4.5. Сообщения электронной почты

Одной из форм обмена деловой информацией являются со­общения электронной почты. Электронная почта (E-mail) являет­ся компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (пись­ма, открытки, пакеты и т.п.) выступают любые по содержанию и форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения, аудио- и видеозаписи и др.), а в каче­стве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различ­ных видов транспорта) используются каналы информационно-вы­числительных сетей.

Основными компонентами систем электронной почты являют­ся узлы информационно-вычислительных сетей, которые обслу­живают определенное множество пользователей. Эти узлы выпол­няют роль почтовых отделений и более крупных организаций поч­товой службы (например, почтамтов). В рамках этих узлов для каждого пользователя выделяется раздел памяти, выполняющий функции почтового ящика.

Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (ана­лог почтового адреса), который имеет следующий вид:

имя_пользователя@имяломена,

где имяпользователя — произвольное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имяломена обозна­чает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом «@». Например, адрес ivanov@mail.ru указывает на инди­видуального пользователя с именем ivanov, зарегистрированного в почтовой службе (узле системы электронной почты) mail.ru. Другой адрес didou@imis.ru принадлежит кафедре документоведения и до­кументационного обеспечения управления Государственного уни­верситета управления, зарегистрированный в почтовой службе imis. ги.

Пользователь электронной почты имеет доступ к своему почто­вому ящику (точнее, его аналогу в памяти службы электронной почты), может выполнять различные действия над его содержимым (полученными сообщениями): читать, перемещать из одной обла­сти (папки) почтового ящика в другую, удалять, копировать, по­сылать ответные сообщения. Естественно, пользователь может формировать и посылать свои собственные сообщения.

Для обеспечения юридической значимости передаваемых по каналам электронной почты сообщений и документов применяет­ся электронная цифровая подпись (ЭЦП). Использование элект­ронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10.01.2001 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Само сообщение электронной почты состоит из текста сообще­ния и реквизитов. В состав реквизитов входят:

• адрес получателя (КОМУ: или ТО:) в формате электронной почты;

• адреса, по которым отсылаются копии сообщения (КОПИИ: или СС:) в формате электронной почты;

• заголовок сообщения (ТЕМА: или SUBJECT:), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения.

Служебный заголовок сообщения электронной почты кроме перечисленных реквизитов, заполняемых его автором, содержит несколько полей, которые автоматически добавляются системой (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправле­ния электронного сообщения; имя отправителя и обратный элек­тронный адрес и др.).

Сообщение электронной почты помимо собственно текста со­общения может иметь так называемые вложения — прикрепленные файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форма­тах хранения, исполняемые коды, графическая информация, ау­дио- и видеозаписи и др.).

При подготовке сообщения электронной почты следует придер­живаться определенных правил и рекомендаций.

Адресация

1. Следует посылать сообщения только тем адресатам, которым это действительно необходимо.

2. Реквизит «КОМУ» («ТО») используется для указания тех ад­ресатов, для которых сообщение связано с выполнением тех или иных действий, а реквизит «КОПИИ» («СС») — для указания адре­сатов, для которых сообщение посылается в целях информирова­ния.

Заголовок сообщения

1. Заголовок сообщения должен точно передавать его содержа­ние.

2. При необходимости в заголовке сообщения необходимо ука­зывать степень его важности и срочности.

3. В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий или сообщение направлено только для инфор­мирования адресата.

Текст сообщения

1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.

2. При обращении к адресату впервые автору необходимо иден­тифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце, наряду с подписью, указывать контактную информацию.

3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, чтобы при его чтении не возникало затруднений, связанных с вос­приятием многостраничных документов.

4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.

5. При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения кон­текста обсуждаемой темы.

Вложения или прикрепленные файлы

1. Следует добавлять к сообщению только действительно необ­ходимые файлы.

2. В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.

3. При значительном объеме прикрепленных файлов желатель­но направлять сообщение в такое время, когда адресат наименее интенсивно использует каналы связи.

4. Значительные по объему прикрепленные файлы рекоменду­ется компрессировать с помощью широко распространенных про­грамм архивирования, а в тексте сообщения указывать имя приме­ненной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RAR и т.п.).