6.2. Общие принципы формирования дел

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, долж­ны группироваться в таком порядке, который обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и содержащейся в них информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел», хотя основной единицей организа­ции учета и хранения только бумажных документов является «дело», а для небумажных — «единица хранения», для документов на компьютерных носителях — «файл данных».

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций:

• распределение исполненных документов по делам;

• расположение документов внутри дела;

• оформление обложки дела.

В организациях формирование дел может осуществляться цен­трализованно только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализованно — структурными подразделения­ми. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, рас­порядительные и организационные документы формируют, как правило, вдела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на кон­кретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществля­ется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником (ответствен­ным за ДОУ подразделения, секретарем). Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел достигается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, другими контролирую­щими органами (в своей сфере деятельности), посредством соблю­дения ряда правил. Хотя систематизация документов для их опе­ративного хранения и использования в текущей работе имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, — игнорировать на­копленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесо­образно.

Архивной службой давно сформулированы опробованные в многочисленных организациях устоявшиеся правила группировки документов в дела. Так, в дела группируются в большинстве слу­чаев документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, документы выборных органов, которые группируют­ся за период их созыва, судебные дела, дела с научно-техническими проектами и др. При этом не противоречит правилам и собирать в одно дело при небольшом их количестве документы за ряд лет, оформляя дело как «переходящее».

Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Например, следует хранить в различ­ных делах годовые и квартальные планы работы, текущие и перс­пективные бизнес-планы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и в связи с решением вопроса такие документы рекомендуется пере­группировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не подши­ваются вдела черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

Копии документов, подлежащих возврату, могут подшиваться в дела только с согласия их авторов и если это не противоречит их конфиденциальности. Общий объем листов в деле не должен пре­вышать, как правило, 250 листов. При необходимости заводится второй том того же дела.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Поскольку каждая группа документов отличается составом и ценностью ин­формации, это обусловливает и специфику формирования их в дела.

Обычно документы внутри дела располагаются в хронологичес­кой последовательности, начиная от более ранних по датам доку­ментов и кончая более поздними датами. Часто приказы, распоря­жения, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, однако и в этом случае в целом сохраняется хронологи­ческая последовательность расположения документов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, не­зависимо от даты их утверждения или составления, присоединя­ются к соответствующим документам (сопроводительным пись­мам). Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается отметка об их фактическом местонахождении.

Документы могут располагаться в делах и в алфавитном поряд­ке. Так целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных пред­приятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предло­жения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Непосредственно подшивка документов в дела во избежание путаницы должна проводиться централизованно техническим со­трудником (секретарем) согласно отметкам исполнителей на до­кументах: «в дело №...». При этом недооформленные или непра­вильно оформленные документы перед подшивкой в дело должны возвращаться исполнителям для полного оформления.

Распорядительные документы и приложения к ним формируют в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерально­го директора, указания зав. кафедрой и т.д. Так как каждая из пере­численных групп распорядительных документов имеет свои, раз­личные сроки хранения, отдельно группируют в самостоятельные дела приказы по основной деятельности, приказы по администра­тивно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу и т.д.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их ис­полнению группируются для лучшего поиска в дела по направлени­ям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядитель­ными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского при­знака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группиру­ются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательно­сти рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких до­кументов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки груп­пируются вдела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержа­ние, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2007г.», составленный в 2008 г., должен включаться вдела 2007 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана — к послед­нему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные до­кументы о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, распола­гаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Статистическая документация, образующаяся в управленче­ской деятельности, группируется самостоятельно или в одно дело с другими документами по данному вопросу, например к отчету по основной деятельности за 2007 г. могут прилагаться формы ста­тистической отчетности, более подробно характеризующие дея­тельность организации по основной деятельности за этот же пе­риод.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и др., фуппируются, как правило, в са­мостоятельные дела по каждой организации. Также возможны сис­тематизация и группировка документов в дела по их видам (одного названия) по всем организациям, например: «Готовые отчеты фи­лиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки по определенному вопросу, на­чавшейся в предыдущем году, документы фуппируются в дела те­кущего года, но с указанием при оформлении обложки дела ссыл­ки на индекс дела предыдущего года.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате фуп­пируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

В личные дела фуппируются документы, относящиеся к кадро­вым вопросам всех работающих в организации в следующей по­следовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или пред­ставление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиофа-фия; документы об образовании; выписки из приказов о назначе­нии, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящи­еся к данному лицу.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле фуппируются по алфавиту. Все доку­менты, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоя­тельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Элеетронные документы формируются в файлы (компьютерные аналоги дел) на основании тех же принципов.

Составление заголовков дел. При группировке множества объ­ектов (документов) важнейшей составляющей успеха является формулирование достаточно краткого, но вместе с тем емкого и понятного заголовка, максимально раскрывающего содержание получившегося комплекса.

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной сис­тематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Главное фебование к его формулировке — четко и в то же время в краткой обобщенной форме офажать основное содержа­ние и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные его толкования. Недопустимо использова­ние неконкретных формулировок: «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название документа (приказы, протоколы и т.д.) или на­именование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

• автор документа (название организации, структурного под­разделения);

• корреспондент (название организации, которой адресуют­ся и от которой получают документы);

• вопрос или краткое содержание документов дела;

• название местности (территории), с которой связано со­держание документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела;

• указание на копийностьдела.

Состав элементов заголовка определяется характером докумен­тов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множествен­ном числе (при группировке в деле документов одного названия):

«Журнал учета выдачи дипломов»;

«Протоколы собраний акционеров предприятия»;

«Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряже­ний».

При наличии в деле документов нескольких названий они пе­речисляются в заголовке, например:

«Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиа­лов».

Если документы разных названий (более 2—3) относятся к од­ному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «доку­менты». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, на­пример:

«Документы, подготовленные для проведения внутреннего аудита (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)»

или

«Документы, представляемые в следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характе­ристики)».

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам научно-технической комиссии».

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последователь­ностью разрешения одного вопроса, формулируются с использо­ванием термина «дело»:

«Личные дела профессорско-преподавательского состава».

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формиру­ющих корреспонденцию с одной или несколькими организация­ми:

«Переписка с акционерными обществами о сроках возвращения кредитов».

Для внутренних документов название организации (подразде­ления, органа управления) указывается кратко:

«Протоколы заседания Совета учредителей».

При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

«Переписка с Росархивом»;

«Переписка с вузами о научном сотрудничестве».

Если документы касаются переписки с разнородными коррес­пондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указывают­ся:

«Переписка по научно-организационным вопросам».

Если документы относятся к корреспонденции одной админи­стративно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

«Переписка с организациями Краснодарского края о поставках продукции».

В заголовке дела может указываться временной период, к кото­рому относится содержание документа:

«Приказы по основной деятельности за январь—апрель 2008 года».

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документа­цию, указываются не только год, но и месяц, квартал: «Сводный баланс доходов и расходов за I—II кв. 2008года».

В заголовках дела не указываются сведения о подлинности до­кументов, так как это само собой разумеется, но обязательно дает­ся указание на копийность документов, из которых сформировано дело:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного со­става студентов. Копии».

При создании папок (файлов) с электронными версиями доку­ментов в долговременной памяти вычислительной системы офиса и структурных подразделений целесообразно соблюдать те же пра­вила формулирования заголовков дел и документов для их совмес­тимости и поиска.