2. Схема работы с внутренними документами.

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка исполненного документа в дело. основы налогооблажения

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства, переданы в архив, или уничтожены.

Билет 11.

1.Контроль над сроками исполнения деловых документов.

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

• фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

• проверка доведения документа до исполнителя в срок;

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

• внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

• информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

• внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

• составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Срок исполнения входящих документов исчисляется со дня их поступления в учреждение, исходящих - со дня их подписания.

Большинство документов, срок исполнения которых не определен в специальных нормативных актах, должно исполняться в течение 10 дней - это типовые сроки исполнения. Руководитель предприятия может в резолюции изменить срок исполнения документа и назначить для документа индивидуальный срок исполнения.

Срок исполнения документа может быть продлен, но это может сделать только лицо или учреждение его установившие. Продлевать срок исполнения документа нужно в письменной или устной форме не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если выясняется невозможность соблюдения установленного срока испонения. При продлении срока исполнения в регистрационном журнале делают соответствующую отметку.

Документы, исполнение которых подлежит обязательному контролю:

- все документы, поступившие из правительственных органов; - постановления органов местной администрации; - приказы руководства предприятия; - служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия; - любые другие документы по особому указанию руководителя предприятия.

Контроль за исполнением документов можно вести с помощью регистрационного журнала, в котором рядом с документами, взятыми на контроль проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль" и отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. Документ может снять с контроля только должностное лицо, которое его поставило на контроль. При этом и на документе и в журнале делается отметка о снятии с контроля.