39.Регламентация процессов на верхнем уровне: структура и порядок заполнения регламента выполнения процесса.
Регламентация процессов на верхнем уровне
Регламент выполнения процесса является НМД, предназначенным для комплексного описания процессов на верхнем и среднем уровнях.
Структура регламента выполнения процесса:
1. Назначение и область регламента.
2. Нормативные ссылки.
3. Определения терминов, обозначения и сокращения.
4. Границы процесса.
4.1 Потребители и выходы процесса
4.2 Поставщики и входы процесса.
4.3 Начало и завершение процесса.
5. Управление процессом.
5.1 Ответственный за процесс, его полномочия и ответственность.
5.2 Планирование процесса.
5.3 Контроль и отчетность по процессу.
6. Выполнение процесса.
6.1 Общее описание процесса.
6.2 Структура подпроцессов и ответственность участников процесса.
6.3 Описание подпроцессов (операций) процесса.
7. Документирование и архивирование.
8. Порядок внесения изменений.
9. Ознакомление сотрудников.
После того как создана первая версия, необходимо согласовать этот проект регламента выполнения процесса с вышестоящим руководителем и владельцами процессов-клиентов и процессов-поставщиков внутри организации. Сделав необходимые корректировки, документ нужно утвердить и ввести в действие. Необходимо отметить, что при наличии большого количества существенных изменений в регламенте (по сравнению с существующим положением дел) ввести его в действие сложно. Нужно либо упростить требования, либо разработать поэтапный план внедрения изменений в процессе, требования к которому утверждены регламентом.
40.Регламентация деятельности структурных подразделений: структура положения о подразделении; структура положения о подразделении, ориентированная на процессный подход к управлению.
Положение о подразделении является одним из наиболее распространенных в российских организациях типом НМД. Как правило оно используется для:
определения задач, которые должно решать подразделение;
установления ответственности его руководителя;
описания функций подразделения;
распределения ответственности за выполнение функций между сотрудниками;
регламентации взаимодействия между подразделениями;
фиксации показателей, по которым должна оцениваться деятельность подразделения.
В отличие от регламента выполнения бизнес-процесса в положении о подразделении, как правило, не описываются процессы и взаимодействие между ними, а приводится простой перечень выполняемых функций.
Такой подход позволяет руководству предприятия формулировать общие задачи руководителям подразделений. Руководители подразделений, имея формально утвержденный перечень задач и функций, организуют их выполнение в соответствии со своим пониманием того, как это должно быть сделано.
Таким образом, в российских организациях положения о подразделениях часто носят формальный характер и почти не используются на практике.
Ниже приводится нетипичная для российских предприятий структура положения о подразделении.
1. Общие положения. Назначение подразделения.
2. Организационная структура подразделения.
3. Полномочия и ответственность руководителя подразделения.
4. Основные задачи и функции подразделения.
4.1 Основные задачи подразделения.
4.2 Функции подразделения.
5. Показатели деятельности подразделения.
6. Матрица ответственности подразделения.
7. Взаимодействия с другими подразделениями.
7.1 Подразделение получает.
7.2 Подразделение передает.
8 Лист ознакомления сотрудников.
Ее преимущества заключаются в четкой формализации деятельности.
структура положения о подразделении, ориентированная на процессный подход к управлению.
1. Общие положения. Назначение подразделения.
2. Организационная структура подразделения.
3. Управление подразделением.
3.1 Полномочия и ответственность руководителя подразделения.
3.2 Планирование деятельности подразделения.
3.3 Контроль деятельности подразделения и отчетность.
4. Процессы, выполняемые подразделением.
4.1 Общее описание деятельности подразделения.
4.2 Процессы, в выполнении которых участвует подразделение.
4.3 Матрица ответственности сотрудников подразделения.
5. Ресурсы, необходимые для осуществления деятельности.
6. Взаимодействия с другими подразделениями и процессами.
6.1 Подразделение получает.
6.2 Подразделение передает.
7. Лист ознакомления сотрудников.