- •Общие сведения об аудитах качества
- •Актуальность аудита систем качества
- •Цели и задачи аудита качества
- •Отличительные особенности аудита систем менеджмента
- •Классификация аудитов
- •Внутренний аудит
- •Внешний аудит
- •Достоинства и недостатки внешних аудитов
- •Стадии аудита
- •Объекты аудита
- •Методы аудита
- •Основные термины и определения
- •Принципы аудита
- •Требования к объектам аудита качества
- •Аудит как процесс
- •Требования процессного подхода
- •Понятие о документации систем менеджмента
- •Требования к документации
- •Пирамида документов
- •Общие требования к документу
- •Интеграция документов
- •Управление документацией
- •Виды документов как объектов управления
- •Двадцать вопросов, требующих ответов при экспертизе документов систем менеджмента качества и экологии
- •Управленческая деятельность как объект аудита
- •Планирование проведения аудита
- •Программа аудита
- •Пример программы внутренних аудитов
- •Ресурсы по программе аудита
- •Мониторинг и анализ программы аудита
- •Менеджмент программы аудита
- •Схемы планирования аудиторских проверок
- •Календарный график проведения аудиторских проверок
- •План аудита
- •Пример плана внутреннего аудита подразделения
- •План внутреннего аудита №__
- •Пример плана внешнего аудита системы менеджмента качества
- •План аудита системы менеджмента качества действующей
- •Особенности планирования внутренних аудитов
- •Особенности планирования внешних аудитов
- •Уведомление об аудиторской проверке
- •Служебная записка
- •Подготовка организации к проведению внешнего аудита
- •Подготовка внутренних аудиторов
- •Подготовка внешних аудиторов
- •Подготовка к аудиторской проверке
- •Опросный лист
- •Правила составления опросного листа
- •Правила обработки опросного листа
- •Подготовка контрольных листов для аудита
- •Классификация типов вопросов
- •Пример контрольного листа контрольный лист
- •Журнал аудитора
- •Организация проведения аудита на предприятии
- •Этапы проведения аудита на месте
- •Предварительное совещание
- •Обмен информацией во время аудита
- •Роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей
- •Методы сбора информации и источники информации при аудите
- •Опрос как метод сбора информации
- •Доказательство
- •Анализ документов
- •Оценивание свидетельств аудита. Наблюдения аудита
- •Анализ наблюдений аудита
- •Проведение внутренних аудитов
- •Особенности проведения внутренних аудитов
- •Блок-схема процесса внутреннего аудита
- •Проведение внешних аудитов
- •Особенности проведения внешних аудитов
- •Определение возможности проведения аудита
- •Формирование группы по аудиту
- •Предварительный контакт с проверяемой организацией
- •Анализ документов
- •Перечень документов и сведений для анализа документации системы менеджмента качества
- •Инспекционный контроль систем менеджмента качества
- •Применение сертификата и знака соответствия
- •Нежелательные ситуации при аудите
- •Записи по программе аудита
- •Проведение аудитов второй стороной
- •Подготовка аудита второй стороной
- •Разработка программы аудита при проведении аудита второй стороной
- •Оценка поставщика при проведении аудита второй стороной
- •Результаты аудита второй стороной
- •Аудит системы качества
- •Показатели, направления и технология аудита систем качества
- •Особенности аудита систем качества
- •Оценка хода и результатов аудита
- •Оцениваемые показатели аудита
- •Классификация несоответствий
- •Отчеты о несоответствиях
- •Подготовка заключения по результатам аудита
- •Проведение заключительного совещания
- •Действия после проведения аудита
- •Подготовка отчета по аудиту
- •Утверждение и рассылка отчета
- •Регистрация результатов аудиторской проверки
- •Хранение документов по аудиту
- •Окончание аудита. Оформление дела об аудиторской проверке
- •Корректирующие действия и улучшения
- •Коррекция
- •Корректирующие действия
- •Предупреждающие действия
- •Использование результатов аудиторских проверок для анализа системы менеджмента качества и (или) экологии со стороны руководства
- •Компетентность и личные качества аудиторов
- •Внутренние аудиторы систем менеджмента качества и экологии
- •Общие знания и навыки аудиторов
- •Специальные знания и навыки аудиторов систем менеджмента качества
- •Процесс оценивания аудиторов
- •Качества аудитора
- •Обязанность, ответственность и права аудиторов
- •Этика поведения аудитора
- •Психология поведения аудитора
-
Управленческая деятельность как объект аудита
Согласно выводам Э. Деминга и других гуру в области качества, от качества управленческой деятельности, от менеджмента как минимум на 80% зависит успешность организации.
Сложность аудита управленческой деятельности состоит в том, что процессы управления трудноизмеримы прямыми методами, а оцениваются чаще косвенно, по результатам деятельности организации.
