10. Смотреть №9
11Билет. Оптимизация календарного плана проекта по распределению ресурсов.
Работы проекта для своего выполнения требуют разнообразных ресурсов. На данном шаге определяется перечень и количество ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта.
После определения перечня ресурсов строят матрицу распределения ресурсов по работам проекта, изображенную на Рис. 13.
Рис. 13. Матрица распределения ресурсов по работам проекта.
При планировании вводят два основных типа ресурсов: возобновляемые и невозобновляемые.
К типу возобновляемых относят ресурсы, которые в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут использоваться в других работах. Если возобновляемые ресурсы простаивают, то их недоиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем. Примерами ресурсов данного типа являются люди, машины, механизмы, станки и т.п.
К типу невозобновляемых относят ресурсы, которые не могут повторно использоваться. Но в случае если они не были использованные в данный отрезок времени, то их недоиспользованная способность к функционированию компенсируется их использованием в будущем. Примерами ресурсов данного типа являются топливо, финансовые ресурсы и т.п.
После построения матрицы распределения ресурсов по работам строится профиль доступности ресурсов, который показан на Рис. 14. При помощи профиля доступности ресурсов, показывают наличие ресурсов в каждый момент времени реализации проекта.
Рис. 14. Профиль доступности ресурсов.
После построения профиля доступности строят ресурсные гистограммы, показывающие перегрузку / недогрузку ресурсов - Рис. 15.
Рис. 15. Ресурсная гистограмма.
Таким образом, разработанный профиль доступности ресурсов задает ограничения, которые приводят к дальнейшей оптимизации идеального календарного план-графика проекта. Процедуру дальнейшей оптимизации называют выравниванием ресурсов и при ее реализации используют следующие варианты:
разнесение параллельных задач (приводит к увеличению времени проекта);
увеличение длительности задач (приводит к увеличению времени проекта);
разрыв задач (приводит к увеличению времени проекта);
назначение дополнительных ресурсов и / или изменение их профиля (приводит к увеличению стоимости проекта);
смешанный подход (приводит к увеличению времени и стоимости проекта).
Во всех вариантах выравнивания происходит либо увеличение времени, либо увеличение стоимости проекта. В общем случае существует соотношение неопределенностей между основными показателями проекта: временем, стоимостью и качеством. При улучшении одного параметра, всегда ухудшаются два других. Основной задачей менеджера при оптимизации плана проекта является поиск оптимального баланса между тремя показателями. После оптимизации идеального календарного план-графика проекта с учетом ограничений на ресурсы разрабатывается реальный план проекта.
12.Билет
Контроль за выполнением работ. При контроле хода работ по выполнению проекта таким стандартом является план работ, куда входят график, смета расходов и спецификации качества. Важным принципом оперативного управления реализацией проекта является то, что для эффективного контроля за ходом работ нужен подробный план работ по проекту.
Ход работ по проекту контролируется путём организации периодических совещаний группы людей, работающих над выполнением проекта. Во время таких совещаний члены группы докладывают о состоянии дел по тем операциям, за выполнение которых они отвечают. Каждый отчёт о ходе работ должен содержать информацию о том, сколько времени требуется на завершение той или иной работы. Такое построение долкладов нацелено на перспективу, в отличие от метода, когда сообщают данные о проценте выполнения работ. Информацию о ходе работ сопоставляют с графиком, чтобы определить, нет ли каких отклонений от календарного плана.
В случае запаздывания выполнения каких-либо операций рассматривают различные варианты вхождения в график и одно из решений берётся за основу для реализации. Аналогичные методы применяются для выявления и корректировки отклонений от сметы или заданного качества. Варианты мероприятий по корректировке возникшего отклонения необходимо оценить с точки зрения технической и организационной осуществимости, сметных и прочих возможностей. До окончания совещания необходимо выбрать для реализации один из рассмотренных методов корректировки отклонения.
