3.4. Особенности оформления наиболее

РАСПРОСТРАНЕННЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов, которые в разное время назывались «административные», «обще­управленческие», а позднее — «организационно-распорядитель­ные». Перечень этих документов нашел отражение в Общероссий­ском классификаторе управленческой документации (ОКУД), Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, Основных положениях ГСДОУ. В них упоминают­ся такие организационно-распорядительные документы, как пись­мо, телефонограмма, протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка, заявление, доверенность, постановление, реше­ние, распоряжение, приказ, указание и др.

При всем многообразии их содержания, за каждым из них истори­чески закрепились определенные правила оформления. Подавляющее большинство документов, отправляемых из организаций и направляе­мых им, являются информационно-справочными; в них содержится информация о фактическом положении дел. К ним относятся: справки; акты; докладные и объяснительные записки; протоколы; заявления и др.

Отдельную группу информационных документов составляет переписка организации с внешними организациями и физическими лицами: письма, телеграммы, телефонограммы, факсимильные и электронные сообщения.

3.4.1. Протоколы

Протокол — управленческий документ, фиксирующий ход об­суждения вопросов и принятия решений несколькими лицами. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий ми­нистерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего со­брания, собрания акционеров, заседания Совета директоров (уч­редителей).

Проект протокола составляется непосредственно во время за­седания, содержание выступлений конспектируется, стенографи­руется или записывается на диктофон. Полное оформление про­токола, как правило, проводится позднее. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Протокол оформляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги, на котором указывается:

• вид документа;

• дата;

• номер;

• гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

• наименование мероприятия;

• состав присутствующих, в том числе подтверждающий пра­вомочность его проведения;

• заголовок мероприятия (повестка дня);

• текст;

• подписи всех присутствующих или только двоих: председа­теля и секретаря;

• отметка о направлении в дело.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончатель­ного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то ставятся даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номе­ром заседания коллегиального органа в течение года.

Таким образом, структура протокола состоит из двух частей: первая — заголовочная (вводная) содержит указания председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестку дня; вто­рая — основная, фиксирует ход заседания, подписи участников.

Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится в следующем порядке:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Словом «СЛУШАЛИ» начинается раздел по каждому пункту по­вестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, по­сле них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разби­вают текст на самостоятельные логические части.

После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления. Содержа­ние выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указы­вается — «текст (доклада, выступления) прилагается». Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконич­ной форме в части «ВЫСТУПИЛИ:».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня «РЕШИЛИ:» — запись принятого по обсуждаемому вопросу реше­ния (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Реше­ния, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются и ре­зультаты голосования по каждой кандидатуре.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения за­писывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные во­просы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако, по усмотрению собрания или его председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены пол­ностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные сове­щания.

Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, до­водятся до сведения исполнителей и других заинтересованных лиц и сотрудников в виде распорядительных документов — решений (постановлений), в виде копии самого протокола, либо в виде вы­писки из протокола или из пунктов решений.