5.4Работа с таблицей как с базой данных

5.4.1Создание базы данных

Задание 1. Создать базу данных Продажи (рис. 5.34).

Рис. 5.34 База данных Продажи

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Загрузите табличный процессор Excel.

·Создайте рабочую книгу База данных и сохраните ее в папке Excel.

·На Листе1 введите в ячейки 1:D1А соответственно имена полей БД–

Менеджер; Товар; Месяц; Сумма, тыс. р. Затем выделите указанные

ячейки и измените их фон, апример, на желтый, воспользовавшись на вкладке Главная в группе Шрифт раскрывающимся списком Цвет заливки.

· Не оставляя пустых строк после первой введенной ,строкивводите значения полей первой записи, второй записи и т..д, указанные в задании.

Для ускорения ввода выполните следующее:

- повторяющиеся значения поляМенеджер (Мороз А.И., Брель Л.В.,

Зенько О.Н.) введите в ячейки А2:А4, поля Товар (ноутбуки, флэшки,

диски) – в ячейки В2:В4, поля Месяц (январь, февраль, март) – в ячейки С2:С4;

- отобразите область задач Буфер обмена, нажав на вкладке Главная

83

соответствующие ячейки таблицы.

· Сохраните книгу База данных в папке Excel.

5.4.2 Сортировка данных базы

Задание 2. Выполнить простую сортировку записей БД Продажи:

•по убыванию значений поля Сумма, тыс. р.;

•в алфавитном порядке значений поля Товар.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Для сортировки по полюСумма, тыс. р выделите любую ячейку этого поля и на вкладкеГлавная в группе Редактирование из раскрывающегося списка Сортировка и фильтр выберите Сортировка от максимального к минимальному. Проанализируйте результат сортировки.

·Для сортировки по полюТовар выделите любую ячейку этого поляи на

вкладке Данные в группеСортировка и фильтр нажмите кнопку

[Сортировка от А до Я]. Проанализируйте результат сортировки.

Задание 3. Выполнить сложную сортировку записей ПродажиБД –

рассортировать ее записи в алфавитном порядке значений поля Менеджер, а

записи о каждом менеджере– по возрастанию значений поляСумма, тыс.

р.

84

- нажмите кнопку [Добавить уровень] и аналогично задайте параметры сортировки по полю Сумма, тыс. р. (рис. 5.35).

· Проанализируйте результат сортировки.

5.4.3 Работа с базой данных на основе формы

Задание 4. Используя форму, выполнить следующие операции с БД

Продажи:

4.1. добавить в БД новую запись:

½Зенько О.Н. ½ноутбуки½ март½17000½

4.2.выбрать из БД запись о продажах менеджером Мороз .Адисков.И в январе и удалить ее;

4.3.выбрать из БД записи о продажах на сумму, большую или равную 500

тыс. р.;

4.4. выбрать из БД записи о менеджерах, фамилии которых начинаются с

85

буквы «М».

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· На Панели быстрого доступа разместите кнопку [Форма] (см. задание 1

в пункте 5.1.1).

·Выполните задание 4.1:

-откройте форму для работы с ,БДдля чего установите курсор на

любую ячейку БД и нажмите кнопку[Форма] на Панели быстрого

доступа. Появится форма, в которой отображена первая запись БД, вида,

как на рис. 5.36;

-нажмите в форме [Добавить] и введите значения полей добавляемой записи, указанные в задании;

-закройте форму кнопкой [Закрыть]. Обратите внимание на появление новой записи в БД.

Рис. 5.36 Форма для работы с БД Продажи

· Выполните задание 4.2:

- откройте форму. Для поиска в БД нужной записи нажми

[Критерии];

- задайте условие отбора записей: в поле Менеджер наберите значение

Мороз А.И., в поле Товар – диски, в поле Месяц – январь;

86

-для просмотра отобранной записи нажмите в форме [Далее];

-для удаления найденной записи нажмите в форме[Удалить]. В

появившемся окне подтвердите удаление, нажав [ОК];

-закройте форму. Обратите внимание, что найденная запись удалена из БД.

·Выполните задание 4.3:

-откройте форму и нажмите в ней[Критерии]. Задайте условие отбора

записей – в поле Сумма, тыс.р. наберите >=500, а затем

просматривайте отобранные записи, нажимая [Далее];

-по завершении просмотра закройте форму.

