Тема 1. Знакомство с учреждением и его структурой

Цель: знакомство с историей, современными задачами, направлениями деятельности и структурой организации.

Методические указания по изучению темы:

1. В процессе изучения темы необходимо выяснить:

• полное наименование организации;

• дату создания организации;

• организационно-правовую форму организации;

• цель создания и функции организации;

• организационную структуру и порядок управления;

Источником сведений по указанным аспектам являются беседы с руководя­щими работниками и руководителем практики от организации, которые познакомят с историей, современны­ми задачами, направлениями деятельности, структурой организации и подразделения, в котором проходит практика. Источником более подробной информации является архивный документ «Историческая справка о фондообразователе», в которой содержатся сведения о времени образования учреждения, об изменениях названия и структуры, подчинении и другие сведения.

Если учреждение не государственное, то необходимо изучить учредительные документы, которые содержат ответы на интересующие вопросы по данной теме.

2. Необходимо графически изобразить организационно-структурную схему аппарата управления организации.

3. Следующим этапом является изучение организационно-право­вых документов, регламентирующих юридический статус учреждения:

• устав (положение) организации;

• штатное расписание.

• положения о структурных подразделениях;

• должностные инструкции сотрудников;

Форма отчетности:

1. Текстовое описание истории, цели, задач, функций, направлений деятельности и структуры организации (с приложением организационно-структурной схемы аппарата управления организации).

2. Все собранные данные по пункту 3 методических указаний по изучению темы (см. выше) оформляются в виде связного текста, отражающего:

а) наличие/отсутствие необходимых реквизитов;

б) наличие/отсутствие в данных документах всех необходимых разделов.

Тема 2. Изучение систем документации организации

Цель: выявить системы документации, функционирующие в организации, и видовой состав каждой системы; проанализировать оформление документов.

Методические указания по изучению темы:

1. Перечислить системы документации, функционирующие в данной организации, и их видовой состав:

а) нормативно-методические;

б) распорядительные;

в) информационно-справочные;

г) и другие.

2. Проанализировать все виды документов, сопоставить сложившуюся практику документирования с требованиями нормативно-методических документов.

2.1. Изучить и описать особенности организационных документов

2.2. Изучить и описать особенности распорядительных документов 2.3. Изучить и описать особенности информационно-справочных документов;

Анализ рекомендуется проводить по следующей схеме:

а) наличие/отсутствие необходимых реквизитов (заголовка, наименова­ния вида документа, регистрационного номера, отметок на документах и т.д.).

б) правильность адресования;

в) порядок внутреннего и внешнего согласования документа;

г) этапы удостоверения документа (подписание, утверждение, поста­новка печати);

д) способы создания документа (типографский, компьютерный, рукописный; определить наиболее распространенный способ создания докумен­тов в данной организации);

По данной схеме студенты должны провести анализ двух документов каждой группы (на выбор) (приложение 3).

Форма отчетности:

1. Текстовый анализ оформления отдельных видов документов (с приложением графического анализа в виде образцов документов с указанием ошибок в оформлении красными чернилами)

2. Приложение образцов проанализированных видов документов, оформленных в соответствии с требованиями общегосударственных нормативно-методических документов.