1. Составление номенклатуры дел

Чтобы обеспечить систематизацию документов в делопроизводстве, необходимо составить номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это список заголовков (наименований) дел, за­водимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Пример оформления Номенклатуры дел:

ЗАО «Росбизнес»

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Дата №

Заголовок

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор подпись

И. О. Фамилия

Дата

Индекс	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения, статья по пер.	Примечание
	1. Секретариат
1-1	Заголовок дела	1	срок хранения,
1-2	Заголовок дела 2. Академический отдел	2	№ статьи
2-1	Заголовок дела	2	-II-
2-2	Заголовок дела	3	-II-
2-3	Заголовок дела 3. Название отдела	1	-II-
3-1	Заголовок дела	5	-II-
3-2	Заголовок дела	4	-II-

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Зав. архивом Подпись И.О. Фамилия

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ________ г.

Долговременное хранение: 1 (одно) дело

Временное хранение: число (прописью) дел

Итого: число (прописью) дел

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных до­кументов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В номенклатуру дел включаются все дела организации, журналы реги­страции, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять в любой организации вне зависимости от ее организационно-правовой формы. В качестве разделов номенклатуры используются наименования струк­турных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры обычно является «секретариат» («дирекция», «канцелярия»), ему при­сваивается индекс «1». Другие структурные подразделения располага­ются по степени значимости.

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов но­менклатуры могут быть использованы направления деятельности орга­низации или должности руководителей и специалистов. Например:

1. - генеральный директор;

2. - заместитель директора.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с при­своением им индексов, например: в индекс 1-2

1. - соответствует секретариату;

2. - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в сле­дующей последовательности:

• название вида документов;

• краткое содержание;

• дата или период, к которому относятся документы дела;

• слова «копии», если дело сформировано из копий документов. Например: «Приказы по основной деятельности за 1999 г.»

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она велась, например:

«Переписка с ООО «Строитель» о закупке стройматериалов за 2000 г.».

Составление заголовков типа «Разная переписка», «Документы по об­щим вопросами) не допускается.

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверж­дается директором организации. Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах:

• первый хранится в деле;

• второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке сейфа с делами;

• третий передается в архив организации.