6 Управление закупками

6.1.Для анализа закупочной деятельности составим схему организационной структуры службы, занимающейся закупками сырья и материалов в производственной организации, отображенную на рисунке 6.1.

Начальник отдела

Зам. начальника отдела по материально техническому снабжению

Зам. начальника отдела

Заведующий складом центральным

Центральный

склад

Бюро материально технического снабжения

Заведующий складом

Склад

Техник по планированию

Экономист по материально техническому снабжению

Учетчик

Учетчик

Старший диспетчер

Диспетчер

Инженер по материально техническому снабжению

Инженер – технолог

Рисунок 6.1 – Структурная схема управления отдела снабжения и внешней кооперации

Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия.

Основной задачей службы материально-технического обеспечения - является своевременное и бесперебойное обеспечение предприятия сырьем и материалами, комплектующими и сопутствующими изделиями, запасными частями для подвижного состава, разнообразными средствами производства при использовании эффективной и рациональной схемы их закупки.

Управление материально-технического обеспечения представляет собой организационно-структурное подразделение предприятия, в обязанности которого входят поставка на предприятие основных и вспомогательных материалов, топлива, оборудования, инструментов и технологической оснастки, запасных частей для подвижного состава, аппаратов и агрегатов. Материально-техническим снабжением на предприятии занимается управление закупок. Кроме того, право на оформление контрактов по закупке запасных частей и деталей к механизмам предоставлено отделам главного механика и энергетика. Решение о заключении контрактов на поставку товарно-материальных ценностей принимается коллегиально, с обязательным предоставлением альтернативных вариантов и оформлением экономического обоснования.

Организация материально-технического снабжения на предприятии представляет собой взаимосвязанную систему, обеспечивающую регулирование производства и сбалансированность его ресурсов с производственной программой по выпуску и реализации продукции, а также снижение затрат на их приобретение. В целях совершенствования системы снабжения необходима реализация следующих мер: организация приобретения основных видов товарно-материальных ценностей на тендерной основе; обеспечение контроля за конъюнктурой цен; приобретение сырьевых ресурсов по прямым поставкам, минимизируя число посредников; снижение удельного веса импортного сырья, материалов и комплектующих;топтимизация запасов сырьевых ресурсов на складах, товаров в пути.

В 2014-2015 г.г. будет продолжена работа по приобретению материалов на тендерной основе, по мере увеличения оборотных средств на предприятии будет производиться закупка материалов у заводов – изготовителей, минуя посредников.

Основными закупаемыми продуктами на ОАО «Мозырьсельмаш» являются комплектующие к производимой продукции на заводе ( масляные и водяные насосы, приводы гидронасоса, пневмокомпресоры, тахоспидометры и т.д.).

Планы потребности в материальных ресурсах на различные нужды: выпуск продукции, товары народного потребления, ремонтно-эксплутационные нужды на ОАО «Мозырьсельмаш» утверждаются директором.

С целью обеспечения установленных объёмов реализации на ОАО «Мозырьсельмаш» используется гибкий подход в системе оплаты за продукцию потребителями. При оплате продукции, поставляемой на конвейер, предоставляется отсрочка платежа, которая зависит от объемов поставок продукции, стратегических целей освоения рынков.

Основными странами поставщиками закупаемой продукции являются Украина, Россия, Италия, Чешская Республика 

Проанализируем договорную работу на предприятии.

Основным условием в заключение договора является отсрочка платежа от 15-30 календарных дней, вторым является цена, а третьим качество и наличие брака.

Рассмотрим договор на закупку упаковочного изделия с ОАО «Мозырьсельмаш» (Беларусь) и ЗАО «Smurfit Карра Baltic» (Литва) и договор РУП «МТЗ»(Беларусь) и ОАО «Мозырьсельмаш» (Беларусь) на закупку горячих штамповок, чугунного литья, точного стального литья.

1. ОАО «Мозырьсельмаш» (Беларусь) и ЗАО «Smurfit Карра Baltic» (Литва) закупка упаковочных изделий

В договоре указывается преамбула, предмет договора, тара, заказ и порядок поставки, цена, сумма договора и условия оплаты, качество прием упаковки, ответственность сторон, арбитраж, форс-мажор, прочие условия договора, срок действия и расторжения договора и юридические адреса сторон.

Одним из существенных условий договора является цена, устанавливаемая на закупаемую продукцию. Валюта для цены в данном договоре указывается в Евро (EUR) и сумма поставки составляет ориентировочно 100 000 (сто тысяч) Евро без НДС, цены устанавливаются в спецификациях, являются договорными на каждую партию Упаковки.

