Тема 7. Технологии работы с документами

Этапы и порядок движения документов.

Организация работы с поступающими («входящими») документами. Прием, организация прохождения и порядок исполнения поступающих («входящих») документов. Порядок организации работы с отправляемыми («исходящими») документами. Правила организации работы с внутренними документами. Учет объема документооборота.

Регистрация документов – составная часть технологии организации работы с документами. Цели и основные принципы регистрации документов. Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Журнальная форма регистрации. Регистрационно-контрольная карточка. Автоматизированная система регистрации и контроля исполнения документов. Правила заполнения основных реквизитов, регистрационно-контрольных форм (РКФ).

Номенклатура дел – основной учетный документ. Понятие «номенклатура дел». Назначение и виды номенклатуры дел. Типовая, примерная и конкретная номенклатура дел. Требования, предъявляемые к составлению и заполнению формы номенклатуры дел организации. Заголовки дел, их систематизация и формулировки в номенклатуре дел. Сроки хранения дел. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, предприятия, учреждения.

Понятие «дело». Признаки заведения дел. Правила формирования различных категорий документов в дела. Децентрализованное (в структурных подразделениях) и централизованное (в службе документационного обеспечения управления) формирование дел. Ответственность за сохранность документов. Выдача документов для временного пользования при хранении их в структурном подразделении.

Понятие «экспертиза ценности документов». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы ценности документов. Требования, предъявляемые к организации и проведению экспертизы ценности документов. Этапы проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов. Работа экспертных комиссий (ЦЭК и ЭК). Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

Технология подготовки дел к передаче в ведомственный архив. Понятие «оформление дела». Основные требования, предъявляемые к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов дела. Составление заверительной надписи, внутренней описи. Оформление обложки дела. Правила передачи дел на хранение в архив.

Тема 8. Особенности работы с документированной информацией ограниченного доступа

Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документированной информацией ограниченного доступа.

Секретность и конфиденциальность в делопроизводстве в органах государственной власти. Документация, относящаяся к государственной тайне, доступ к ней граждан.

Документы, содержащие конфиденциальную информацию. Организация работы с конфиденциальными документами. Прием и регистрация конфиденциальных документов, тиражирование и рассылка документов. Формирование конфиденциальных документов в дела. Использование документов и дел в текущем делопроизводстве. Порядок хранения. Типичные недостатки в работе по обеспечению защиты государственных секретов и высокой эффективности конфиденциального делопроизводства.