2. Правила планування та проведення прес-конференцій

ПРЕС-КОНФЕРЕНЦІЯ - захід, організований з метою поінформування засобів масової інформації про важливу подію або точку зору організації стосовно певної проблеми. Прес-конференція здійснюється у формі діалогу між представниками організації та ЗМІ, якому передують невеликі виступи представників організації. Важливо не зловживати прес-конференціями та скликати їх лише тоді, коли є що сказати.

Правила планування та проведення

• Час прес-конференції планують з врахуванням графіку роботи ЗМІ та вибирають час коли преса не буде завантажена висвітленням інших подій.

• Пресу повідомляють про захід не пізніше, ніж за 48 годин, а краще за тиждень, періодично нагадуючи про час та місце проведення конференції.

• Вибирають та завчасно готують зручне та привабливе приміщення. Приміщення не повинно бути надто великим, чи над тісним. Всім репортерам повинно вистачити стільців, а телевізійні команди забезпечені місцем розташування камер. Приміщення для прес-конференції перевіряється завчасно (електричні розетки, освітлення, розташування та робота мікрофонів і т.д.).

• До журналістів виявляють гостинність, тому необхідно потурбуватися про каву, прохолодні напої, канапки.

• Прес-конференцію треба починати своєчасно і закінчувати до того, як інтерес почне спадати. Незадовго до завершення прес-конференції слід повідомити про це, оголосивши, що наступне запитання буде останнім.

• Прес-конференція звичайно планується на півгодини: 10 хвилин на виступ і 20 на запитання та відповіді.

• До початку конференції поширюються прес-релізи або пакети для преси, а також тексти доповідей.

• Перед конференцією доповідач та інші особи, відповідальні за її проведення, повинні провести нараду, щоб обговорити порядок (сценарій) ведення конференції, відповіді на можливі питання. Доповідач повинен добре підготуватися до конференції (прорепетирувати промову, бути добре обізнаним з матеріалами, які передаватимуться пресі під час конференції).

• Репортери повинні мати рівні можливості контактів з доповідачем.

• Прес-конференція записується на магнітофон, щоб залишилося документальне свідчення всього, що було сказано.

1. Правила підготовки і проведення презентації:

ПРЕЗЕНТАЦІЯ - самостійна ПР-акція, яка може поєдну­ватися з іншими засобами, наприклад з офіційним прийняттям. Презентація - це представлення організації, фірми, особи, програми, продукту. Презентація може проводи­тися у зв’язку з: а) якоюсь важливою подією (реєстрація організації, початок проекту, зміна керівництва); б) метою представити досягнення організації щорічно, результати реалізації програм тощо.

Етапи підготовки презентації:

• Визначення мети та теми презентації.

• Розробка ідеї презентації, її концептуалізація.

• Визначення місця і термінів проведення презентації.

• Визначення аудиторії (для якої групи чи груп громадськості проводиться презентація).

• Визначення складу учасників (як членів організації, так і запрошених).

• Визначення бюджету.

• Розсилання запрошень з інформацією про презентацію. У запрошенні вказують наступне: місце, час (від і до), програму, cклад учасників, місце проведення презентації (маршрути громадського транспорту, зупинки, тощо). Після розсилки запрошень нагадайте про презентацію телефоном.

• Розробка сценарію презентації.

• Підготовка виступу.

• Підготовка та перевірка роздаткового матеріалу, сувенірів, демонстра­цій­ного матеріалу (кінофільму, слайдів).

• Підготовка ідентифікаторів та табличок з прізвищами (вимагають уточнення прізвище, імен та посад запрошених) та списку реєстрації учасників.

• Перевірка приміщення та обладнання.

• Підготовка та поширення прес-релізу (за декілька днів до презентації).

• Репетиція промови.

• Підбір одягу (зовнішній вигляд).