В случае изменения цены на Упаковку после заключения настоящего договора, Продавец направляет покупателю письменное уведомление об изменении цены, не позднее 10 рабочих дней до даты введения новой цены. Изменение цены подтверждается дополнительным соглашением к договору.

Также неотъемлемой частью договора является заказ и порядок поставки Упаковки, где в указанные сроки Продавец обязан поставить товар, а покупатель получить его в соответствии с условиями договора приложение

Доставка Упаковки и ее качество должны соответствовать всем требованиям, указанным в договоре.

Все споры и разногласия или требования, возникающие Из настоящего Договора, разрешаются путем проведения переговоров, если проведение переговоров предоставляется невозможным, любой спор, разногласие или требование разрешаются в международном Арбитражном Суде при торгово-промышленной палате Литовской Республики в соответствии с регламентом арбитражного суда.

Из данного договора можно сделать вывод, что закупка упаковочных изделий ОАО «Мозырьсельмаш» (Беларусь) в ЗАО «Smurfit Карра Baltic» (Литва) выгодна тем, что Продавец прописывает в договоре не только поставку и цену Упаковки, а арбитраж и форс-мажор, прочие условия договора и самое главное дает отсрочку платежа в размере 15 календарных дней с момента поступления Товара на склад Покупателя.

2. РУП «МТЗ» (Беларусь) и ОАО «Мозырьсельмаш» (Беларусь) на закупку горячих штамповок, чугунного литья, точного стального литья.

В договоре указывается преамбула, предмет договора и номенклатура, порядок и срок поставки продукции, качество, комплектность, цена и порядок расчетов, договорная сумма, особые условия договора, срок действия и юридические адреса сторон.

Главным условием договора является срок поставки продукции. Отгрузка продукции происходит в многооборотной, окрашенной и промаркированной металлической таре, которая подлежит возврату в 30-ти дневной срок. За просрочку металлической тары до 15 дней Покупатель уплачивает Поставщику штраф в размере 150% стоимости невозвращенной в срок металлической тары, а свыше 15 дней – 300 %. Анализируя пункт договора можно сказать, что у Поставщика товара жесткие условия договора, чем у стран дальнего зарубежья, но более выгодные условия по транспортировки и возврату товара на завод-изготовитель.

В случае обнаружения некачественной или некомплектной продукции вывоз представителя Поставщика обязателен. При неудовлетворительных условиях обрабатываемости отливок из чугуна у Покупателя из-за наличия структурно-свободного цементита Поставщик производит отжиг возвращенной партии согласно ТД. Так, например, в договоре с ЗАО «Smurfit Карра Baltic» (Литва) если некачественная Упаковка составляет меньше 1 % количества доставленной партии Упаковки, претензии покупателем не выставляются.

Анализируя договоры на закупу товаров у местного производителя (РУП «МТЗ» (Беларусь)) и у производителя дальнего зарубежья (ЗАО «Smurfit Карра Baltic» (Литва)), можно отметить, что страны дальнего зарубежья более тщательно походят к разработке и заключению договора на поставку товара, прописывая не только главные условия: цена, качество, сроки поставки, но и форс-мажорные обстоятельства, прочие условия договора и т.д. Это свидетельствует о совершенствовании договорной работы на предприятии.

Решая вопрос о закупке товаров отдел «закупок» служба использует данные за несколько лет о динамике и структуре товарооборота и товарных запасов, изучает факторы, определившим такой результат. Эта информация необходима, чтобы правильно обосновать объем закупок. При этом главной задачей оптового предприятия при планировании оптовых закупок при планировании оптовых закупок является определение уровня товарных запасов, при котором обеспечивалось бы бесперебойное снабжение этими товарами покупатель и не образовывался избыток этих товаров на складе.

Снижение объема поставок и материалов и комплектующих по импорту возможно при условии разработки согласованной программы с предприятиями РБ, но для этого требуются дополнительные средства по приобретению технологического оборудования, наличие производственных мощностей. Несмотря на эти условия, службами завода ведется работа по снижению объемов приобретаемых материалов и комплектующих из-за пределов Республики Беларусь.

