Teil II. Geschäftskorrespondenz

In diesem Teil erfahren Sie, wie man Geschäftsbriefe schreibt, welche Bausteine des Briefes man verwendet. Und Sie können selbst einen Geschäftsbrief erzeugen.

1. Wie schreibe ich einen Brief? Tipps für Briefe schreiben, Brief-Formatierung und Layout-Brief

Jeder kennt das: man muss einen Geschäftsbrief schreiben und stolpert dann über Formalien wie das Brief-Layout. Briefe richtig schreiben fängt nämlich bereits bei der Brief-Formatierung und dem Aufbau bzw. dem richtigen Adressieren eines Briefes an.

Wie schreibt man einen Brief?

Zunächst einmal muss man entscheiden: soll ein formeller Brief oder ein privater Brief geschrieben werden? Wenn man im privaten Kontext einen Brief schreiben möchte, muss man keine besonderen formalen Regeln befolgen. Wie üblich sind auch in diesem Fall Anrede im Brief, Text und eine abschließende Grußformel gängige Elemente des Briefes. Ein Geschäftsbrief oder ein anderer formeller Brief werden hingegen nach festgelegten Regeln geschrieben und es sind verschiedene Aspekte beim Brief-Layout zu beachten. 

Aufbau des Geschäftsbriefes

Will man einen Geschäfts-Brief richtig schreiben verwendet man Papier im Format DIN A4. Das Adressfeld Brief, das Anschriftenfeld, muss so positioniert werden, dass die Anschrift des Empfängers im Sichtfenster des Briefumschlags zu sehen ist. Ebenfalls im Sichtfenster sollte in kleinerer Schrift über der Empfängeradresse die Adresse des Absenders zu lesen sein. Grundsätzlich gilt, dass die Adresse des Absenders links oben auf dem Briefbogen steht und darunter die Adresse des Empfängers. Die Absenderadresse steht links und zwar circa 17 mm unter der oberen Blattkante. Der Absender sollte Namen, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort enthalten. Diese Angaben werden nicht durch Leerzeilen getrennt. Die Empfängeradresse steht ebenfalls links. Sie wird circa 51 mm von der oberen Blattkante entfernt platziert. Neben dem Brief-Adressieren ist es wichtig, dass der Empfänger in einem Geschäftsbrief die vollständigen Kontaktdaten des Absenders vorfindet. Wie man einen Briefumschlag richtig beschriftet und adressiert lesen Sie unter Briefumschlag richtig beschriften: was man übers Kuvert Beschriften und Briefe Beschriften wissen muss, aus unserer Kategorie Tipps und Tricks. 

Layout Brief

Im Layout des Briefes spielt das Datum eine wichtige Rolle. Das Datum kann numerisch, also beispielsweise 23.07.2010, oder alphanumerisch, beispielsweise 23. Juli 2010, geschrieben werden. Vor das Datum schreibt man den Ort, an dem der Brief verfasst wurde (Musterstadt, 23.07.2010). Beim Geschäfts-Brief schreiben spielt natürlich auch die Platzierung des Datums eine Rolle. Das Datum kann an verschiedenen Plätzen stehen – auf jeden Fall aber auf der rechten Seite des Briefs. Das Datum kann zwischen Brief-Betreff und Anrede stehen, es kann vor dem Brief-Betreff stehen oder aber am oberen Rand von einem Geschäftsbrief, also auf der Höhe der Adresse. Bei der Brief-Formatierung muss man natürlich auch daran denken, die Seitenzahl am Ende der Seite einzufügen.