Людкевич

93. Особливості планування і управління.

Управління проектами — область знань з планування, організації та управління ресурсами з метою успішного досягнення цілей та завершення завдань проекту. Іноді ототожнюється з управлінням програмами, але програма — це фактично більший високий рівень: група пов'язаних та взаємозалежних проектів.

Проект — це обмежений часовими рамками процес, що має визначений початок та кінець, зазвичай обмежений датою, але також може обмежуватися фінансуванням або досягненням результатів[1], який здійснюється для реалізації унікальних цілей та завдань[2], зазвичай, щоб призвести до вигідних змін або створення доданої вартості. Тимчасова природа проектів контрастує з бізнесом (процесами) [3], які є повторюваною, постійною або частково постійною діяльністю з виробництва продуктів або послуг. На практиці, управління вищезазначеними двома системами часто різниться і таким чином вимагає розвитку окремих технічних навичок та використання розподіленого управління ними.

Головним завданням проектного управління є досягнення всіх цілей[4] та виконання завдань проекту, одночасно виконуючи зобов'язання щодо наперед визначених обмежень проекту.[5] Типовими обмеженнями є межі та зміст проекту, час, бюджет.[1] Другорядним завданням, але амбіційнішим, є оптимізація, розподілення та інтеграція завдань, необхідних для досягнення наперед визначених цілей.

94. Взаємини із замовником, листування.

Управління та планування - це діяльність менеджера, з виконання його внутрішніх

функцій. На першій ітерації розвиваються і зовнішні функції менеджера, тобто

взаємовідносини із замовником. Вони набувають нову якість в порівнянні з попереднім

періодом. Раніше менеджер вступав в контакти з замовником одноосібно (епізодичні

зовнішні контакти керівництва фірми, як правило, впливають на зміст проекту і лише

трохи на методи його розробки). Він вирішував задачі уточнення замовлення. Тепер же

зовнішня задача змінюється. Менеджер повинен:

· добиватися максимально швидкого подолання розбіжностей, протиріч та інших

перешкод на шляху розвитку проекту, які виявляються по ходу справи;

· забезпечувати отримання всієї необхідної для ведення проекту інформації;

· організовувати приймально-здавальні заходи тих робочих продуктів, які вимагають

цього;

· добиватися максимально швидкого і повного відшкодування витрачених ресурсів

(необхідно знати, коли і за що слід виставляти рахунки для оплати).

Цілком можливо передати частину повноважень по контактах із замовником

деяким виконавцям. Це розвантажує менеджера, позбавляє його від необхідності

вирішувати окремі поточні питання, які потребують спеціального погодження. Але в

такому випадку необхідно встановити сувору дисципліну контактів із замовником.

Зокрема, і менеджер, і виконавці повинні знати, хто і з яких приводів має право звертатися

до замовника, повідомляти йому щось чи питати про що-небудь. Якщо у виконавця

виникає потреба вийти за межі свого регламенту, він зобов'язаний діяти через менеджера,

який вирішує, розширити права виконавця, призначити посередника або самому

виступити посередником.

Навіть при неформальних контактах із замовником, таких як спільний відпочинок,

неділові зустрічі тощо, працівники проекту не повинні виходити за рамки регламенту, не

кажучи вже про порушення конфіденційності. Ця вимога ділового етикету. Зокрема,

абсолютно неприпустимо займатися критикою замовлення або проекту з замовником.

Втім, цього взагалі не слід робити поза колективом виконавців проекту. Особливо варто

відзначити так званий непрямий вихід за межі регламенту, тобто коли відомості, не

підлягають розголошенню, потрапляють до замовника через треті особи. Це погано як

само по собі, так і в зв'язку з тим, що при подібному поширенні інформації досить

імовірно її спотворення.

Найбільш істотна частина контактів із замовником здійснюється за допомогою

ділових листів. Їх переваги перед іншими контактами полягають у наступному:

· для з'ясування питань не потрібно здійснювати спеціальні заходи (призначати

зустрічі, вести протоколи тощо);

· можна складати лист докладно, не упускаючи те, про що в «швидких» контактах

легко забути;

· відправлення листа не вимагає очікування часу, коли кореспондент готовий

вступити в контакт;

· на відміну від інших видів контактів переписка сама себе протоколює;

· переписка - досить дешевий спосіб спілкування.

Ці переваги у багатьох випадках компенсують головний недолік переписки:

відсутність оперативності спілкування, а тому, коли очікування відповіді допустимо,

використання листів для ділових контактів виправдано. Нижче наводиться далеко не

повний список дій замовника і розробників, які здійснюються за допомогою листування