28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает: краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело дол­жна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.

Отметку проставляют у нижнего поля первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа включает имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Такая отметка полезна для:

• исключения повторного ввода документа в ПК;

• быстрого поиска документа по имени файла;

• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Отметка проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.

2. Бланки документов предприятия

Документы должны не только иметь установленный комплекс обя­зательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, но и оформляться на бланках.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом

А4 (210х297 мм), А5 ( 148x210 мм).

Бланки не используются для оформления документов, создаваемых от имени двух или более организаций.

Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых ви­дов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Рос­сийской Федерации или города), если организация имеет на это право;

• эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• наименование организации.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части рекви­зитов: дата, регистрационный номер документа.

На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничитель­ные уголки для следующих реквизитов документа:

• гриф утверждения;

• заголовок к тексту;

отметка о контроле.

Бланк письма (рис. 1) содержит следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Рос­сийской Федерации или города), для организаций, имеющих на это право;

• эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

• код организации по ОКПО;

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• наименование организации;

• справочные данные об организации (почтовый адрес, номера те­лефонов и т.п.).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части сле­дующих реквизитов:

- дата,

- регистрационный номер документа,

- ссылка на регистрационный номер и дату документа.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следую­щих реквизитов:

• адресат;

• заголовок к тексту;

отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) со­ставляется на основе общего бланка. Он содержит те же реквизиты и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например ПРИКАЗ и т.п.

В деловой практике часто используются бланки руководителей – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования орга­низации указывается должность, например: «Генеральный дирек­тор ЗАО «Росбизнес».

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разраба­тываются только тогда, когда руководители подразделений и долж­ностные лица имеют право подписи документов. Можно использовать два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.

Продольный бланк - расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой (см. рис. 2).

Угловой бланк - расположение реквизитов заголовочной части до­кумента в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата (см. рис.1). По подсчетам специалистов, уг­ловое расположе­ние экономит до 20% площади ли­ста документа.

Реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «место составле­ния или издания документа» могут быть расположены следующи­ми способами:

• флаговым (каждая строка реквизита начинается от границы ле­вого поля и окончания строк не выравниваются);

• центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в рав­ной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имею­щих свой национальный язык в качестве государственного, такие реквизиты как: «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления документа» оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка.

Бланки предприятия удобно хранить в памяти компьютера и выво­дить на печать при создании конкретного документа. Однако при повышенных требованиях к защите документов от подделок блан­ки лучше заказывать в типографии, так как в этом случае использу­ются специальные технологии изготовления бланков, водяные зна­ки, специальные сорта бумаги и т.п.