5.3 Современное деловое письмо

Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождается материальные ценности в пути и т.д.

Письмо- обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности, пересылаемых по почте.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вы­шестоящих учреждений и другие факторы, послужившие осно­ванием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выво­ды, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

Бланк письмо регламентируется ГОСТ 6.30-2003. Бланк официального письмо представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер того письма и телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упро­щает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не долж­но превышать одну машинописную страницу.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, чет­кость, краткость изложения, так как цель составления и на­правления писем сводится, как правило, к побудительным мо­тивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснован­ные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуме­стные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, ос­новного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко вы­раженный, эмоциональный тон, придавать им личностный ха­рактер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обяза­тельно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или кате­горическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

Самые общие рекомендации по составление текста служеб­ных писем — избегать вычурности слога, оборотов ложной веж­ливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»).

Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинте­ресованность в совместной работе и т.п. можно выразить дее­причастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предло­жение», «детально ознакомившись с Вашим проектом», «внима­тельно изучив Ваши замечания»). Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая принципиальным положение...», «рассмотрев предложенный ас­сортимент...».

Убедительность служебных писем достигается использовани­ем при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплата гарантируется...», «В порядке об­мена...», «В соответствии с предварительной договоренно­стью...», «В связи с проведением совместных работ...» и т.д. Де­ловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а упот­ребление стандартных языковых формул обеспечивает точность .выражения и однозначность понимания текста. Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми или иными. При этом письмо не должно превращаться в аналити­ческий информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необхо­димого решения. Если же доказательность может быть достигну­та только приведением значительного количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.

Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-изведения, письма-просьбы. Рассмотрим некоторые виды писем.

Таблица 6 - Виды писем

Требующие ответа	Не требующие ответа
Письмо-просьба Письмо-обращение Письмо-предложение Письмо-запрос Письмо-требование Письмо-претензия Письмо-предложение	Письмо-предупреждение Письмо-напоминание Письмо-отказ Письмо-распоряжение Сопроводительное письмо Письмо-извещение Гарантийное письмо Информационное письмо Инструкционное письмо

Письма-просьбы.Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагаю просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от третьего лица единственного числа, от первого лица множественного числа.

Письма-ответы.Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

Повторение просьбы, на которую составляется ответ

Обоснование причины-отказа (если это письмо отказ)

Констатация отказа

Сопроводительные письма.Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда сдержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. В нем указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

Письмо-напоминание.Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Информационные письма.Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Письма-предложения.Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

Вопросы к главе

1. Какие документы относятся к распорядительным. Дайте определение каждому.

2. Назовите группы приказов, которые могут издаваться на предприятии (в организации). Каков порядок оформления и подписания приказа?

3. Какие документы относятся к информационно-справочным. Дайте определение каждому.

4. Каков порядок составления и подписания акта, протокола. Назовите разновидности справок и основные реквизиты должностной записки.

5. Назовите разновидности служебных писем и правила их оформления. Перечислите основные отличия делового языка от литературного.