Внутренние документы

Внутренние документы - это документы, составление, оформление, исполнение и хранение которых осуществляется в рамках органи­зации, не выходя за ее пределы. На этапах подготовки и оформле­ния порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими документами:

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• согласование проекта документа;

• подписание документа директором (утверждение, в необходи­мых случаях);

• регистрация документа (при повышенных требованиях к обес­печению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними доку­ментами порядок операций такой же, как и с входящими доку­ментами:

• передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

• контроль исполнения документа;

• исполнение документа;

• проставление отметки об исполнении;

• подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами яв­ляются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспер­тизы ценности документов). Внутренние документы могут исполь­зоваться в справочно-информационной работе более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

3. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставле­нием на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов:

• централизованная;

• децентрализованная;

• смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрацион­ных операций в одном месте (например, в канцелярии) или одним сотрудником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам орга­низации и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию докумен­тов в местах их создания или исполнения (в структурных подраз­делениях).

В организациях также может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Документ не должен регистрироваться повторно при его переме­щениях внутри организации.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы;

• коммерческие контракты;

• документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внут­ренних документов и коммерческих контрактов используется по­рядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присва­ивается по журналу в рамках одного года, с января по декабрь, на­чиная с № 1.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрацион­ные номера, состоящие из:

• порядкового номера документа с начала года;

• условного обозначения структурного подразделения или долж­ностного лица;

• номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов могут включать следующие графы:

• номер документа;

• дата документа;

• автор документа (внешняя организация) - для входящих доку­ментов;

• адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

• количество листов документа;

• резолюция;

• исполнитель;

• подпись исполнителя;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела.