1. Организация может сдать справки на специальном бланке (заполнив его на пишущей машинке или распечатав на принтере).

Однако воспользоваться таким методом можно, если в организации работают менее 10 человек.

Раньше бланки справок можно было получить только в налоговой инспекции. Теперь же их либо покупают, либо распечатывают пустой бланк на принтере и заполняют его.

Обратите внимание: заполненные справки прошивать не нужно.

Кроме справок нужно составить два бланка специального реестра (списка всех справок). Форма реестра приведена в приказе МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583.

При сдаче справок в ИФНС инспектор просмотрит, правильно ли они заполнены. Далее составляется два экземпляра протокола приема сведений о доходах физических лиц на бумаге. На обоих экземплярах нужно поставить подпись и печать организации.

На практике инспектору обычно достаточно, чтобы на протоколе просто расписались. На всякий случай лучше иметь при себе доверенность на право подписи документов от имени организации.

2. Организация может сдать справки на дискете.

Для этого в налоговой инспекции записывается специальная программа, которая затем устанавливается в организации. Сегодня ее можно также «скачать» иҷ Интернетв.

Дискету с з0полненными спӀавками и два экземпля⑀а реестра нужно сдать в налоговую инспекцию.

После проверки один экземпляр реестра и один экземпл⑏р протокола инспекрор отдает представителю орванизации.

Если организация с согласия ИФНС прздоставляет работнику имущественный вычет, то это также отражается в 4 разделе справки.

Сдавать отчетность по НДФЛ по почте нельзя, т.к. инспекторам необходимо убедиться, что на дискете нет вирусов, состав и структура данных не нарушена.

Если работник работает в головном отделении и в обособленном подразделении, то на него также составляется две справки.

Изменения: 1. С 1 января 2008 г. исчислять и платить НДФЛ с подарков, полученных после Нового года, должны сами физические лица (пп. 7 ст. 228 НК РФ). С 2008 г. юридические лица не должны удерживать НДФЛ с подарков (письмо Минфина России от 08.10.2008 г. № 03-04-06-01/295). Подарки общей стоимостью не более 4 000 руб. в год НДФЛ не облагаются.

2. Компания раздает подарки не своим работникам, а посторонним лицам, например покупателям во время рекламной акции. С одной стороны они получают доход, а с другой, организация не может удержать НДФЛ, т.к. подарок выдан вещью, а не деньгами. В этом случае НК РФ предписывает организации в месячный срок после вручения подарка уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Однако это очень затруднительно и практически невозможно, поэтому сведения не подаются.

3. Если человек получил выигрыш в казино, лотерее, игровом автомате и т.п., то рассчитать и заплатить НДФЛ обязан он сам (п.1 ст. 228 НК РФ). ИФНС РФ считает, что владельцы игорных заведений и организаторы лотерей хоть и не должны удерживать налог, но обязаны сообщать им сведения о выигрышах (письмо МНС от 02.07.2004 г. № 22-1-15/1134).

Однако арбитражная практика, свидетельствует о том, что суд не разделяет позиции МНС России. Считают, что раз организация не является налоговым агентом по отношению физического лица, следовательно, и не обязана предоставлять сведения.

Такая же ситуация наблюдается и при реализации ломбардом имущества физлиц.

4. Если организация арендует помещение у гражданина, не являющегося предпринимателем. В этом случае гражданин сам налог не рассчитывает и не уплачивает. Удержать и заплатить налог должна организация-арендатор.