2. Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по ка­кому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформлен­ную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанав­ливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголов­ками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требо­вания:

1. В дело помещаются документы, работа по которым проведена.

2. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или за­веренными копиями.

3. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

4. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

5. В дело включается один экземпляр документа.

6. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

7. В дело формируются обычно документы одного года.

8. В дело не должны подшиваться документы, подлежащие воз­врату, а также черновики документов.

9. Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (05.12.99, 17.11.99 и т.д.).

10. Устав организации и другие учредительные документы фор­мируются в самостоятельное дело.

11. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдель­но от протоколов заседаний Совета директоров.

Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

12. Контракты делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первая группа - коммерческие контракты между предприятиями, вторая - трудовые контракты (договоры) с сотрудниками.

13. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

14. Документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотруд­ников.

15. Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Кон­фиденциально» формируют отдельно от остальных документов организации.

16. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, со­держащее входящие и исходящие письма и факсы.

17. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составле­ния или утверждения.

18. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшивают­ся в дело первого года, например, бизнес-план на 1997 - 2000 гг. будет находиться в деле 1997 г.

3. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов организации раз­личны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив орга­низации.

В задачи архива входят:

• прием, учет и хранение документов, законченных делопроиз­водством;

• информационно-справочная работа по архивным документам организации;

• организационно-методическая помощь по ведению делопроиз­водства.

Установлен оптимальный срок использования документов в делоп­роизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается даль­нейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего ис­пользования в делопроизводстве, передать ли их в архив организа­ции или уничтожить.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следу­ющие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хране­ния документа в этом случае определяет организация исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, лич­ные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле:

75 л. - «В»,

что означает 75 лет минус возраст работника, на которого состав­лен документ.

Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бух­галтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. При проведении ревизии документы подразделяются на 3 группы:

• документы, предназначенные для архивного хранения;

• документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в де­лопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнитель­ного оформления:

• документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

• произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу про­стым карандашом или нумератором;

• подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

• на наиболее важные документы (по личному составу или содер­жащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

• переплести дело;

дополнительно указать на обложке дела количество листов со­гласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заго­ловок и крайние даты дела.