5.8.6. Нормирование документационных работ службы доу

Нормирование труда, установление численности сотрудников, оценка напряженности труда по отдельным видам работ произво­дится в соответствии с установленными нормами.

Важнейшими из них являются «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспече­нию управления», включившие нормы:

• на составление и ведение в течение года номенклатуры дел (до 100 дел 28 чел./ч);

• на обработку получаемых и отправляемых документов, включая их регистрацию и доставку исполнителям (на 10 документов 0,78 и 0,80 чел./ч, соответственно);

• на обработку телеграммы, телефонограммы, оформления командировочного удостоверения (0,11; 0,17; 0,15 чел./ч соответстве н но);

• на работы по контролю исполнения документов (0,70 чел./ч на 10 документов);

• на создание и ведение различных делопроизводственных картотек (от 0,15 до 0,24 чел./ч на карточку);

• на формирование и оформление дел, классифицированных по срокам хранения (от 0,43 до 0,75 чел./ч на 1 дело);

• на проведение экспертизы ценности, составление описей и передачу дел из подразделений на архивное хранение (1,0 и 3,2 чел./ч соответственно).

Значительная часть нормативов посвящена работам архива организации:

• по составлению научно-справочного аппарата к архивным фондам (предисловия к описям, именные и предметно-те­матические указатели);

• по исполнению различных запросов (тематических, соци­ально-правового характера);

• по выдаче архивных справок;

• по обеспечению сохранности архивных документов;

• по техническому оформлению дел и сдаче выделенных к уничтожению дел на утилизацию.

Наряду с достаточно точными нормами сделана попытка нормировать и методическую работу по разработке различных делопроизводственных инструкций, рекомендаций и других мето­дических пособий, контролю за ведением делопроизводства в под­разделениях и консультированию сотрудников по делопроизвод­ственным вопросам.

Расчет численности сотрудников службы ДОУ проводится ис­ходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в течение года с добавлением коэффициента на организационно-техническое об­служивание рабочего места, личные потребности, отдых, включая физкультурные паузы.

Норматив численности определяет количество сотрудников, тре­бующихся для выполнения с определенным качеством всех работ, закрепленных за данным подразделением при существующих ор­ганизационно-технических условиях.

Например, расчет численности машинисток (Ч ) производится по формуле:

Ч_М = А/Т«,

где А — годовой объем работ в машинописных страницах; Т — действенный годовой фонд времени, ч; п — норма выра­ботки продукции, ч. Необходимое количество секретарей (Ч_с) устанавливают, исхо­дя из объема документооборота за год и расчетных норм выработ­ки на выполнение документационных операций:

Ч_с = Н_вр0К/(Т(1-й)),

где Н_вр — средняя норма времени на обработку одного докумен­та (0,67 ч); О — количество корреспонденции за год (доку­ментооборот); К — коэффициент изменения трудоемкости работы; Т — годовой номинальный фонд рабочего времени; а — коэффициент неявок на работу (0,3).

Нормативная часть дополнена рекомендациями по организации труда, содержанию каждой из выделенных работ, типовому обору­дованию рабочего места экспедиторов, делопроизводителей, сек­ретарей, архивариусов.

Имеются нормативы на создание конкретных документов, име­ющих типовое содержание, например: сопроводительное письмо к договору (0,055 ч), спецификация для заключения договора на поставку продукции (0,053 ч), товарно-транспортная накладная (0,044 ч на одну номенклатурную единицу) и т.д., сгруппированные в «Типовые нормы времени на подготовку и оформление докумен­тов по снабжению и сбыту продукции».

С 1989 г. введены в действие «Типовые нормы времени на пе­ревод и переработку научно-технической литературы и докумен­тов», включая полный, сокращенный и выборочный письменный перевод с западноевропейских языков на русский и наоборот. Так­же введены нормы перевода с русского на государственные языки стран СНГ и с них на русский.

В добавление к «Единым нормам времени (выработки) на машинописные работы» добавлена работа с микрофильмами и микрофишами, требующая использования считывающей аппара­туры и вдвое увеличивающая трудоемкость. Имеются и другие нор­мативы работы с документами.

В рекомендациях по организации труда обязательно приводят­ся организационно-технические условия труда делопроизводствен­ного персонала: освещенность рабочей поверхности при люминес­центном освещении должна составлять 500 люкс; при лампах на­каливания — 300 люкс; температура воздуха — 18—20°С (что явно недостаточно при сидячей работе); относительная влажность — 40—60%; уровень шума — менее 50 дБ; площадь одного рабочего места — 4 кв. м.