Достоинства метода критического пути, как основы для руководства проектами, выходят далеко за рамки предоставляемой им количественной информации. Метод критического пути даёт логическую систему координат и точную терминологию для анализа и обсуждения проекта. Использование этого метода ведёт к внедрению детального планирования проектов и обеспечивает стандартныеформаты для плановой документации. К числу решений, которые принимаются при этом, относятся: 1) решения о том, какие именно операции требуются для выполнения проекта; 2) какие ресурсы используются при выполнении каждой операции; 3) сколько времени должно занимать выполнение каждой операции; 4) когда должна выполнятся каждая из операций.
Соблюдение плана работ по проекту способствует непосредственное участие членов группы, работающей над его выполнением в процессе планирования, их понимание логики и принципов, на основе которых построен данный план. И, наконец, надо отметить, что метод критического пути весьма полезен при идентификации возникающих проблем и поиске возможных путей преодоления трудностей.
Тенденции в применении методов управления проектами состоят в лавинообразном распространении систем управления на основе сетевых графиков при реализации мелких и средних по масштабам проектов, в резком росте спроса на руководителей проектов, понимающих принципы и владеющих аналитическими методами сетевого планирования. Это обусловлено широким распространением персональных компьютеров и пакетов программного обеспечения по системам управления проектами для них.
2 вопрос. Средства автоматизации
Принимая непростое решение о значительном изменении процессов управления, необходимо понимать, какие выгоды дают имеющиеся на рынке системы автоматизации. Уникальная возможность объединить мнения ведущих экспертов рынка позволила нам получить, пожалуй, один из самых полных списков совокупных достоинств продуктов, предлагаемых для автоматизации процессов управления проектами.
Выгоды автоматизации процессов управления проектами таковы.
Рост общей прибыльности проектной деятельности за счет
увеличения производительности труда благодаря использованию эффективных программных инструментов;
повышения эффективности командной работы;
расширения количества успешных проектов.
Экономия средств с помощью
эффективного анализа загрузки и распределения ресурсов;
прогноза затрат и установления обоснованных сроков;
возможности формирования и реализации налаженных правил ведения работ;
снижения накладных расходов, связанных со сбором, обработкой, предоставлением и анализом информации.
Повышение эффективности управления как отдельно взятым проектом, так и целым их портфелем благодаря:
применению инструментов эффективного планирования и контроля выполнения проектных работ;
централизованному учету проектов и возможности анализировать, оптимизировать и легко контролировать портфель проектов ;
прозрачности процессов, когда участники понимают, на каком этапе находится проект, кто и какие действия должен произвести для его успешной реализации;
повышению качества принятия решений, что обеспечивается оперативностью, полнотой и достоверностью информации, удобными механизмами анализа текущих показателей эффективности, возможностью проанализировать разнообразные варианты и гибко отреагировать на сложившуюся ситуацию;
переходу от субъективного, кустарного анализа стратегических целей к принципиально новому организационному уровню.
Перевод процессов обеспечения информативности и коммуникаций на принципиально новый уровень за счет:
исключения информационных разрывов между различными бизнес-процессами, определяющими этапы жизненного цикла проектов и интеграцию подсистемы управления проектами в общую систему управления предприятием;
повышения персональной ответственности за ввод данных (ведение истории ввода данных и контроль этого процесса );
возможности объединения всей информации в едином хранилище и обеспечения легко реализуемого доступа к требуемым данным.
Повышение качества работы, достигаемое в результате:
улучшения качества управленческих решений;
персонализации ответственности;
организации требуемого уровня информативного и коммуникационного обеспечения;
снижения влияния человеческого фактора.
Повышение лояльности клиентов за счет улучшения качества исполнения и роста количества успешных проектов.
Если компании удастся преодолеть естественные сложности, сопровождающие внедрение практически любой системы автоматизации, то все участники процесса (от исполнителя до руководителя) смогут в полной мере ощутить как тактические, так и стратегические выгоды внедрения СУП.