Задачи отдела:

- организация и обеспечение планомерного и бесперебойного снабжения всех подразделений завода сырьем, основными и вспомогательными материалами, полуфабрикатами и другой продукцией производственно-технического назначения;

- выбор и осуществление наиболее экономических форм материально-технического снабжения, рациональных производственных связей по поставкам продукции;

- разработка и внедрение прогрессивных норм запасов материальных ресурсов, обеспечение стабильности и комплектности этих запасов;

- своевременное и комплексное снабжение завода необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и другими материальными ценностями, необходимыми для его производственной программы, ремонтных и эксплуатационных нужд завода;

- рациональная организация складного хозяйства, обеспечение сохранности, наиболее экономного и целесообразного использования материальных ценностей;

- повышение уровня технико-экономического обоснования планов материально-технического снабжения завода путем широкого использования и планирования прогрессивных нормативов и балансовых расчетов на базе широкого применения компьютерной техники.

Функции отдела:

- организация разработки перспективных и текущих планов по направлениям народнохозяйственных задач и руководство ею;

- составление и своевременное представление в установленные сроки поставщикам и другим планирующим организациям заявок, расчетов и спецификаций на материальные ресурсы, рассматриваемые в плановом порядке с обоснованием и расчетами их потребности, организация своевременной и полной реализации выделенных на эти цели фондов;

- разработка, контроль и анализ применения номенклатуры и ценников на все виды сырья, основных и вспомогательных материалов;

- составление расчетов потребности и балансов обеспеченности завода материальными ресурсами;

- разработка, внедрение, анализ и контроль применения нормативов запасов сырья, топлива, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий в номенклатурном и ценностном выражениях для всех складов и цехов завода;

- ведение работы по снижению стоимости снабженческих операций и принятие мер по ускорению оборачиваемости выделяемых для этой цели средств;

- составление и предоставление в соответствующие отделы завода и другие органы и учреждения расчетов, объяснений и обоснований по арбитражным и судебным делам, касающимся вопросов материально-технического снабжения, а также принятие в необходимых случаях участия в разборе дел в арбитражных и судебных органах;

- совместная с отделом главного технолога разработка мероприятий по экономии материалов и замене дефицитных материалов менее дефицитными и мероприятий по использованию образующихся отходов производства;

- совместное с отделом технического контроля осуществление приема материальных ценностей, поступающих на склады отдела;

- принятие на основании данных, полученных от ОТК, о браке материалов решений о замене забракованных материалов;

- получение фондов и нарядов на материалы, своевременная их реализация и ведение оперативного учета их поступления;

- сообщение поставщикам о замене материала при изменении его характеристик, сроков поставки и т.д., оформление необходимых документов для дальнейшей поставки;

- разработка и осуществление мероприятий по всем вопросам, связанным с материально-техническим снабжением, обеспечивающим ритмичную работу завода;

- расчет потребности цехов в материалах, необходимых для выполнения планов, установление по ним лимитов, оформление отпуска материалов цехам и контроль правильности их использования;

- систематическое ведение наблюдений за состоянием запасов на всех складах завода и его цехов, выявление образования излишних, ненужных запасов и принятие мер для их предупреждения;

- подготовка и оформление всех необходимых докуме6нтов для закупки импортных материалов;

- оформление карты разрешения на использование материалов в пределах выделенных лимитов, прибывших с отклонением от ГОСТов;

- принятие мер по расширению прямых хозяйственных связей с заводами поставщиками и снабженческими организациями по вопросам поставок материалов, полуфабрикатов и других предметов с предоставлением соответствующих спецификаций, реквизитов, сроков поставки и других необходимых данных;

- организация проверки счетов поставщиков и ведение контроля расчетов с ними;

- принятие на склады всех прибывающих на завод от поставщиков материалов;

- произведение в соответствии с действующими положениями и инструкциями сортировки, обработки и хранения материальных ценностей;

- подготовка к отпуску и отпуск цехам и отделам материалов, оборудования, топлива и других предметов по установленным лимитам;

- своевременное оформление в учетных документах всех складских операций по приему и отпуску материалов и прочих предметов, по перемещению их между складами, по отправке сторонним организациям;

- оснащение складов погрузочно-разгрузочными механизмами, стеллажами, оборудованием, весовыми и измерительными приборами;

- содержание складских помещений, оборудования, погрузочно-разгрузочных механизмов в технически исправном состоянии;

- разработка и осуществление организационно-технических мероприятий, направленных на улучшение работы складского хозяйства;

- периодическое проведение выборочной инвентаризации находящихся материальных ценностей с привлечением к участию в инвентаризации отделов внешней кооперации, главного механика, главного энергетика, ОКСа, бухгалтерии;

- оформление совместно с отделом технического контроля рекламации для предъявления поставщикам на недоброкачественный материал или недостачу;

- организация ведения складского хозяйства материально-ответственными лицами в строгом соответствии с инструкциями, составленными на основании действующих руководящих материалов;

- разработка и внедрение рациональной документации, связанной с заявками, приходом, движением и расходом материальных ценностей на заводе;

- анализ состояния материально-технического снабжения на заводе;

- ведение оперативного учета и отчет по материально-техническому снабжению подразделений и предоставление сводной отчетности в установленном порядке.

