Работа с электронными документами

№

Виды деятельности

Преимущества

1

Создание

до­кументов

Преимущества очевидны: можно создать новый документ, отредактировать уже существующий, придать документу соответствующий дизайн. Очень удобна существующая в Microsoft Word автоматическая проверка орфографии и пунк­туации. Используя определенные шрифты и па­раметры полей документа, без труда можно со­здать документ, соответствующий требовани­ям ГОСТа. Кроме того, для ввода текста в ком­пьютер можно использовать сканер.

2

Создание бланков

до­кументов

В компьютере можно создать бланки наибо­лее часто используемых документов (напри­мер, бланк Приказа), и во время изготовления очередного документа Вам необходимо будет только изменить текст и регистрационный номер — экономия времени очевидна.

3

Перевод

тек­ста

С помощью специальных программ (напри­мер, STYLUS) можно в автоматическом режи­ме переводить текст на основные европейс­кие языки. После автоматического перевода требуется лишь небольшое редактирование текста документа. Это очень удобно, если Ваша организация работает с большим объе­мом документов на иностранных языках.

4

Регистрация документов

Очень удобно в Microsoft Excel создать элект­ронную картотеку или базу данных. Это эко­номит время, облегчает поиск документа по любому поисковому признаку.

5

Контроль за исполнением документов

Если при регистрации документа в базе дан­ных Вы заполните графу «Контрольная дата», можно сказать, что это автоматически поста­вит документ на контроль. Кроме того, используя базу данных зарегист­рированных документов, можно создать типо­вые справки-отчеты (например, справка об от­правленных документах, справка о поступив­ших документах, справка о неисполненных документах, справка о документах, находя­щихся на исполнении). Эти справки помогут директору контролировать исполнение доку­ментов.

6

Формирова­ние

личных дел

Используя базу данных для формирования личных дел сотрудников организации, Вы по­лучаете следующие преимущества: удобно вносить любые изменения (телефон, семейное положение и т.п.), возможность сортировать данные по столбцам (например, по алфави­ту), с помощью команды-запроса можно в счи­танные секунды получить необходимую ин­формацию, находящуюся в базе данных.

7

Формирование номенклатуры дел

Можно вести номенклатуру дел организа­ции, используя Microsoft Excel. Можно вно­сить нужные исправления и добавления, не переписывая при этом всю страницу жур­нала (что неизбежно при бумажном делоп­роизводстве).

8

Информацион­но-справочная работа

Используя для регистрации входящих, ис­ходящих и внутренних документов органи­зации базу данных, можно без труда полу­чить любую информацию об этих докумен­тах. Электронная справка может дать ответ на любой вопрос: о конкретном документе, о группе документов, об исполнителе, об адресате.

9

Поиск

доку­ментов

В компьютере довольно просто найти доку­мент, если на нем стоит реквизит 29 «Отмет­ка для автоматического поиска документа». Но даже если такого реквизита на докумен­те нет, можно использовать Проводник для поиска документа, если Вы знаете дату со­здания документа или название документа. Если Вы не знаете и этого, можно найти до­кумент следующим образом: включить ком­пьютер, нажать кнопку Пуск, нажать Найти, нажать Файлы и папки, далее заполнить па­раметры поиска и нажать Найти.

10

Защита

доку­ментов

Защитить документы от несанкционирован­ного доступа можно при помощи пароля. Если в Вашем компьютере хранится важная информация и Вы не хотите, чтобы к ней имели доступ другие сотрудники организа­ции, можно задать пароль на программном уровне, в этом случае без пароля компью­тер не запустится. Если за компьютером работает несколько сотрудников, можно за­щитить от доступа конкретный документ. В Microsoft Word для этого надо: открыть до­кумент, для которого надо установить па­роль, в панели Меню выбрать Сервис, выб­рать Установить защиту, ввести пароль, на­жать ОК.