30.Основные принципы формирования системы процессов организации
1. Цель построения системы процессов организации –
в первую очередь анализ и оптимизация бизнес-модели,
во вторую очередь описание и регламентация процессов.
2. При построении системы процессов важно сделать акцент на:
анализе ЦСЦ для потребителей;
наиболее значимых, системообразующих процессах;
процессах управления.
Оборудование можно купить, технологии перенять, сырье заказать у тех же поставщиков, что и конкуренты, но если бизнес-модель организации и процессы управления будут неэффективны, то все затраты сил и ресурсов окажутся напрасными.
3. Система процессов должна быть ориентирована на обеспечение эффективного межфункционального взаимодействия.
4. Не следует стремиться описать все подряд.
Чем сложнее становится система, тем больше противоречий она содержит.
5. Целесообразно выделить, подробно описать и реорганизовать только 20% процессов, которые дают 80% эффекта для бизнеса организации
31.Алгоритм разработки системы процессов организации
32. Основные элементы процесса требующие регламентации
Под регламентацией процесса понимается разработка нормативно-методических документов (НМД) частично или полностью устанавливающих:
порядок управления процессом;
порядок выполнения процесса;
требования к ресурсам, необходимым для его выполнения.
Регламентация процесса может быть выполнена с помощью различных документов, как непосредственно относящихся к рассматриваемому процессу, так и определяющих общие требования для нескольких процессов организации.
При регламентации процесса следует учитывать его основные элементы:
деятельность по управлению процессом:
владелец процесса и его полномочия;
технология управления процессом (как минимум – планирование и отчетность);
система показателей для управления процессом;
входы процесса, в том числе:
требования к входам;
события, инициирующие начало процесса
выходы процесса, в том числе:
требования к выходам (результатам);
события, завершающие процесс;
деятельность по преобразованию входов в выходы (технология выполнения процесса):
ответственность персонала;
выполнение операций (структура и взаимосвязь операций);
ресурсы, необходимые для выполнения процесса, в том числе:
персонал;
инфраструктура;
оборудование;
информация;
прочие.
33.Возможные варианты описания процесса
Состав подпроцессов (операций) процесса может быть описан простым перечнем или таблицей без указания связей между подпроцессами (предполагается, что эта информация находится в умах руководителей и сотрудников, выполняющих эту деятельность). Для других процессов нужно не только указать состав подпроцессов (операций), но и связи между ними, например, в виде простейшей схемы взаимодействия.
34. Базовые принципы регламентации процессов
1. Регламентировать только то, что действительно необходимо
Многие наши организации погрязли в куче ненужных бумаг, которые по большей части устарели и не имеют связи с реальностью.
Нельзя регламентировать процессы, не разобравшись с существующей базой документов.
Регламентировать нужно только то, что действительно необходимо, на том уровне, который действительно необходим.
Как разработка, так и контроль исполнения регламентов стоят весьма существенных денег.
2. Стремиться к простоте
НМД по процессам в организациях, как правило, чрезмерно объемные, сложные по структуре и содержат много «воды». Причины:
те, кто пишет НМД, как правило, сами их не исполняют (поэтому не всегда заботятся об их простоте и четкости);
нехватка времени (и других ресурсов) на подготовку хорошо проработанного документа;
руководители не заинтересованы в реальных изменениях процессов;
При регламентации процессов необходимо стремиться к максимальному упрощению как структуры, так и содержания регламентов.