6.2.Руководство подразделением осуществляет начальник, который подчиняется непосредственно заместителю директора по маркетингу и коммерческим вопросам.

Первоочередной задачей ОС и ВК является обеспечение устойчивого положения предприятия на рынке путем своевременного и комплектного снабжения производства высококачественными материальными ресурсами, которые позволяют выпускать конкурентоспособную продукцию.Основными же задачами ОСиВК Осиповичского завода автомобильных агрегатов являются:

 закупка, хранение сырья, материалов и комплектующих изделий, а также закупка работ и услуг для основного производства и подготовки производства, экспериментальных нужд, изготовления нестандартного оборудования, ремонта зданий;

 закупка современных машин, оборудования и материалов;

 достижение результативности использования средств производства посредством закупки наиболее экономичных видов материалов, ресурсосберегающих машин и оборудования;

 снижение издержек производства.

К функциям, выполняемым службой закупок ОАО «ОЗАА», относятся:

-обеспечение годовой, квартальной и месячной потребности в сырье, материалах и комплектующих изделий для выполнения плана производства и ремонтно-эксплуатационных нужд;

- разработка текущих и перспективных планов материально- технического снабжения предприятия;

- представление в установленные сроки заявок поставщикам;

- заключение договоров по ОСиВК предприятия, контроль за их выполнением, соблюдение договорной дисциплины и хозяйственных интересов предприятия;

- оперативная работа по реализации договоров, завозу сырья, материалов и комплектующих изделий на склады, обеспечивающая своевременную поставку материалов, необходимых для обеспечения производственной программы;

- обеспечение приемки товаров по количеству, составление актов при недостаче в порядке и сроки, установленные Положением о приемке по количеству и качеству;

- расчет нормы запаса остатков материалов, оперативный контроль за состоянием запасов материалов на базе программного обеспечения;

-возврат поставщику некачественных товаров;

-организация работы складского хозяйства, приемка поступающих на предприятие материальных ценностей, хранение и отпуск;

-анализ и выбор поставщиков продукции в соответствии с нормативными правовыми актами РБ и действующими на предприятии системой менеджмента качества, управления охраной окружающей среды и охраны труда, а также систематический контроль за своевременным выполнением поставщиками обязательств по договорам, предъявление претензий к поставщикам за нарушение ими обязательств и рассмотрение претензий;

-осуществление систематического контроля за соблюдением цехами установленных норм расхода материалов.

6.3. Рассмотрим практику планирования закупок на ОАО «Мозырьсельмаш».

Экономист ежегодно разрабатывает план обеспечения материалами и сырьем по группам материалов, который согласовывается с начальником ОСиВК и утверждается заместителем директора по маркетингу и коммерческим вопросам. При изменении номенклатурного плана производства в течение года на основании данных ПДО и предписаний ОГТ производится перерасчет потребности в материалах, сырье и комплектующих изделиях.

Для составления годовых заявок на материальные ресурсы, расчетов на потребность комплектующих изделий, сборочных единиц, необходимых заводу для выполнения плана производства, не позднее 15 декабря текущего года направляются следующие данные подразделениями:

- номенклатурный план производства на будущий год – производственно-диспетчерский отдел;

- сводные специфицируемые нормы расхода материалов, сырья и комплектующих изделий основного производства и для подготовки производства – отдел главного технолога ;

- расчет потребности материалов на экспериментальные нужды – отдел главного конструктора ;

- расчет материалов на изготовление нестандартного оборудования и ремонт зданий;

- расчет потребности материалов на ремонтно-эксплуатационные нужды – главный энергетик и главный механик;

- расчет потребности спецодежды, спецобуви, защитных средств, противопожарного инвентаря, остатки материалов, сырья и комплектующих изделий – начальники цехов и отделов;

- расчет потребности в лабораторной посуде и химических реактивах – начальник центральной заводской лаборатории .

