Шадринский финансово-экономический колледж -
филиал федерального государственного бюджетного учреждения
высшего профессионального образования «Государственный
университет Министерства финансов Российской Федерации»
Учебно-практическое пособие по дисциплине
«Бюджетный учет и отчетность» для студентов очного и
заочного отделения специализаций «Казначейское дело»,
«Государственные и муниципальные финансы»
Тема. Учет расчетов с подотчетными лицами.
Составлено преподавателем
Марамыгиной С.П.
г.Шадринск 2012 год.
Тема «Учет расчетов с подотчетными лицами»
План:
1. Порядок и размер выдачи аванса подотчетным лицам.
2. Правила оплаты расходов по служебным командировкам.
3. Порядок представления авансовых отчетов подотчетными лицами.
4. Учет расчетов с подотчетными лицами.
Вопрос 1.
Работникам учреждений могут выдаваться из кассы наличные деньги (авансы) под отчет на хозяйственные, командировочные, операционные и представительские расходы.
Суммы, выданные авансом до окончательного расчета по ним, называются подотчетными, а лица, получившие эти суммы – подотчетными лицами.
Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в данном учреждении. Авансы выдаются на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса по распоряжению руководителя учреждения и при отсутствии задолженности по предыдущим авансам. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Авансы на хозяйственные и операционные расходы выдаются в суммах, предусмотренных на эти цели по смете по соответствующему коду расходов классификации операций сектора государственного управления.
Говоря о служебных командировках в бюджетных учреждениях, необходимо отметить обязательное условие, при котором они могут осуществляться: это наличие ассигнований (лимитов бюджетных обязательств) по кодам экономической классификации расходов, обеспеченных финансированием: 212 «Прочие выплаты» - оплата суточных, 222 «Транспортные услуги» - оплата проезда, 226 «Прочие услуги» - оплата найма жилого помещения, услуги гостиницы. Авансы на командировочные расходы выдаются в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов по найму жилого помещения в период командировки. Выдаваемые суммы определяются расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и расходов по найму жилого помещения.
Вопрос 2.
В соответствии со ст.166 Трудового кодекса РФ от 30.12.01 №197-ФЗ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы. Не признается служебной командировкой служебная поездка работника, постоянная работа которого осуществляется в пути или имеет разъездной характер. На время служебной командировки работнику гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение возможных расходов, связанных со служебной командировкой. В состав таких возмещаемых расходов входят расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Размеры возмещаемых расходов для работников бюджетных учреждений, направляемых в служебные командировки, установлены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.07.01 №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» (далее приказ №49н).
Порядок направления работников в командировки, их сроки и другие вопросы, связанные со служебными командировками также регламентируются Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Направление работников учреждений в служебные командировки осуществляется руководителем и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме и оформлением приказа по учреждению. Срок командировки определяется руководителем учреждения, однако он не должен превышать 40 суток, не включая время нахождения в пути.
Направление работника в вышестоящую организацию производится по вызову руководителя этой организации или по согласованию с ним.
Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из пункта постоянной работы командированного работника, а днем приезда – день его прибытия в пункт постоянной работы этого работника. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие. День выезда в командировку и день возвращения из командировки определяются по местному (по месту постоянной работы) времени.
Находясь в командировке, работник учреждения соблюдает режим рабочего времени и отдыха той организации, куда он командирован.
Согласно приказа №49н установлены следующие нормы возмещения командировочных расходов:
1) Суточные оплачиваются в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Количество дней командировки определяется на основании проездных документов, а при их отсутствии на основании командировочного удостоверения. Суточные не выплачиваются при однодневных командировках, а также, если работник по условиям сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться из места командировки в место постоянной работы. Также следует иметь в виду, что суточные выплачиваются не только за время нахождения в пути к месту командировки и обратно, но и за время вынужденной остановки в пути. Поэтому, если, например, по прибытии в аэропорт работник узнает о задержке рейса по различным причинам, ему следует сделать об этом отметку в билете. За это время ему будут оплачены суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае болезни работника во время нахождения в командировке ему на общих основаниях выплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилого помещения в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него поручения или вернуться к месту постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.
2) Расходы по найму жилого помещения (квартирные) оплачиваются по фактическим расходам на основании подтверждающих документов (квитанции, счета) в пределах 550 руб. в сутки. Также оплачиваются:
- квартирные за время вынужденных остановок в пути;
- бронирование места в гостинице в размере 50% от стоимости номера в пределах норм (т.е. 550 руб.).
Без предъявления оправдательных документов квартирные оплачиваются в размере 12 руб. за сутки.
В тех случаях, когда работнику в месте командировки предоставлялось бесплатное жилье оплата квартирных не производится.
3) Оплата стоимости проезда к месту командировки и обратно (включая оплату согласно квитанциям за пользование постельными принадлежностями; комиссионный сбор по предварительной продаже билетов) производится по фактическим расходам на основании предъявленных проездных документов, но не выше стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
Не оплачиваются услуги по доставке билетов на дом, переноска и перевозка личного багажа, расходы по проезду в пределах населенного пункта, услуги такси.
Без предъявления документов на проезд с разрешения руководителя оплата производится по минимальным тарифам.
При отсутствии первичных документов, подтверждающих расходы, произведенные в командировке, работнику выплачиваются суточные (основанием является командировочное удостоверение и авансовый отчет), расходы на проживание по соответствующим нормам, а также расходы на проезд по минимальной стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
- водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
Расходы, превышающие размеры установленных норм, могут возмещаться учреждениями за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.
Пример.
* Работник бюджетного учреждения г.Шадринска направлен в командировку в г.Курган сроком на 10 суток с 13 по 22 января. Накануне выезда в командировку ему был выплачен аванс 6130 руб., рассчитанный следующим образом:
1. Суточные 100 руб. х 10 сут. = 1000 руб.
2. Оплата найма жилого помещения 550 х 9 сут.= 4950 руб.
3. Проезд туда и обратно 90 х 2 = 180 руб.
Итого: 6130 руб.
Выдача аванса из кассы (бюджетные средства) отражается проводками:
А) на оплату найма жилого помещения
Д 1 20826 560 К 1 20134 610 – 4950 руб.
Б) на оплату суточных
Д 1 20812 560 К 1 20134 610 – 1000 руб.
В) на оплату проезда
Д 1 20822 560 К 1 20134 610 – 180 руб.
* Работник бюджетного учреждения г.Шадринска направлен в однодневную командировку в г.Курган. Накануне выезда в командировку ему был выплачен аванс 180 руб., рассчитанный следующим образом:
1. Проезд туда и обратно 90 х 2 = 180 руб. (суточные и квартирные не выплачиваются, т.к. продолжительность командировки составляет 1 день).