организации банкета должен:

- разъяснить заказчику весь перечень оказываемых услуг, обсудить каждую деталь контракта

- определить необходимое количество официантов, барменов и чётко распределить между ними обязанности

- руководствоваться наличием продукции на предприятии, а в случае отсутствия принять меры к приобретению

- помогать заказчику в выборе блюд, кратко характеризуя их

- следить за подготовкой банкета, рассматривать претензии со стороны заказчика соблюдая правила этикета

- следить за работой официантов во время банкета

после банкета поддерживать связь с заказчиком

Роль метрдотеля в организации и обслужи­вании приема коктейль. Перед приемом метрдотель проводит инструктаж с официантами, в ходе которого рас­пределяет обязанности между, ними. Одним официантам он поручает получение и подготовку посуды для подачи холод­ных блюд, передачу фарфоровых блюд, стеклян­ных креманок и ваз для фруктов в холодный цех; другим официантам он поручает получение и подготовку металли­ческой посуды для подачи горячих закусок в горячий цех; третьим — кофейных и чайных чашек в сервис-бар.

Затем метрдотель закрепляет официантов за секторами обслуживания гостей в зале, распределяя их в каждом сек­торе на официантов, подающих блюда, напитки и осущест­вляющих сбор использованной посуды. К работе в зале метр­дотель подключает опытных барменов, поручая им подготов­ку барной стойки или стола к обслуживанию гостей.

Метрдотель проверяет подготовку зала к обслуживанию, правильность накрытия небольших столиков, барной стойки или барного стола, готовность официантов к обслуживанию. Особое внимание уделяет ознакомлению официантов и бар­менов с особенностями обслуживания приема коктейль и про­ведению тренинга с обслуживающим персоналом.

В ходе обслуживания приема метрдотель контролирует четкость и правильность работы официантов. По окончании приема следит за своевременностью и качеством уборки зала и сдачи посуды и столового белья в сервизную и бельевую.