Вопрос 3.

Лица, получившие подотчетные суммы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы на расход подотчетных сумм (квитанции, чеки, проездные документы, счета и т.д.). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчет. В бухгалтерии проверяется правильность оформления авансовых отчетов, правильность оформления первичных документов, назначение произведенных расходов, а также отчеты проверяются арифметически. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения. Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчетным лицом не позднее трех дней после сдачи авансового отчета. В случае непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходованных подотчетных суммах или несвоевременного возврата в кассу остатков неиспользованных авансов в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст.137) бюджетные учреждения имеют право производить удержания из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных законодательством. Одновременно с авансовым отчетом работник, возвратившийся из командировки, представляет руководителю организации письменный отчет о проделанной работе.

Например:

1) определим сумму командировочных расходов работника по представленным документам (см. расчет аванса на командировку в вопросе 2):

1. Командировочное удостоверение с отметками:

выбыл из Шадринска 13.01.;

прибыл в Курган 13.01.;

убыл из Кургана 22.01.;

прибыл в Шадринск 22.01.

2. Проездные документы:

на автобус Шадринск – Курган 13.01.03 стоимость 90 руб., в том числе страховой сбор 3 руб.

на электропоезд Курган – Шадринск 21.01.03 стоимость 66 руб., в том числе страховой сбор 1 руб.

3. Счет-квитанция за проживание в гостинице с 13 по 21 января (8 сут. х 400 руб.) 3200 руб.

Данному работнику следует оплатить:

1. Суточные 9 сут. х 100 руб. = 900 руб.

2. Проезд 66 руб. + 90 руб. = 156 руб.

3. Квартирные 8 сут. х 400 руб. = 3200 руб.

4. Итого: 4256 руб.

Следует составить следующие бухгалтерские проводки:

утвержден авансовый отчет на командировочные расходы (бюджетные средства):

А) оплата найма жилого помещения Д 1 40120 226 К 1 20826 660 – 3200 руб.

Б) суточные Д 1 40120 212 К 1 20812 660 – 900 руб.

В) проезд Д 1 40120 222 К 1 20822 660 – 156 руб.

Примечание. Оплата суточных и квартирных производится по фактическому количеству суток, проведенных в командировке, которые определены на основании проездных билетов.

У данного работника остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы в сумме 1874 руб. (выдан аванс 6130 – сумма утвержденного авансового отчета 4256 руб. = 1874 руб., в том числе по оплате суточных: 100 руб. (1000 – 900); по оплате квартирных:1750 (4950-3200); проезда: 24 (180 – 156)), который должен быть внесен в кассу, при этом составляются проводки:

А) Д 1 20134 510 К 1 20812 660 -100 руб.

Б) Д 1 20134 510 К 1 20826 660 – 1750 руб.

В) Д 1 20134 510 К 1 20822 660 – 24 руб.

2) определим сумму командировочных расходов работника по представленным документам:

1. Командировочное удостоверение с отметками:

выбыл из Шадринска 20.01.;

прибыл в Москву 22.01.;

убыл из Москвы 27.01.;

прибыл в Шадринск 29.01.

2. Проездные документы на поезд в купейном вагоне:

Шадринск – Москва 20.01. стоимость 2646 руб., в том числе страховой сбор 4 руб. (прибытие в Москву 22.01.)

Москва – Шадринск 27.01. стоимость 2625 руб., в том числе страховой сбор 4 руб.(прибытие в Шадринск 29.01.)

3. Квитанции за пользование постельными принадлежностями в поезде 2 шт. по 70 руб.

4. Счет-квитанция за проживание в гостинице с 22.02. по 27.01. (5

суток) на сумму 3000 руб. (стоимость 600 руб. за сутки).

Данному работнику следует оплатить:

1. Суточные 10 сут. х 100 руб. = 1000 руб.

2. Проезд 2646 руб. + 2625 руб. + 70 руб. + 70 руб. = 5411 руб.

3. Квартирные 5 сут. х 550 руб. = 2750 руб. (оплачиваем в пределах норм 550 руб. за сутки).

4. Итого 9161 руб.

3) определим сумму командировочных расходов работника по представленным документам:

1. Командировочное удостоверение с отметками:

выбыл из Шадринска 20.01.;

прибыл в Омск 21.01.;

убыл из Омска 27.01.;

прибыл в Шадринск 28.01.

2. Проездные документы на поезд:

Шадринск – Омск 20.01. стоимость 630 руб., в том числе страховой сбор 4 руб. (прибытие в Омск 21.01.)

Омск – Шадринск 27.01. стоимость 614 руб., в том числе страховой сбор 4 руб. (прибытие в Шадринск 28.01.)

3. Квитанции за пользование постельными принадлежностями в поезде 2 шт. по 60 руб.

Данному работнику следует оплатить:

1. Суточные 9 сут. х 100 руб. = 900 руб.

2. Проезд 630 руб. + 614 руб. + 60 руб. + 60 руб. = 1364 руб.

3. Квартирные 6 сут. х 12 руб. = 72 руб. (т.к. документы не представлены).

4. Итого 2336 руб.