4.4. Факсограммы

Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу деловой корреспон­денции исходя из особенностей передачи информации. По кана­лам факсимильной связи передаются документы, срочно требую­щиеся адресату.

Факсимильный терминал (телефакс) — устройство, обеспечива­ющее преобразование графической информации на бумажном но­сителе в электрические сигналы, их передачу по сетям электросвязи

7 - 1287

97

и прием — обратное преобразование. При использовании компью­теров в качестве факсимильных терминалов графическая информа­ция может быть представлена в форме файлов, хранящихся на уст­ройстве долговременной памяти вычислительной системы.

Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи — отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.

По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа — подлинника (до­говора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев фак-сограммы служат средством оперативного ведения деловой пере­писки и оформляются с учетом требований, предъявляемых сред­ствами факсимильной связи.

В настоящее время в законодательстве и инструкциях по дело­производству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представ­лении отчетных и статистических данных. Вместе с тем в подза­конных актах и на практике существует ряд ограничений на ис­пользование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-ориги­нала.

Существуют определенные требования к документам, отправ­ляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и при­нимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная теле­факсная аппаратура передает листы формата А4.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использова­нием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или де­формация материального носителя отправляемого документа. На

лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, из­гибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу

Факс-форма резервирования гостиницы

Пожалуйста, распечатайте эту форму, заполните ее и отправьте

факсом:

+7 812 117-78-45.

Если вы не получите ответ в течение 24 часов, пожалуйста, пошлите повторный факс или позвоните по телефону +7 812 117-78-45.

Фамилия, имя, отчество:

E-mail:

Номер факса:

Номер телефона:

Адрес:

Город/Страна:

Фирма:

Тип номера: Одноместный/Двухместный

Дата приезда:

Дата отъезда:

Кол-во ночей:

Кол-во взрослых:

Кол-во детей:

Дополнительная информация:

т

99

Правила передачи и приема документов с использованием фак­симильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизвод­ству и включают следующие основные положения.

1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие офи­циальные номера организации, устанавливаются в Службе доку­ментационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответ­ственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителя­ми.

2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сда­ется с заявкой установленного образца, подписанной руководите­лем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.

3. По каналам факсимильной связи передаются документы, тре­бующие срочной передачи информации.

4. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

5. Объем передаваемого документа ограничивается (в соответ­ствии с инструкциями по делопроизводству в различных органи­зациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).

Пример оформления факсограммы

Факсограмма

№ 3-41/3 от 30.04.2006

Руководителям подрядных организаций по списку

Предлагаю принять участие в ярмарке жилищно-коммунальных услуг, проводимой в рамках V Московской международной выставки «ДОРКОМЭКСПО-2006».

Подобная ярмарка проводится впервые в нашем городе и ее цель — способствовать формированию рынка жилищно-коммунальных услуг в Москве, привлечь предприятия малого бизнеса в сферу ЖКХ.

Предприятия — участники ярмарки будут внесены в базу данных Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустрой­ства г. Москвы, которую в своей работе используют префектуры, уп­равы районов, дирекции единого заказчика и другие структуры, а также будут представлены в специальном разделе официального ка­талога выставки. Перечень жилищно-коммунальных услуг дан в заяв­ке на участие в ярмарке.

Стоимость участия — 1000 руб., включая НДС — 20% (для участни­ков выставки — бесплатно).

Заявку необходимо выслать в адрес Оргкомитета (095) 923-18-23, 924-16-51, 925-73-10, e-mail: info@dorkomexpo.ru до 20 мая 2006 г.

Приложение: 1 л. (заявка)

Первый заместитель Мэра Москвы

в Правительстве Москвы П.Н.Аксенов

Исполнитель:

Озорников А.И.

(095) 923-18-23,298-82-84

6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).

8. В том случае, когда документ направляется в сторонние ор­ганизации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «проект».

9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

10. Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы.

11. После передачи информации документы возвращаются ис­полнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные — немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

В настоящее время в организациях связи действуют факсимиль­ные службы — телематические службы, предназначенные для пре­доставления услуг передачи документов (сообщений) между фак­симильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории:

а) абонентские факсимильные службы — Телефакс (служба ре- ального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накопле- нием);

б) клиентская факсимильная служба — Бюрофакс;

в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуще- ствляется с использованием службы Бюрофакс, прием — с исполь- зованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс — Телефакс, Телефакс — Бюрофакс).

Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских фак­симильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других стра­нах.

Клиентская служба «Бюрофакс» предназначена в первую оче­редь для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющим собственных факсимильных средств. Служба «Бюро-факс» обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с по­мощью факсимильного терминального оборудования, располага­емого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба «Бюрофакс» обе­спечивает предоставление потребителям следующих услуг:

• подача документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;

• подача документа с факсимильной установки отправителя;

• доставка факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;

• доставка факсимильного сообщения средствами электро­связи на факсимильную установку получателя;

• доставка факсимильного сообщения средствами почты;

• выдача факсимильного сообщения получателю без предва­рительного уведомления (до востребования);

• выдача факсимильного сообщения получателю по предва­рительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телекс);

• различные категории срочности передачи и доставки сооб­щений.

Способ доставки сообщения получателю определяется отпра­вителем.

Абонентская служба «Комфакс» — факсимильная служба с про­межуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг:

• передача сообщений в заранее назначенное время;

• многоадресная и циркулярная передача;

• автоматический сброс сообщений на терминал получателя;

• получение сообщений в заранее определенный интервал времени;

• организация абонентских факсимильных почтовых ящи­ков;

• уведомление о приеме для обработки и о доставке сообще­ния адресату;

• повторная передача.

Создание абонентской службы «Комфакс» связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользова­ния. Наличие в службе «Комфакс» промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на свя­зи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это об­стоятельство имеет особое значение для организации связи або­нентов различных часовых поясов.