- •Содержание
- •Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности 4
- •Глава 2 Формирование документооборота организации 20
- •Глава 3 Основные требования к составлению документов 53
- •Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности
- •1.1 Основные понятия и определения
- •1.2 Классификация документов
- •1.3 Законодательное и правое регулирование делопроизводства
- •1.4 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
- •1.5 Унификация и стандартизация документов: государственные стандарты (гост), классификаторы.
- •Глава 2 Формирование документооборота организации
- •2.1 Информационные связи предприятия
- •2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении.
- •2.2.1 Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии
- •2.2.2 Обработка входящих документов
- •2.2.3 Обработка исходящих документов
- •2.2.4 Обработка внутренних документов
- •2.3 Систематизация и подготовка документов к сдаче в архив
- •2.3.1 Номенклатура и формирование дел организации
- •2.3.2 Порядок хранения и подготовка документов к архивному хранению
- •2.4 Основные принципы автоматизации работы с документами
- •Глава 3 Основные требования к составлению документов
- •3.1 Основные правила составления документов
- •3.2 Юридическая сила документа
- •3.3 Язык управленческих документов
- •Глава 4 Правила составления и оформления организационных документов
- •4.1 Устав. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
- •1 .Общие положения
- •4.3 Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
- •Глава 5 Особенности подготовки распорядительных и информационно-справочных документов предприятия
- •5.1 Распорядительные документы организации: приказы по основной деятельности, выписки из приказа, распоряжения, указания, решения.
- •5.2 Информационно-справочные документы организации
- •5.3 Современное деловое письмо
- •Глава 6 Особенности составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии
- •6.1 Унифицированные и специализированные формы первичного учета
- •6.2 Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии
- •6.3. Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов
- •Глава 7 Документирование трудовых отношений
- •7.1 Общие положения
- •7.2 Личное дело сотрудника
- •Директор
- •7.3 Трудовой договор
- •8 Трудовая книжка
- •8.1 Ведение трудовой книжки работника
- •8.2 Порядок оформления раздела «Сведения о работе»
- •8.3 Порядок внесений изменений в записи трудовых книжек и оформление дубликата
- •8.4 Учет и хранение трудовых книжек
- •9 Документирование движения кадров
- •9.1 Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу
- •9.2 Комплекс документов по оформлению отпусков
- •9.3 Комплекс документов по оформлению поощрений работников
- •9.4 Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий
- •9.5 Комплекс документов по оформлению аттестации работников
- •9.6 Комплекс документов по оформлению служебных командировок
- •9.7 Комплекс документов по оформлению увольнения
- •Деловая игра «формирование документооборота организации»
- •Список использованных источников
- •Приложения
- •1. Общие положения
- •2. Предмет и цели деятельности. Права Предприятия
- •3. Органы управления и контроля, их компетенция
- •4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов
- •5. Гарантии работникам Предприятия
- •6. Условия реорганизации и ликвидации Предприятия
- •Штатное расписание на «____»______200__г.
- •1. Общие положения
- •II.Функциональные обязанности работника
- •III.Права
- •I V. Персональная ответственность
- •1. Предмет договора
- •2. Обязанности и права Работника
- •3. Обязанности и права Работодателя
- •4. Оплата
- •5. Время отдыха
- •6. Конфиденциальность (коммерческая тайна).
- •7. Заключительные положения
- •1. Предмет договора
- •2. Права и обязанности сторон
- •3. Заключительные положения
- •Акт приема-сдачи оказанных услуг
9.3 Комплекс документов по оформлению поощрений работников
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 119) работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Трудовой кодекс РФ предусматривает поощрения за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. Наиболее распространенными являются следующие виды поощрений:
объявление благодарности;
выплата премии;
награждение ценным подарком;
награждение почетной грамотой;
представление к званию лучшего по профессии.
Коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены также и другие виды поощрений.
За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.
Основаниями для издания подобных приказов служат представления руководителя структурного подразделения, докладные записки, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива.
Представление о поощрении оформляется в структурном подразделении и подписывается его руководителем. Документ адресуется руководителю организации, в тексте указываются: фамилия, имя, отчество, наименование должности, наименование структурного подразделения, оценка производственной деятельности, профессиональный уровень работника и мотив поощрения (приложение 22).
