1.Перечислите основные требования к тексту письма.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Осн требования:

-Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

- Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

- Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина,   основание   или   обоснование   составления   письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,   предложения, просьбы, решения и т. д.

- Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

- Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

- Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

- Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение.

- Письмо оформляют в двух экземплярах (факс - в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело.

2. Резюме как вид документа.

Резюме — это основной документ человека, ищущего работу. В резюме кратко представляются личные данные и история карьеры. Резюме обычно состоит и следующих пунктов: должность, образование, опыт работы, личные данные, личные качества.

Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).

Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Самый оптимальный объем резюме 1страница листа формата А4, но допустимо 2 страницы. Абзацы в резюме не должны быть слишком громоздкими, лучше разбить их по смыслу на более мелкие.

Виды: Хронологическое резюме предполагает описание фактов трудовой биографии (работы, учебы) в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с последнего места работы, учебы.

Функциональное резюме - основной упор здесь делается на профессиональных навыках и достижениях в разных сферах деятельности.

Комбинированное резюме - данный тип резюме объединяет основные черты функционального и хронологического резюме.

10 Билет

1. Сроки исполнения деловых документов.

Большинство документов, срок исполнения которых не определен в специальных нормативных актах, должно исполняться в течение 10 дней - это типовые сроки исполнения. Руководитель предприятия может в резолюции изменить срок исполнения документа и назначить для документа индивидуальный срок исполнения.

Срок исполнения входящих документов исчисляется со дня их поступления в учреждение, исходящих - со дня их подписания.

Срок исполнения документа может быть продлен, но это может сделать только лицо или учреждение его установившие. Продлевать срок исполнения документа нужно в письменной или устной форме не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если выясняется невозможность соблюдения установленного срока испонения. При продлении срока исполнения в регистрационном журнале делают соответствующую отметку.

В делопроизводственной практике бывают случаи, когда срок исполнени документа не может быть установлен. Тогда по согласованию с исполнителем устанавливается условный срок исполнения, который затем корректируется в соответствии с ходом исполнения документа.

Контроль за исполнением документов - важнейшая составная часть работы с документами. Он необходим для того, чтобы документы исполнялись в установленные сроки, а это, в свою очередь, позволяет улучшить работу предприятия. На контроль берутся только самые важные и первоочередные документы. Перечислим документы, исполнение которых подлежит обязательному контролю:

- все документы, поступившие из правительственных органов;

- постановляния органов местной администрации;

- приказы руководства предприятия;

- служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;

- любые другие документы по особому указанию руководителя предприятия.

Контроль за исполнением документов можно вести с помощью регистрационного журнала, в котором рядом с документами, взятыми на контроль проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль" и отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. Такой же знак контроля проставляется и на контролируемых документах. Работник канцелярии должен ежедневно просматривать журнал и напоминать исполнителям о сроках. Для осуществления контроля можно получать информацию об исполнении документа у исполнителя с помощью телефонного запроса. Документ снимается с контроля, когда решены все связанные с ним вопросы и корреспонденту дан ответ по существу вопроса.

Документ может снять с контроля только должностное лицо, которое его поставило на контроль. При этом и на документе и в жернале делается отметка о снятии с контроля.