2. Использование современных информационных технологий в делопроизводстве.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Осн методы: При вводе инф-ции используют систему SoftSolutions, которая сканирую документы переводит их в графическое изображение, затем в текст, при ручном наборе исп электронные формы. Информация может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.). При хранении - документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow. Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах. Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

Билет№6.

1. Документы, относящиеся к коллегиальной деятельности.

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями.

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа.

План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается в составлении повестки дня. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.

Протокол - это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации. Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; название вида документа; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подпись председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления. В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания.