4. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потен­циальной экономической ценностью в силу того, что она не явля­ется общеизвестной и не может быть легко получена законным об­разом другими лицами, которые могли бы получить экономичес­кую выгоду от ее разглашения или использования.

Сведения КТ организации можно разделить на два блока:

• научно-техническая (технологическая) информация;

• деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

• чертежи; схемы;

• используемые материалы;

• рецептуры;

• методы и способы производства;

• новые технологии;

• программное обеспечение ПК и т.п.

Деловая информация включает:

• сведения о финансовой стороне деятельности организации;

• сведения о прибыли;

• планы развития организации;

• планы рекламной деятельности;

• списки клиентов;

• структура и методы управления;

• кадровый состав и т.п.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:

• учредительные документы;

• бухгалтерские балансы;

• уплата налогов;

• информация о наличии свободных рабочих мест;

• информация по обеспечению безопасных условий труда и т.п.

Состав и объем сведений, составляющих КТ организации, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденци­альной информации, а также правила ее использования определя­ются директором.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку. Иногда требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены организации другими лицами. Отсутствие такой защиты может лишить организацию выгодных клиентов.

Для того чтобы обеспечить учет и сохранность документов, содер­жащих конфиденциальные сведения, в делопроизводстве есть ряд рекомендаций.

Приказом директора организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, со­держащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотруд­ник, для которого работа с документами КТ является основной слу­жебной обязанностью, или секретарь-референт. Назначенные лица несут персональную ответственность за утерю документов или утеч­ку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подле­жат учету и специальному обозначению. На документе проставля­ют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Эти грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраня­ется законодательно.

Если коммерческая тайна является результатом совместной деятель­ности с другой организацией, то необходимость ее сохранения дол­жна быть отражена в контракте.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 - в адрес: Москва, ул. Трубная, д.9

экз. №2 - в дело №2-8.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на эк­земпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф «Конфиденциально», ди­ректор пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:

1. ИвановуА.В.

2. ФедоровуБ.С. Подпись директора Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизован­но, в специально отведенном помещении, исключающем доступ по­сторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистра­ции должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения (запись на копии документа):

Черновик уничтожен.

Подпись

Дата

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, долж­ны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Пример граф журнала регистрации документов с грифом «КТ»:

№ п/п

Дата ре­гистра­ции до­кумента

Дата и но­мер доку­мента (для входящих)

Откуда по­ступил или куда на­правлен

Краткое содержа­ние (за­головок)

Кол-во ли­стов

Кол-во эк­земпляров

Исполни­тель

Приме­чание

При большом объеме документов, имеющих гриф «КТ», могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце жур­нала в заверительном листе указывается общее количество листов (циф­рами и прописью).

Все входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации, имею­щим допуск к этим документам, производится только через специаль­но назначенное должностное лицо с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения директора и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях директор может разрешить сотрудникам вынос таких документов для согласования, подписания и т.п., приняв необходимые меры предосторожности.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

Вопросы и задания для самоконтроля по теме 6

1. Составление номенклатуры дел

1. Что такое номенклатура дел?

2. Для чего предназначена номенклатура дел?

2. Формирование и оформление дел

1. Что такое дело?

2. Как правильно сформировать дело?

3. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

1. Каков оптимальный срок хранения писем в делопроизводстве? С чем это связано?

2. Сколько лет хранятся документы по личному составу, для чего это нужно?

4. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

1. Что такое коммерческая тайна (КТ)?

2. Какие сведения не являются коммерческой тайной?

3. Что используется в делопроизводстве для защиты документов, содержащих коммерческую тайну?

ТЕМА 7

Компьютеризация документационного обеспечения управления

ПЛАН.

1. Современные средства оргтехники.

2. Работа с электронными документами.

3. Преимущества электронного делопроизводства.