Журнал регистрации входящих документов

№ п/п

Дата доку­мента

Автор доку­мента

Исходя­щий №

Краткое содержа­ние (заго­ловок)

Исполни­тель

Подпись испол­нителя

Срок ис­полнения

Примеча­ние

Пример граф журнала регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

№ п/п

Адресат (кому)

Краткое содержание (заголовок)

Исполнитель

№дела

Примечание

Пример граф журнала регистрации исходящих документов

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

Регистрация документов - это начальный этап контроля за ис­полнением документов.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех докумен­тов, которые по поручению директора поставлены на контроль. Обычно контролируется исполнение очень важных или срочных документов. Технологическое обеспечение контроля за исполне­нием осуществляет секретарь-референт или сотрудник службы делопроизводства.

После указания директора о постановке документа на контроль проставляется красным цветом буква «К» на левом поле доку­мента напротив реквизита «заголовок» (см. рис. 1). Затем в ре­гистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках ис­полнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции директора на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведе­ния контроля.

Существуют следующие этапы контроля исполнения докумен­тов:

• текущий контроль (сбор ежедневных сведений об испол­няемом документе);

• предупредительный контроль (предупреждение о необхо­димости исполнения документа за 2-3 дня до срока);

• итоговый контроль (обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками и всей организацией).

Для большинства документов срок исполнения не должен пре­вышать 10 дней.

Продление сроков исполнения может производиться только по указанию директора.

Документ считается исполненным и снимается с контроля ди­ректором после проведения конкретной работы исполнителем (составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Вопросы и задания для самоконтроля по теме 5

1. Понятие документооборота

1. Дайте определение документооборота.

2. На какие документопотоки можно разделить документы в организации?

2. Организация работы с документами: входящие, исходящие и внутренние документы

1. Приведите примеры входящих, исходящих и внутренних документов.

3. Регистрация и контроль исполнения документов

1. Как Вы думаете, какие документы подлежат обязательной регистрации, а какие – нет. Аргументируйте свой ответ.

2. Какие формы регистрации документов существуют?

ТЕМА 6

Систематизация и хранение документов

ПЛАН.

1. Составление номенклатуры дел.

2. Формирование и оформление дел.

3. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

4. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения.