2. Хранение документов.

До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях. Сущ. два вида ОХ док-ов: хранение в процессе их исполнения и хранение исполненных док-ов. Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись». На папках также указываются Ф.И.О.,инициалы и телефон исполнителя. Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.

Существуют сроки хранения документов:

-временным (до 10 лет);

-долговременное (свыше 10 лет);

-постоянным.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Билет №4.

1. Определение ценности документов - изучение состава и содержания документов на основании критериев, ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. Выполняет экспертная комиссия(создается приказом рук-ля организации из числа квалифиц. работников – зав.концелярией, вед. Архивом, рук-ль бухгалтерии)

При проведении ОЦД применяется перечень типовых управленческих документов управления деятельностью организации с указанием сроков хранения от 2000г.

Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:

* при разработке и составлении номенклатуры дел;

* при регистрации документов;

* при направлении исполненных документов в дела;

* при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

При оценке научно-технической документации применяется ряд дополнительных специфических критериев, таких как:

«значимость проблемы или объекта, отраженного в документах»,

«принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта»

«соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок)» и многие другие.

Критерии оценки внешних особенностей документа -- это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния. К критериям внешних особенностей относятся:

* форма фиксирования и передачи содержания;

* удостоверение и оформление документа;

* физическое состояние документа.