3. Методи кодування економічної інформації

Після проведення класифікації виконують етап кодування. Кодування являє собою процес присвоєння символьних позначень різним позиціям номенклатури (об’єктам класифікації) з метою їхнього подання у компактній формі. Тобто кодування — створення і присвоєння коду класифікаційному угрупованню та об’єкту класифікації (або процес присвоєння об'єкту певного коду). Коди можуть бути цифровими, буквеними, буквено-цифровими і складатися з одного або декількох знаків.

Під час комп’ютерного оброблення інформації перевагу віддають цифровій формі кодування, бо вона найзручніша для автоматичного групування. Різновидом кодування є шифрування, що пов’язане із таємністю інформації.

Методи кодування техніко-економічної інформації, які використовуються при створенні класифікаторів, безпосередньо пов’язані з методами класифікації. Основною вимогою, яку ставлять до кодування, є однозначне подання кожного об’єкта кодованої множини, тобто кожному об’єкту множини має відповідати єдиний код.

Системою кодування називають сукупність методів і правил позначення об’єктів заданої множини. Система кодування характеризується ємністю — кількістю кодів, що різняться між собою, тобто комбінацій, використаним алфавітом коду і правилами утворення коду.

У процесі кодування економічної інформації необхідно розв’язати три основні задачі: однозначного позначення (ідентифікації) кожного об’єкта заданої множини, кодування деякої сукупності властивостей (атрибутів) об’єкта і забезпечення інформаційної надійності або достовірності на всіх етапах кодування, передавання, зберігання і переробки даних. Кодування інформації відбувається за певною системою, тобто за сукупністю визначаючих будову кодів правил.

В разі побудови порядкової системи всі позиції номенклатури кодуються за молодшою ознакою, без урахування старших ознак. Всім позиціям присвоюються коди в порядку зростання номерів: 1, 2, 3 і т.д. Цей код має мало знаків, простий за побудовою, але в ньому врахована лише молодша ознака, що утруднює автоматичне отримання підсумків за старшими ознаками. Крім того, в разі використання такої системи кодування, у номенклатурі будуть відсутні резервні позиції. Тому порядкова система має обмежене застосування і використовується під час кодування стійких номенклатур, наділених лише однією ознакою. Наприклад, категорії персоналу, статті витрат, види платежів до бюджету тощо. Суттєвим недоліком даного методу є відсутність у коді будь-якої інформації про об’єкт і відносна складність автоматичної обробки інформації при підбитті підсумків за групами об’єктів.

Серійна система кодування нагадує порядкову, але з її допомогою можна закодувати номенклатури, які наведені двома і більше ознаками. В цій системі кодування кожній групі старших ознак номенклатур присвоюють серію номерів із певним запасом (на випадок появи нових позицій номенклатури). У межах цієї серії кожна позиція молодших ознак номенклатури кодується порядковим номером. Серійна система передбачає резервні номери для старших ознак номенклатури. Ця система є досить зручною для оброблення інформації за допомогою комп’ютерної техніки у тому випадку, коли у пам’яті комп’ютера містяться числові значення серії номерів, які характеризують старші ознаки. Комп’ютер забезпечує автоматичне кодування всіх старших ознак і отримання зведених підсумків за всіма груповими ознаками.

Під час використання позиційної системи виділяють кожну ознаку і їй відводять один або декілька розрядів, залежно від його значення (кількості позиції). Після цього кожну ознаку кодують окремо, починаючи з 1, 01, 001 і т.д. Цей код забезпечує автоматичне формування в комп’ютері всіх потрібних підсумків відповідно до визначених ознак.

Інші системи кодування. Комбінована система так само, як і позиційна, передбачає чітке виділення всіх ознак номенклатури. Однак кожну ознаку можуть кодувати за порядковою, серійною чи позиційною системами. Ця система гнучкіша і широко застосовується під час розв’язання економічних задач, оскільки забезпечує автоматичне отримання потрібних підсумків за виділеними ознаками.

Крім згаданих систем кодування, використовують ще й інші зокрема: системи повторення, шахову.

Для системи повторення кодами служать номери певних номенклатур, наприклад, номер складу чи гаражний номер автомобіля. Шахова система кодування застосовується для кодування номенклатур з двома ознаками, наділеними стійким зв’язком. Ця система будується у вигляді таблиці і нагадує позиційну систему.

Для прикладу розглянемо будову ідентифікаційного номера платника податків, який присвоюється податковою службою кожній особі України. Такий код складається з десяти знаків (позицій) .

А - перших п’ять знаків (позицій 1-5) визначають кількість днів, які минули від 01.01.1900 року до дати народження особи;

В - інших чотири знаки (позиції 6-9) визначають порядковий номер особи серед тих, які народилися в один день, причому парне часто присвоюється особам жіночої статі, а непарне - особам чоловічої статі;

К - останній знак (позиція 10) - контрольний розряд.

ххххх			хххх			х
									К
									В
									А