Существуют пять типов записи для деловых документов:
Линейная - запись, обладающая самомтоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).
Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).
Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).
Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).
Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).
Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действуюшими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.
Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.
Все виды документов 2-го подстиля составляются в соответствии с принятой традицией. Требования к оформлению документов документа определены ГОСТом 6.38 – 72. С 1.01.1991 вступила в силу Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах госуправления.
Документы подразделяются на 3 группы:
Организационные: уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания
Распорядительные: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы
Справочно-информационные: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения.
Кроме того, в составе 3-й группы выделяют документы по личному составу (кадровая документация): заявления, характеристики, личные карточки, автобиография.
Существуют отдельные жанры, которые находятся на стыке двух стилей: научного и официально-делового. Так, например, Майя Петровна Сенкевич отмечает, что равно к обоим стилям можно отнести жанры: технической инструкции, патентной литературы. Тогда в системе ОРД следует выделить еще и научно-техническую документацию. Следует различать жанр и вид служебного документа: жанр- протокол, вид -заседания, -собрания,- допроса, - разногласий; жанр- акт: вид- приема передачи дел,- инвентаризации, недостачи. Вся ОРД фиксирует управленческую деятельность, которая охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д.
по происхождению документы делятся на: служебные и личные
по месту составления на: исходящие и входящие
по способу изготовления: обычно представлены линейными текстами, рукописные, машинописные, типографские. К типографским относятся формализованные документы: трафареты, анкеты, таблицы, которые не составляются, а заполняются на бланках, чаще отпечатанных типографским способом.
по форме изложения: типовые (для всех или для ряда учреждений) и индивидуальные (автобиография, характеристика, учетная карточка и проч.);
по количеству вопросов: простые - включающие один вопрос, сложные – несколько вопросов.
Каждому документу присущ свой формуляр. Формуляр – это совокупность реквизитов, расположенных в определенном порядке. Реквизит – информационный элемент документа. Формуляр определяет жанровую и видовую принадлежность документа. В состав реквизитов входят: 1) Герб республики, страны 2) эмблема организации, предприятия 3) изображение правительственных наград 4) код предприятия, учреждения, организации по ОКПО 5) код формы документа 6)наименование министерства или ведомства 7) наименование учреждения, предприятия или организации 8) наименование структурного подразделения 9) индекс предприятия связи, почтовый или телеграфный адрес 10) название жанра, вида 11) дата 12) индекс 13) ссылка на индекс и дату входящего документа 14) место составления или издания 15) гриф ограничения доступа к документу 16) адресат 17) гриф утверждения 18) резолюция 19) заголовок к тексту 20) отметка о контроле 21) текст линейный, трафарет, анкета, таблица 22) отметка о наличии приложений 23) подпись 24) гриф согласования 25) визы 26) печать 27) отметка о заверении копии 28) фамилия исполнителя и номер его служебного телефона 29) отметка об исполнении документа и направлении его в дело 30) отметка о переносе данных на машинный носитель 31) отметка о поступлении.
П – Экстралингвистическая основа официально-делового стиля.
Официально-деловой стиль формируют следующие экстралингвистические факторы:
Правовая форма сознания
Отвлеченно-обобщенный тип мышления, что сближает его с научным стилем, и одновременно конкретный типы мышления, т.к. в документах отражаются конкретные ситуации, включаются конкретные мероприятия. Отсюда указания на конкретные лица, даты действия, предметы. Абстрактность проявляет себя прежде всего на уровне формулировок.
Одна из форм правовых общественных отношений (или сфер функционирования): законодательная, дипломатическая, управленческая (административно-деловая)
Отражение действительности как в виде абстрактных, так и в виде конкретных понятий
Информативная, волюнтативная (предписывающая), информативно-волюнтативная, констатирующая функции.
Строгая определенность рамок высказывания. Если в документе содержится разная информация, то она объединена типом (жанром) и функцией документа. Например: Приказ по личному составу может включать пункты: 1) о назначении на должность; 2) о начислении зарплаты; 3) о сроках отпуска