- •Содержание
- •Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности 4
- •Глава 2 Формирование документооборота организации 20
- •Глава 3 Основные требования к составлению документов 53
- •Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности
- •1.1 Основные понятия и определения
- •1.2 Классификация документов
- •1.3 Законодательное и правое регулирование делопроизводства
- •1.4 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
- •1.5 Унификация и стандартизация документов: государственные стандарты (гост), классификаторы.
- •Глава 2 Формирование документооборота организации
- •2.1 Информационные связи предприятия
- •2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении.
- •2.2.1 Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии
- •2.2.2 Обработка входящих документов
- •2.2.3 Обработка исходящих документов
- •2.2.4 Обработка внутренних документов
- •2.3 Систематизация и подготовка документов к сдаче в архив
- •2.3.1 Номенклатура и формирование дел организации
- •2.3.2 Порядок хранения и подготовка документов к архивному хранению
- •2.4 Основные принципы автоматизации работы с документами
- •Глава 3 Основные требования к составлению документов
- •3.1 Основные правила составления документов
- •3.2 Юридическая сила документа
- •3.3 Язык управленческих документов
- •Глава 4 Правила составления и оформления организационных документов
- •4.1 Устав. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
- •1 .Общие положения
- •4.3 Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
- •Глава 5 Особенности подготовки распорядительных и информационно-справочных документов предприятия
- •5.1 Распорядительные документы организации: приказы по основной деятельности, выписки из приказа, распоряжения, указания, решения.
- •5.2 Информационно-справочные документы организации
- •5.3 Современное деловое письмо
- •Глава 6 Особенности составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии
- •6.1 Унифицированные и специализированные формы первичного учета
- •6.2 Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии
- •6.3. Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов
- •Глава 7 Документирование трудовых отношений
- •7.1 Общие положения
- •7.2 Личное дело сотрудника
- •Директор
- •7.3 Трудовой договор
- •8 Трудовая книжка
- •8.1 Ведение трудовой книжки работника
- •8.2 Порядок оформления раздела «Сведения о работе»
- •8.3 Порядок внесений изменений в записи трудовых книжек и оформление дубликата
- •8.4 Учет и хранение трудовых книжек
- •9 Документирование движения кадров
- •9.1 Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу
- •9.2 Комплекс документов по оформлению отпусков
- •9.3 Комплекс документов по оформлению поощрений работников
- •9.4 Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий
- •9.5 Комплекс документов по оформлению аттестации работников
- •9.6 Комплекс документов по оформлению служебных командировок
- •9.7 Комплекс документов по оформлению увольнения
- •Деловая игра «формирование документооборота организации»
- •Список использованных источников
- •Приложения
- •1. Общие положения
- •2. Предмет и цели деятельности. Права Предприятия
- •3. Органы управления и контроля, их компетенция
- •4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов
- •5. Гарантии работникам Предприятия
- •6. Условия реорганизации и ликвидации Предприятия
- •Штатное расписание на «____»______200__г.
- •1. Общие положения
- •II.Функциональные обязанности работника
- •III.Права
- •I V. Персональная ответственность
- •1. Предмет договора
- •2. Обязанности и права Работника
- •3. Обязанности и права Работодателя
- •4. Оплата
- •5. Время отдыха
- •6. Конфиденциальность (коммерческая тайна).
- •7. Заключительные положения
- •1. Предмет договора
- •2. Права и обязанности сторон
- •3. Заключительные положения
- •Акт приема-сдачи оказанных услуг
Глава 6 Особенности составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии
Опыт – то, благодаря чему вы вместо старых ошибок делаете новые
ЗаконыМерфи
6.1 Унифицированные и специализированные формы первичного учета
Общие правила составления первичных документов сформулированы в федеральном законе от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии со ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть подкреплены оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Однако применение компьютеров не исключает соблюдения установленных правил составления и оформления документов.
Большинство бухгалтерских документов составляется на бланках строгой отчетности. Так как первичные документы выполняются, как правило, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписывается изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию. В первичных документах она представляется как в виде текста, так и в цифровой форме. Записи производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи средств механизации: Свободные строки в первичных документах прочеркиваются.
Бухгалтерские документы проходят такие же этапы обработки, что и все другие документы организации.
Вся документация бухгалтерии, как и предприятия в целом, делится на три документопотока:
• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.
В процессе обработки и движения бухгалтерских документов можно выделить следующие этапы:
прием и первичная обработка документов;
их предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
контроль за исполнением;
исполнение документов;
отправка.
Бухгалтерские документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером. Использование электронной почты повышает надежность доставки и сокращает время на передачу информации.
В случае получения по почте просроченного бухгалтерского документа составляется акт о дне его получения. Акт подписывается двумя сотрудниками организации и работником почты.
На всех поступивших бухгалтерских документах должна быть проставлена отметка о получении.
При централизованном получении бухгалтерских документов они сразу передаются в бухгалтерию, где и происходит их регистрация. При поступлении документа на нем проставляется отметка, содержащая сокращенное название организации, куда поступил документ, дату получения и входящий порядковый номер.
Если документ вводится в память машины, то на полученном документе делается об этом специальная отметка, которая необходима для автоматического поиска и контроля информации, а также исключения повторного введения в память машины данных о документе. Эта отметка включает имя файла, код оператора, вводившего данные о документе, дату ввода, количество страниц и другие поисковые данные. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете первичные документы, прошедшие обработку на ЭВМ, должны иметь отметку в виде оттиска штампа контролера, ответственного за этот процесс.
Кроме внешних документов в бухгалтерию также поступают документы из подразделений организации. Своевременное представление в бухгалтерию необходимых документов и сведений является обязательным для всех структурных подразделений и должностных лиц.
Внутренние бухгалтерские документы — это документы, которые создаются в бухгалтерии (приходно-расходные ордера, ведомости, сводные бухгалтерские документы и др.)
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию или составленные в ней, проходят проверку на правильность оформления и законность документируемых операций. Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и накапливаются в учетных регистрах.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах) и на каточках. Операции записываются в регистры по мере их проведения и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами организации через канцелярию (экспедицию) или секретаря-референта. Бухгалтерия может и сама передавать свои документы при наличии электронной почты или факса.
При отправлении необходимо проверить правильность оформления документа: наличие подписи, даты, заголовка, всех страниц в документе и указанных приложений, правильность адресования. Соблюдение норм оформления документов обеспечивает их юридическую силу.
Первичные учетные документы должны содержать следующую обязательную информацию:
наименование документа;
дату его составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
подписи указанных лиц.
В организациях и учреждениях все бухгалтерские документы, служащие основанием для приема и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также для выполнения расчетных, кредитных и иных аналогичных обязательств, подписываются руководителем организации или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.