К процессам ответственности руководства и управленческой деятельности стандарт ГОСТ Р ИСО 9000:2008 относит процессы:
- принятие обязательств по разработке и внедрению СМК, а также постоянному улучшению ее результативности;
- доведение до сведения организации требований потребителей, важности их выполнения, а также требований законодательства и обязательных требований;
- разработка политики в области качества;
- обеспечение разработки целей в области качества;
- проведение анализа со стороны руководства;
- обеспечение необходимыми ресурсами (работа с кадрами, улучшение инфраструктуры и рабочей среды);
- планирование создания и развития СМК;
- внутренний обмен информацией;
- планирование процессов жизненного цикла продукции;
- управление процессами, связанными с потребителями;
- управление проектированием;
- управление закупками;
- управление производством;
- управление процессами измерения продукции;
- управление мониторингом процессов.
-
Планирование проведения аудита
-
Программа аудита
Организация должна проводить аудиторские проверки периодически в запланированное время.
Программа аудита (годовая или на какой-то другой период времени) разрабатывается руководителем службы внутреннего аудита и утверждается уполномоченным представителем руководства по качеству. При этом может быть разработана отдельная программа аудита для каждой системы менеджмента (качества и экологии) или единая программа.
Цель программы аудита – спланировать вид и количество аудитов, обеспечить ресурсами, необходимыми для их проведения.
Программа аудита разрабатывается с учетом статуса и значимости процессов и видов деятельности, реализуемых в системах менеджмента, а также результатов предыдущих проверок.
Статус проверяемого процесса (вида деятельности) характеризуется следующими вариантами:
- процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям и результативен;
-
процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям, но не результативен;
-
процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, но не соответствует установленным требованиям;
-
процесс (вид деятельности) не проходил аудиторской проверки в отчетный период.
Важность проверяемого процесса (вида деятельности) определяется степенью его воздействия на достижение конечных результатов организации в области качества в отчетный период. Состав важных процессов (видов деятельности) на конкретный период времени определяется по результатам анализа систем менеджмента.
Наряду со значимыми процессами (видам и деятельности) при разработке программы аудита учитываются также так называемые, критические процессы (виды деятельности), выполнение которых на определенном этапе может представлять фактическую или потенциальную опасность для качества и (или) экологии. Критические процессы (виды деятельности) определяются по результатам предыдущих аудиторских проверок.
В программу аудита могут включаться проверки отдельных документов, подразделений, процессов и системы в целом, а также проверки поставщиков организации.
Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:
-
планирование и составление графиков аудитов;
-
обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;
-
выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;
-
проведение аудитов;
-
выполнение действий по результатам аудита (если требуется);
-
поддержание записей по программе аудита;
-
мониторинг показателей и результативности программы аудита;
-
отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.
Для малых предприятий количество процедур может быть сокращено до одной по усмотрению организации.
Цели программы аудита могут базироваться на рассмотрении:
-
приоритетов менеджмента;
-
коммерческих намерений;
-
требований системы менеджмента;
-
требований, предусмотренных контрактом и обязательных требований;
-
необходимость оценки поставщика;
-
требований потребителя;
-
потребностей других заинтересованных сторон;
-
рисков организации.
Объем программы аудита зависит от размера, типа и сложности процессов организации.
Можно планировать проверки на календарной основе, когда конкретные процессы и подразделения проверяются через регулярные интервалы времени.
Кроме периодических проверок, могут потребоваться дополнительные проверки. На необходимость дополнительных проверок могут указывать:
-
Результаты анализа предыдущей программы аудита;
-
Несоответствия, выявленные в ходе конкретных аудитов, и требующих проведения внеочередной проверки для подтверждения результативности предпринятых корректирующих действий;
-
Существенные изменения в структуре или деятельности организации. В случаях реорганизации предприятия, внедрения новых технологических или административных процессов, новых процедур необходимо предусмотреть дополнительные аудиты для проверки соответствия новых видов или способов деятельности установленным требованиям.
При определении объёма программы аудита необходимо учитывать следующие факторы:
-
Действующие программы, проекты, контракты;
-
Вероятность внешней проверки. В качестве подготовки к внешнему аудиту разумно провести внеочередную внутреннюю проверку организации;
-
Результаты анализа данных, указывающие на возможность потенциальных проблем.
Изучение этих факторов покажет, требуется ли проверка деятельности конкретного подразделения или нет.
При определении сроков конкретных аудитов необходимо учитывать, какая конкретно информация требуется и к какому времени, а также возможность присутствия проверяемых на месте, предстоящие кадровые перемещения сотрудников и др.
Доведение программы (программ) до соответствующих должностных лиц, координация, корректировка программы (при необходимости), комплектование аудиторских групп и контроль за выполнением программы возлагаются на службу внутреннего аудита.