В течение отчетного периода подразделения завода подают заявки на приобретение материалов, необходимых для изготовления внеплановой продукции. При планировании ежемесячных закупок учитываются остатки материалов и комплектующих изделий на складах. Инвентаризационную опись материальных ценностей бухгалтер склада представляет экономисту ОСиВК. Основные этапы планирования представлены в таблице

Таблица 6.1 - Основные этапы планирования закупок

Наименование подразделения	Наименование разрабатываемого документа (плана)	Планируемые показатели	Сроки составления плана
1	2	3	4
БМТС	Годовой план производства	Потребности в материальных ресурсах	До 15 декабря текущего года

Примечание- Источник: собственная разработка на основе данных предприятия

6.4. Расчет потребности в материалах осуществляется согласно необходимой потребности, данные о которой поступают из производстенно-диспетчерского отдела, и установленным нормативам, поступающим из отдела главного технолога.

6.5. Производственные мощности организации включают в себя различные группы технологического оборудования, необходимого для процесса производства: металлорежущее (станки), кузнечно-прессовое (пресса, ножницы, трубогибы, термопластавтоматы и т.п.), литейное (оборудование для производства алюминиевого литья), сварочное, термическое (термические и электропечи), оборудование для металлопокрытий и покраски (окрасочные камеры), так же прочее (швейное, деревообрабатывающее и т.д.).

На производстве в технологических процессах задействовано 823 единицы различного технологического оборудования.

Возрастной состав оборудования, шт.:

- до 5 лет – 33 ед. – 4,0 %;

- от 5 до 10 лет – 118 ед. – 14,3 %;

- от 10 до 15 лет – 74 ед. – 9,0 %;

- от 15 до 20 лет – 57 ед. – 7,0 %;

- от 20 лет и выше – 541 ед. – 65,7 %

6.6. Запасы готовой продукции на складах в 2013 году характеризуются следующими данными, представленными в таблице 6.2.

Таблица 6.2. - Запасы готовой продукции на складах

Период	Запасы готовой продукции на складах на 1-е число месяца, следующего за отчетным (млн. руб.)	Объем производства продукции (работ, услуг) в фактических ценах (млн. руб.)	Среднемесячный объем производства (млн. руб.)	Норматив запасов готовой продукции (%)
Январь	9 108	48 062	48 062	19,0
февраль	10 083	52 216	50 139	20,1
Март	11 912	47 190	49 156	24,2
Апрель	10 259	43 535	47 751	21,5
Май	12 889	40 303	46 261	27,9
Июнь	12 801	42 952	45 710	28,0
Июль	12 564	43 088	45 335	27,7
Август	13 273	45 746	45 387	29,2
сентябрь	15 037	47 909	45 667	32,9
октябрь	13 555	45 628	45 663	29,7
ноябрь	13 263	31 984	44 419	29,9
декабрь	6 682	24 331	42 745	15,6
Итого за 2013 год		512 944

Примечание –Источние: собственная разработка на основании данных предприятия

Из данных таблицы видно, что остатки готовой продукции на складах на первое число каждого месяца 2013 года (за исключением сентября), следующего за отчетным месяцем, оставались в пределах установленного норматива 30,0% и фактически составили на 1.01.2014 года 15,6% к среднемесячному объему производства промышленной продукции в действующих ценах за 2013 год.

Основную долю в структуре запасов готовой продукции занимают узлы и детали к автомобилям, удельный вес которых на конец 2013 года составил 79,4%.

По формуле 19 рассчитаем ожидаемые остатки стали листовой на начало 2013 г.

О_н =П_м – З-МВР = 500,9-497,7=3,2 (млн.руб.)_{_} (19)

6.7.Составить баланс материально-технического обеспечения предприятия основными материалами по следующей форме:

Таблица 11 - Баланс МТО

Наименование материала	Единицы измерения	Потребность в материалах						Источники удовлетворения потребности
		всего на плановый период, год	в том числе					Остатки на начало планового периода	Мобилизация внутренних ресурсов	Объем закупки в плановом периоде, год (квартал)
			на производство продукции	на ремонтно-эксплуатационные нужды	на капитальное строительство	на прочие нужды	на переходящий запас на конец планового периода
Полотно	кв.м	220	220	-	-	-	8,5	3,2	-	225,3
Пластик АБС	т	720	720	-	-	-	26	10,5	-	735,5
Сталь листовая, 2 мм, 1,4х2х08	т	500,9	481	6	2	1	10,9	3,2		497,7

Примечание.Источник: собственная разработка на основе данных предприятия