·Выполните задание 4.4:

-откройте форму и нажмите в ней[Критерии]. В поле Менеджер

наберите букву М, а затем просматривайте отобранные записи, нажимая

[Далее];

- по завершении просмотра закройте форму.

5.4.4 Фильтрация данных

продажах:

5.1.флэшек и дисков;

5.2.менеджеров, фамилии которых начинаются с буквы «Б»;

5.3.менеджеров, Ф.И.О. которых содержат инициалы «О.Н.»;

5.4.ноутбуков менеджером Мороз А.И.;

5.5 на сумму от 1000 до 15000 тыс. р.;

5.6.с 5-ю наибольшими суммами;

5.7.на сумму выше среднего.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Задайте автофильтр. Для этого сделайте активной любую ячейку БД и выберите команду: вкладка Данные/группа Сортировка и фильтр/кнопка

87

[Фильтр]. В результате справа от имен полей БД появятся кнопки раскрытия списка.

· Выполните задание 5.1:

- раскройте список поляТовар, оставьте флажок только у значений

флэшки и диски и нажмите [ОК];

- проанализируйте результат фильтрации. Обратите внимание, что у

поля Товар вместо кнопки автофильтра появилась кнопка , что сигнализирует о том, что фильтр применен по данному полю;

- раскройте список поля Менеджер и в появившемся меню выберите

Текстовые фильтры, а затем – начинается с;

- в открывшемся окнеПользовательский автофильтр в позицию курсора наберите букву Б (рис. 5.37) и нажмите [ОК].

Рис. 5.37 Окно Пользовательский автофильтр

-проанализируйте результат фильтрации, а затем отмените его, как это делали в предыдущем задании.

·Выполните задание 5.3:

-раскройте список поляМенеджер и в меню выберитеТекстовые фильтры, а затем – содержит;

88

- в окне Пользовательский автофильтр в позицию курсора наберите

О.Н. и нажмите [ОК];

-проанализируйте результат автофильтра, а затем отмените его.

·Выполните задание 5.4:

ноутбуки и нажмите [ОК];

-проанализируйте результат автофильтра по двум полям, а затем отмените его командой: вкладка Данные/ группа Сортировка и фильтр/ кнопка [Очистить].

·Выполните задание 5.5:

-раскройте список поля Сумма, тыс.р. и в меню выберите Числовые фильтры, а затем – между;

- в окне Пользовательский автофильтр задайте условие отбора

записей так, как на рис. 5.38, и нажмите [ОК];

Рис. 5.38 Условие отбора в задании 5.5

-проанализируйте результат фильтрации, а затем отмените его.

·Выполните задание 5.6:

-раскройте список поля Сумма, тыс.р. и в меню выберите Числовые фильтры, а затем – Первые 10;

-в открывшемся окне Наложение условия по спискузадайте условие

89

отбора записей так, как на рис. 5.39, и нажмите [ОК];

Рис. 5.39 Условие отбора в задании 5.6

-проанализируйте результат фильтрации, а затем отмените его.

·Выполните задание 5.7:

-раскройте список поля Сумма, тыс.р. и в меню выберите Числовые фильтры, а затем – Выше среднего. Проанализируйте результат фильтрации, а затем отмените его.

·Отмените автофильтр командой: вкладка Данные/группа Сортировка и фильтр/ [Фильтр].

Задание 6. Используя расширенный фильтр, выбрать из БДПродажи

записи о менеджерах, у которых фамилии начинаются с буквы «М» или были продажи товара в феврале.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Сформируйте диапазон критериев отбора:

-имена полей Менеджер и Месяц, задействованные в условии отбора записей, скопируйте в две любые смежные ячейки рабочего листа(не примыкающие к диапазону БД), например, справа от БД, соответственно

вячейку F1 и G1;

-под именами полей укажите требуемые для отбора значения: в ячейку

F2 введите М, а в ячейку G2 – февраль.

· Задайте первую строку диапазона результатов . отбораДля этого скопируйте первую строку с именами полей БД ниже самой, оставивБД пустой хотя бы одну строку под ней, например, в ячейки диапазона А17:D17.

Примечание. В диапазоне результатов можно указывать не все, а выборочные поля БД.

· Установите курсор на любую ячейку БД и выберите команду вкладка

90

Данные/ группа Сортировка и Фильтр/кнопка [Дополнительно].

- в поле Исходный диапазон Excel автоматически определяет диапазон ячеек, занимаемых БД. Если данный диапазон не совпадает с нужным,

Расширенный фильтр-Исходный диапазон для возврата к исходному окну;

А17:D27, предположительно достаточных для отображения результата фильтрации;

-поставьте флажок Только уникальные записи и нажмите [ОК].

