Вопросы и задания для самоконтроля по теме 2

1. Реквизиты документов я

1. В каком из следующих видов документов не следует указывать реквизит «наименование вида документа» (отметьте правильный ответ)

а) протокол;

б) приказ;

в) письмо;

г) справка.

2. Если документ составлялся двумя организациями в разное время, какая из дат подписания является датой документа (отметьте правильный ответ)

а) первая;

б) последняя.

3. Какая из цифр регистрационного номера №2 – 4/36 соответствует порядковому номеру документа?

2.Бланки документов предприятия

Составьте бланк конкретного вида документа (например, приказа).

Задание выполните на отдельном листе.

Тема 3 Основные документы управления

ПЛАН.

1. Виды документов.

2. Распорядительные документы: приказы, указания.

3. Информационно-справочные документы: акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы.

4. Нормативно-правовые документы: контракты, должностные инструкции.

1. Виды документов

Деятельность организации сопровождается со­ставлением различных документов. Однако при всем их многооб­разии можно выделить следующие группы документов:

• организационные документы (устав, учредительный договор, структура, штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);

• распорядительные документы (приказы по основной деятель­ности, распоряжения, решения);

• документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные карточки, трудовые книжки);

• финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, отче­ты, сметы, накладные, приходные ордера, расходные ордера, сче­та и др.). Об этих документах Вы можете прочитать в компьютер­ных материалах.

• информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы);

• нормативные документы государственных органов (докумен­ты, регулирующие различные вопросы деятельности: налоги, ох­рана окружающей среды и т.п.);

коммерческие контракты или договоры.

2. Распорядительные документы: приказы, указания Приказы

Приказы являются одними из наиболее важных документов.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором для решения каких-либо задач.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на блан­ке приказа.

Пример оформления приказа:

ЗАО «Росбизнес»

ПРИКАЗ

Дата №

Заголовок приказа

Констатирующая часть. Констатирующая часть. Констатирующая часть.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Распорядительная часть. Распорядительная часть. Распорядительная часть.

2. Распорядительная часть. Распорядительная часть. Распорядительная часть.

Генеральный директор Подпись И. О. Фамилия

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания директором. При­казы нумеруются порядковыми номерами в пределах календар­ного года (№1, № 2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

• изучение вопроса и сбор необходимых сведений;

• подготовка проекта приказа;

• согласование проекта;

- подписание руководителем. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос: о чем?

Например: «О повышении окладов»,

«Об изменении графика работы» и т.д.

Недопустимо использовать заголовки типа

«Приказ генерального директора».

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписыва­емых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или иной правовой акт, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается дан­ной организации.

Констатирующая часть приказа может отсутствовать, если при­чина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, затем пишется «кому» (исполнителю или структурному подраз­делению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до ка­кого числа» (сроки ее окончания).

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок испол­нения в приказе не ставится.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо, которое будет осуществлять контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсут­ствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет директор предприятия лично.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструк­ции, правила, положения), то они оформляются в виде приложе­ния к приказу.

В приказе могут перечисляться ранее изданные документы (при­казы, решения), которые этим приказом отменяются.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Работник службы делопроизводства (или лицо, выполняющее его обязанности) после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений. На другом экземп­ляре, который затем будет подшит в дело, фиксируется ознаком­ление с приказом сотрудников. На нижнем поле приказа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. Аналогичная работа происходит с решения­ми, распоряжениями и т.п.