- •Содержание
- •Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности 4
- •Глава 2 Формирование документооборота организации 20
- •Глава 3 Основные требования к составлению документов 53
- •Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности
- •1.1 Основные понятия и определения
- •1.2 Классификация документов
- •1.3 Законодательное и правое регулирование делопроизводства
- •1.4 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
- •1.5 Унификация и стандартизация документов: государственные стандарты (гост), классификаторы.
- •Глава 2 Формирование документооборота организации
- •2.1 Информационные связи предприятия
- •2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении.
- •2.2.1 Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии
- •2.2.2 Обработка входящих документов
- •2.2.3 Обработка исходящих документов
- •2.2.4 Обработка внутренних документов
- •2.3 Систематизация и подготовка документов к сдаче в архив
- •2.3.1 Номенклатура и формирование дел организации
- •2.3.2 Порядок хранения и подготовка документов к архивному хранению
- •2.4 Основные принципы автоматизации работы с документами
- •Глава 3 Основные требования к составлению документов
- •3.1 Основные правила составления документов
- •3.2 Юридическая сила документа
- •3.3 Язык управленческих документов
- •Глава 4 Правила составления и оформления организационных документов
- •4.1 Устав. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
- •1 .Общие положения
- •4.3 Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
- •Глава 5 Особенности подготовки распорядительных и информационно-справочных документов предприятия
- •5.1 Распорядительные документы организации: приказы по основной деятельности, выписки из приказа, распоряжения, указания, решения.
- •5.2 Информационно-справочные документы организации
- •5.3 Современное деловое письмо
- •Глава 6 Особенности составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии
- •6.1 Унифицированные и специализированные формы первичного учета
- •6.2 Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии
- •6.3. Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов
- •Глава 7 Документирование трудовых отношений
- •7.1 Общие положения
- •7.2 Личное дело сотрудника
- •Директор
- •7.3 Трудовой договор
- •8 Трудовая книжка
- •8.1 Ведение трудовой книжки работника
- •8.2 Порядок оформления раздела «Сведения о работе»
- •8.3 Порядок внесений изменений в записи трудовых книжек и оформление дубликата
- •8.4 Учет и хранение трудовых книжек
- •9 Документирование движения кадров
- •9.1 Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу
- •9.2 Комплекс документов по оформлению отпусков
- •9.3 Комплекс документов по оформлению поощрений работников
- •9.4 Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий
- •9.5 Комплекс документов по оформлению аттестации работников
- •9.6 Комплекс документов по оформлению служебных командировок
- •9.7 Комплекс документов по оформлению увольнения
- •Деловая игра «формирование документооборота организации»
- •Список использованных источников
- •Приложения
- •1. Общие положения
- •2. Предмет и цели деятельности. Права Предприятия
- •3. Органы управления и контроля, их компетенция
- •4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов
- •5. Гарантии работникам Предприятия
- •6. Условия реорганизации и ликвидации Предприятия
- •Штатное расписание на «____»______200__г.
- •1. Общие положения
- •II.Функциональные обязанности работника
- •III.Права
- •I V. Персональная ответственность
- •1. Предмет договора
- •2. Обязанности и права Работника
- •3. Обязанности и права Работодателя
- •4. Оплата
- •5. Время отдыха
- •6. Конфиденциальность (коммерческая тайна).
- •7. Заключительные положения
- •1. Предмет договора
- •2. Права и обязанности сторон
- •3. Заключительные положения
- •Акт приема-сдачи оказанных услуг
2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении.
2.2.1 Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышается ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.
В документационном обеспечении управления можно выделить, как отмечалось ранее, три группы документов: входящие (поступающие в организацию), исходящие (отправляемые в другие организации), внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы).
Что же касается делопроизводственного обслуживания и сотрудников, занимающихся делопроизводством на предприятии, то структура и разветвленность служб делопроизводственного обслуживания зависит от многих факторов:
от размера предприятия или организации;
от профиля деятельности;
от количества внешних связей;
от достижений современной техники и технологии.
В многочисленную армию, составляющую службы документационного обеспечения, входят:
канцелярские работники,
служащие архивов,
секретари,
редакторы,
курьеры,
менеджеры и т. д.
Обязанности людей, занимающих эти должности, имеют узкую специализацию. Например, курьеры занимаются доставкой документов. Служащие архивов сортируют, подшивают, упаковывают документы для хранения, ведут каталоги, следят за сроками хранения, уничтожают документы, срок хранения которых истек. Редакторы следят за стилем и орфографией деловой переписки, за соблюдением требований ГОСТа при оформлении документов.
Описание обязанностей каждой единицы штатного расписания находит отражение в должностных инструкциях.
Система управления делопроизводством осуществляется в виде специальных подразделений, таких как управление делами, секретариат, канцелярия, архивы и т. п. Любое государственное предприятие или коммерческая фирма, университет или школа, администрация города или жилищно-коммунальное хозяйство имеют в своем штате людей, которые занимаются делопроизводством. Это может быть один человек — секретарь; штат секретарей, называемы и секретариатом; созданное дополнительно к секретариату специальное организационно-распределительное управление, в функции которого входит перераспределение потоков документов между различными подразделениями. Сотрудники, непосредственно занимающиеся делопроизводством, должны профессионально владеть современной технологией организации работы не только с документами на бумажных носителях, но и в совершенстве владеть методами и средствами обработки на компьютерах электронных документов. В то же время, понимая, что в делопроизводство может быть в той или иной мере вовлечен любой сотрудник, каждому необходимо иметь хотя бы минимальные знания в этой области, например как оформить служебную записку или приказ, какие должны быть визы на подготавливаемом документе, кто должен отвечать за этот документ.
В самом общем виде, по характеру труда работников службы делопроизводства, а точнее участников процесса делопроизводства в рамках одной организации, можно выделить на следующие три группы:
Руководители– управляющие (директора) и их заместители, осуществляющие общее руководство организацией, а также ее структурными подразделениями;
Технические работники– секретари и помощники руководителей организации, обеспечивающие работу всей организации с документами на этапах их получения, создания, отправки, хранения, контроля за исполнением поручений и т.д.; курьеры, заведующие архивом, экспедиторы и т.д.
Исполнители– все остальные сотрудники, непосредственно работающие с документами.