- •Центр Дистанционного Обучения
- •Программа курса
- •1. Основные понятия курса. Унификация и стандартизация документов.
- •2. Правила оформления документов.
- •3. Основные документы управления.
- •4. Документы по личному составу.
- •5. Документооборот.
- •6. Систематизация и хранение документов.
- •7. Компьютеризация документационного обеспечения управления.
- •Требования к умениям: оформлять на персональном компьютере основные виды документов, использовать компьютер для сбора, обработки и хранения информации.
- •Тема 1 Основные понятия курса. Унификация и стандартизация документов
- •1. Документ, документирование, делопроизводство, Документационное обеспечение управления
- •2. Унификация и стандартизация документов
- •1. Реквизиты документов
- •Индивидуальный номер налогоплательщика (инн/кпп)
- •13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •2. Бланки документов предприятия
- •Вопросы и задания для самоконтроля по теме 2
- •1. Реквизиты документов я
- •2.Бланки документов предприятия
- •Тема 3 Основные документы управления
- •Виды документов
- •Распорядительные документы: приказы, указания Приказы
- •Указания
- •Информационно-справочные документы: акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы Протоколы
- •Докладные записки
- •Объяснительные записки
- •Справки
- •Письма, факсы
- •Телефонограммы
- •Нормативно-правовые документы: контракты, должностные инструкции Контракты
- •Должностные инструкции
- •Трудовые договоры
- •2. Приказы по личному составу
- •3. Трудовые книжки
- •4. Личные карточки. Личные дела
- •5. Личное резюме
- •Как правильно составить резюме
- •1. Понятие документооборота
- •2. Организация работы с документами: входящие, исходящие и внутренние документы
- •Входящие документы
- •Исходящие документы
- •Внутренние документы
- •3. Регистрация и контроль исполнения документов
- •Журнал регистрации входящих документов
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •1. Составление номенклатуры дел
- •2. Формирование и оформление дел
- •3. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •4. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения Сведения, относящиеся к коммерческой тайне
- •Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •Современные средства оргтехники
- •Средства электросвязи
- •Работа с электронными документами
- •Преимущества электронного делопроизводства
- •Итоговый тест
- •Личная подпись и.В. Сергеев
- •Рекомендуемая литература
- •Центр Дистанционного Обучения Учебное пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
1. Реквизиты документов
Любой документ состоит из ряда элементов, например, даты, текста, подписи. В делопроизводстве эти элементы называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления (их 30). При составлении конкретного документа не обязательно использовать все реквизиты. Как уже говорилось, количество и порядок расположения реквизитов зависит от задач, для решения которых данный документ предназначен.
Вот перечень реквизитов:
постоянные реквизиты:
- изображение Государственного Герба Российской Федерации;
- изображение герба субъекта Российской Федерации;
- изображение эмблемы (логотипа) предприятия или товарный знак;
- указание на код предприятия;
- указание на основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 - указание на индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН/КПП);
07 - указание на код формы документа;
08 - наименование предприятия;
переменные реквизиты:
09 - справочные данные о предприятии;
10 – наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;
14 – указание на место составления документа или издания документа;
– сведения об адресате;
– указание на гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту документа;
- отметка о постановке документа на контроль;
- текст документа;
- отметка о наличии у документа приложения;
- подпись (лица – составителя или лица- разработчика);
- указание на гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати предприятия;
- отметка о заверении копии документа;
- отметка об исполнителе документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа на предприятие;
30 – идентификатор электронной копии документа.
ГОСТ
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если на бланке уже имеется герб РФ или герб субъекта РФ.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.