·Проанализируйте результат расширенного фильтра.

91

· Переименуйте Лист1, дав ему имя Фильтр.

5.4.5 Подведение частных и общих итогов Задание 7. По данным БДПродажи определить, на какую сумму продал

товаров каждый менеджер(подвести частные итоги) и на какую сумму продали товаров все менеджеры (подвести общий итог).

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Скопируйте БД с листа Фильтр на Лист2, начиная с ячейки А1.

·Выполните сортировку записей БД наЛисте2 в алфавитном порядке значений поля Менеджер.

·Установите курсор на любую ячейку БД и выберите команду: вкладка

Данные/группа Структура/кнопка [Промежуточный итог].

· В открывшемся окнеПромежуточные итоги (рис. 5.41) оставьте без изменения установки Excel по умолчанию, так как необходимо подводить итоги при каждом изменении значения поляМенеджер – суммировать значения поля Сумма, тыс. р. Нажмите [ОК].

Рис. 5.41 Окно Промежуточные итоги

В результате в БД вставляются записи с итогами и слева от них отображается панель управления итогами, как на рис. 5.42.

92

Рис. 5.42 БД Продажи с итоговыми записями

·Отобразите только итоговые записи, используя на панели управления итогами кнопки со знаком«-». Затем отобразите их совместно с группами записей БД, используя кнопки со знаком «+».

·Переименуйте Лист2, дав ему имя Итоги.

5.4.6 Создание сводной таблицы Задание 8. На основе БД Продажи создать сводную таблицу, позволяющую

проводить анализ продаж товаров менеджерами по месяцам квартала года в различных разрезах. Сводную таблицу разместить на том же листе, что и БД.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Скопируйте БД с листа Фильтр на Лист3, начиная с ячейки А1.

·На Листе3 установите курсор на любую ячейку БД и выберите команду:

вкладка Вставка/группа Таблицы/кнопка [Сводная таблица].

· В открывшемся окне Создание сводной таблицы (рис. 5.43) выполните следующее:

93

Рис. 5.43 Окно Создание сводной таблицы

- в группе Выберите данные для анализаоставьте переключатель в положении Выбрать таблицу или диапазон автоматически определенный табличным процессором Excel диапазон БД.

- установите переключатель в положениеНа существующий лист и в поле Диапазон укажите адрес ячейки рабочего листа, начиная с которой желаете разместить сводную таблицу, например, F1;

- нажмите [ОК]. В результате на рабочем листе появится пустая сводная таблица (начиная c ячейки F1) и область Список полей сводной таблицы, в которой создается ее макет и производится ее настройка, как на рис. 5.44.

94

Рис. 5.44 Пустая сводная таблица и область Список полей сводной таблицы

· В области Список полей сводной таблицысоздайте макет сводной

таблицы следующим образом:

-поле Менеджер перетащите мышью в область Названия строк;

-поле Товар – в область Названия столбцов;

-поле Месяц – в область Фильтр отчета;

-поле Сумма, тыс.р. – в область Значения;

-закройте область Список полей сводной таблицы.

Врезультате будет создана сводная таблица вида, как на рис. 5.45.

Рис. 5.45 Сводная таблица для анализа сумм продаж

Примечание. Для изменения порядка полей в сводной таблице перетаскиваются поля вобласти Список полей сводной таблицы из одной области макета в другую. Для удаления поля в области макета следует щелкнуть по удаляемому полю и из появившегося меню выбрать команду Удалить поле.

Задание 9. Пользуясь сводной таблицей, проанализировать суммы продаж:

9.1. в январе;

95

9.2.менеджером Мороз А.И. в январе;

9.3.дисков в 1-м квартале всеми менеджерами;

9.4.дисков и ноутбуков в феврале всеми менеджерами;

9.5.товара в 1-м квартале менеджером Брель Л.В.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Раскрывайте список у полей, задействованных в условиях отбора,

указанных в задании, и выбирайте требуемые значения.

Задание 10. Создать сводную таблицу для анализа количества продаж:

10.1.товара в феврале всеми менеджерами;

10.2.дисков в январе всеми менеджерами;

10.3.товара менеджером Брель Л.В. в марте;

10.4.ноутбуков в 1-м квартале менеджером Бос Д.С.