Кадровая служба визирует представление в бухгалтерии, у других заинтересованных должностных лиц и передает представление руководителю организации для получения его резолюции. Инспектор отдела кадров на основании представления и резолюции руководителя готовит приказ о поощрении.
ПОДПИСЬ, РЕЗОЛЮЦИЯ, ВИЗА
ДОКУМЕНТ
Рисунок - Документооборот по оформлению поощрений работников
Проект приказа визируют обычно отдел кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, другие должностные лица. Текст приказа о поощрении работникаоформляется в унифицированной форме Т-11, о поощрении работников — в форме Т-11а.
Унифицированная форма приказа в заголовочной части соответствует другим формам. Содержательная часть включает: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, название его должности (профессии), структурного подразделения. Далее излагается мотив поощрения, например в связи с награждением орденами и медалями, присвоением почетных званий, за выполнение особо значимых заданий, в связи с юбилеем и т. д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).
Приказ подписывает руководитель организации. Он объявляется работнику под расписку. Такие приказы доводятся до сведения коллектива.
Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и учетную форму Т-2 (или Т-2ГС).
9.4 Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий
Дисциплинарные взыскания в соответствии с Трудовым кодексом РФ являются правом работодателя — юридического лица. Его единоличным исполнительным органом является руководитель организации, поэтому право налагать дисциплинарные взыскания имеет только руководитель, или его заместитель по кадрам, которому делегированы эти права.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (а также невыполнение установленных норм труда, неисполнение приказов или распоряжений должностных лиц, нарушение правил охраны труда, режима работы и др.), работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
замечание;
выговор;
увольнение по соответствующим основаниям.
Рисунок - Документооборот по оформлению дисциплинарных взысканий
Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.
Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.
Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности — не позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственные инспекции труда или органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. В случае отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Объяснительная записка о дисциплинарном пропускесодержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, адресат (руководитель организации (структурного подразделения) с указанием его должности, инициалов и фамилии), название вида документа (объяснительная записка), текст, автор (должность, структурное подразделение), подпись (включая личную подпись, инициалы и фамилию). В тексте объясняются причины произошедшего — нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо задания и др. В объяснительной записке работник может указать на отсутствие вины в своих действиях, на необоснованность предъявленных обвинений, т. е. она является документом, который не только инициирует процедуру оформления дисциплинарного взыскания, но и служит для защиты интересов самого работника. Документ может быть написан работником собственноручно или используется трафаретная форма, разработанная кадровой службой, в которой заполняется только переменная информация. Объяснительная записка пишется в одном экземпляре.
В отдельных случаях объяснительная записка передается руководителю организации для принятия решения, которое содержится в его резолюции.
Докладную записку о нарушении трудовой дисциплинысоставляет руководитель структурного подразделения на основании объяснительной записки работника, она может быть написана от руки на стандартном листе бумаги. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка), дата, адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), заголовок к тексту, текст, подпись (включая наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию). Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки руководителю организации для рассмотрения и резолюции. Резолюция руководителя пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.
Кадровая служба на основании резолюции руководителя, объяснительной и докладной записок готовит проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания.
Приказ о наложении дисциплинарного взысканиясоставляется в текстовой форме, как правило, на бланке приказов. В заголовочной части документа размещаются наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (приказ), место для даты и номера, место издания документа. К приказу обязательно составляется заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?", например: "Об объявлении выговора...".
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (или вводной) и распорядительной. В первой части излагаются причины издания приказа, приводятся факты нарушения трудовой дисциплины.
Вторая, распорядительная, часть начинается с указания распорядительного действия, например: "ОБЪЯВИТЬ выговор", содержит предписываемые действия, фамилии (с указанием должности и структурного подразделения) должностных лиц, на которых налагается дисциплинарное взыскание. Распорядительная часть может делиться на пункты, каждое распорядительное действие нумеруется арабскими цифрами с точкой. Приказ визируют работники кадровой службы (ее руководитель), руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, а также другие должностные лица. Приказ подписывает руководитель организации.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт. В необходимых случаях приказ доводится до сведения работников организации.
Первый экземпляр приказа остается на хранении в службе кадров в деле приказов.