Орган управління

Керований об’єкт

Інформація про зовнішнє середовище

Система управління

З

Виконавчий орган

овнішнє середовище

Рис.1.1. Структурна схема системи управління

У будь якому процесі управління існує об’єкт, яким управляють (верстат, підприємство, галузь), тобто керований, і орган, що здійснює управління (технічний засіб, людина). У процесі управління керуючий орган отримує інформацію про стан зовнішнього середовища, де перебуває об’єкт і з яким він пов’язаний. Ця інформація сприймається органом управління, який виробляє на її основі керівну інформацію (приймає рішення). Нарешті, на основі прийнятого рішення деякий виконавчий орган (апарат управління, руки працюючого тощо) чинять керівний вплив на об’єкт, яким керують. Ці три складові (разом з інформаційними зв’язками) утворюють систему управління.

Часто управляючий та виконавчий органи об’єкта управління об’єднують в одне поняття – суб’єкт управління. В такому разі систему управління можна подати як сукупність двох частин (підсистем): керованої та управляючої (рис.1.1).

Традиційно розрізняють три рівні управління в керуючій частині об’єкта (вищий, середній, нижчий), кожний з яких характеризується власним набором функцій, рівнем компетенції і потребує відповідної інформації. На вищому рівні управління реалізується стратегічне управління, визначається місія організації, цілі управління, довгострокові плани, стратегія їх реалізації тощо. Середній рівень управління – це рівень тактичного управління (складаються тактичні плани, здійснюється контроль за їх виконанням, відстежуються ресурси тощо). На нижньому рівні управління здійснюється оперативне управління, реалізуються календарні плани, оперативний контроль та облік.

Певний поділ праці на кожному з рівнів управління зумовлює закріплення за окремими елементами керуючої частини організації окремих функцій управління: планування, обліку і контролю, мотивації, аналізу й регулювання. Наявність функціональних елементів у керуючій частині приводить до появи відповідних підсистем у їхніх інформаційних системах.

Акт цілеспрямованого впливу на керований процес, заснований на інформації про нього, з метою досягнення визначеної раніше мети називається прийняттям рішення. Забезпечення процесу прийняття рішень, а саме: надання потрібної інформації в потрібний час і в потрібному місці – одне з основних завдань інформаційної системи організації.

3. Інформаційні ресурси організацій

Для нормального функціонування організації будь-якого масштабу недостатньо мати для виробництва тільки необхідні матеріальні, фінансові і людські ресурси, - необхідно знати, що з цим усім треба робити, мати інформацію про технології. Тому інформація, інформаційні ресурси нині розглядаються як окрема економічна категорія.

Інформація є одним із видів ресурсів, які використовуються людиною в трудовій діяльності і побуті. Як ресурс вона має всі властивості товару: її можна продавати, купувати тощо.

Інформаційний ресурс – це особливий вид ресурсу, що ґрунтується на ідеях і знаннях, нагромаджених у результаті науково-технічної діяльності людей і поданий у формі, придатній для збору, реалізації та відтворення. Інформаційний ресурс має низку характерних особливостей: на відміну від інших (матеріальних) ресурсів він є практично невичерпний; з розвитком суспільства і зростанням обсягу використовуваних знань його обсяги зростають.

Інформаційні ресурси можна визначити як увесь обсяг інформації, що є в інформаційній системі. Для країни це будуть інформаційні ресурси країни, для організації – інформаційні ресурси організації.

Залежно від джерела виникнення розрізняють внутрішню і зовнішню інформацію організації, що становить її інформаційні ресурси. Інформація внутрішнього середовища, як правило, точна, повно відображає фінансово-господарський стан, її опрацювання часто може здійснюватись за допомогою стандартних формалізованих процедур. Інформація із зовнішнього середовища часто є приблизною, неточною, неповною, суперечливою, має імовірнісний характер і через те вимагає нестандартних процедур опрацювання.

Як і будь-яким ресурсом, інформаційними ресурсами можна управляти. Управління інформаційними ресурсами означає:

1. Оцінку інформаційних потреб на кожному рівні і в межах кожної функції управління;

2. Вивчення документообігу організації, його раціоналізацію, стандартизацію типів і форм документів, типізацію інформації і даних;

3. Подолання проблеми несумісності типів даних;

4. Створення системи управління даними тощо.