10.5.флэшек менеджерами Мороз А.И. и Зенько О.Н. в 1-м квартале;

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Для анализа количества продаж в сводной таблице замените используемую статистическую операцию Сумма на Количество:

- выделите любую ячейку области данных сводной таблицы;

- на появившейся вкладке Параметры раскройте список Вычисления,

а затем список Итог по и выберите операцию Количество. В результате будет создана сводная таблица для анализа количества продаж вида, как на рис. 5.46.

Рис. 5.46 Сводная таблица для анализа количества продаж

· Раскрывайте список у полей, задействованных в условиях отбора,

указанных в задании, и выбирайте требуемые значения.

96

·Переименуйте лист со сводной таблицей, дав ему имя Свод.

·Сохраните книгу База данных.

5.4.7 Использование технологии слияния

Задание 11. Подготовить для рассылки трем получателям (например, Ильину Анатолию Петровичу, Лобач Дмитрию Николаевичу, Горгуну Сергею Ивановичу) письма нижеприведенного содержания (рис. 5.47). Бланк письма сохранить в файлеБланк, а созданные для рассылки письма– в файле

Письма в папке Excel.

☼БелСофт

Уважаемый (ая) !

Сообщаем Вам, что 1 ноября 2011 г. в офисе компании состоится презентация новой версии автоматизированной бухгалтерской системы

«Бухгалтерия -1С».

·Создайте рабочую книгу Получатели и сохраните ее в папке Excel.

·На Листе1данной книги, начиная с ячейки А1, создайте таблицу как базу данных (рис. 5.48):

Рис. 5.48 База данных Получатели письма

·Сохраните и закройте книгу Получатели.

·В Word создайте документ – бланк письма, приведенный на рис. 5.14.

Символ логотипа компании(☼) выберите на вкладке Вставка в группе

97

Символы, нажав кнопку [Символ], из шрифта обычный текст. Можно

вставить любой другойсимвол. Сохраните созданный документ в файле с

именем Бланк в папке Excel.

·В документе Бланк установите курсор после слова Уважаемый (ая).

·С целью вставки в данную позицию значений полейФамилия, Имя,

Отчество созданной БД, активизируйте Мастер, выбрав на вкладке

Рассылки в группе Начало слияния из раскрывающегося списка Начать слияние команду Пошаговый мастер слияния. Появится область задач

Слияние.

·Организуйте слияние, отвечая на запросы Мастера слияния:

-Этап 1. В окне Выбор типа документа оставьте переключатель в положении Письма и щелкните по ссылке Далее. Открытие документа;

письма;

- Этап 4:

98

-в окне Создание письма щелкните по ссылке Другие элементы;

-в окне Добавление поля слияния оставьте переключатель в положении Поля базы данных и при выделенном полеФамилия

просмотрите письма (они имеют вид, как на рис. 5.49) и щелкните по ссылке Далее. Завершение слияния;

-Этап 6:

-в окне Завершение слияния щелкните по ссылке Изменить часть писем;

-в окне Составные новые документы оставьте переключатель

Объединить записи в положении Все и нажмите [ОК].

Рис. 5.49 Вид писем для рассылки

99

Письма в папке Excel.

Задание 12. Представить преподавателю результаты работы в папкеExcel с

файлами База данных, Бланк, Получатели, Письма.

Задания для самостоятельной работы Задание 1. Используя возможности сортировки, определить на основании информации БД Продажи:

1)наилучшего менеджера в каждом месяце;

2)наилучшего менеджера по продаже каждого вида товара.

Задание 2. Используя возможности автофильтра, выбрать из БД Продажи

записи о продаже флэшек или дисков.

Задание 3. С помощью расширенного фильтра отобрать записи

Продажи:

1)о менеджерах, у которых были продажи на сумму или 350, или 500 тыс. р.;

2)о продажах в январе или о продажах на сумму более 2000 тыс. р.

Задание 4. Используя возможности подведения итогов, определить на

основании информации БД Продажи:

1)сумму продаж менеджерами каждого вида товара;

2)среднюю сумму продаж товара менеджерами в каждом месяце;

3)количество продаж каждым менеджером.

Задание 5. Создать сводную таблицу для анализа оплаты труда работников на основе базы данных нижеприведенной структуры. В БД предусмотреть сведения о трех работниках, которым были произведены начисления (оклад,

100

премия, надбавка за стаж, материальная помощь) в летний период года.

Ф.И.О. работника Вид начисления МесяцНачислено, тыс. р.

101